試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新

劉蓓

摘 要：隨著信息技術的高速發展，計算機信息技術和互聯網技術已經滲透到人們生活和生產的各個方面，極大推動了人類社會的進步和發展。在這樣的背景下，傳統辦公室文書檔案管理模式和方法已經無法滿足時代發展需求，這就要求機關事業單位在進行辦公室文書檔案管理時，必須要樹立與時俱進的管理理念，并將信息技術與文書檔案管理相結合，以此來使得辦公室文書檔案管理始終保持著先進性和有效性，促進機關事業單位健康長遠發展。為此，本文主要對信息社會背景下的辦公室文書檔案管理工作改革創新的意義、存在的問題和改進措施等方面進行分析和探討。

關鍵詞：信息社會;辦公室文書檔案管理;創新策略

辦公室文書檔案管理是機關事業單位開展各項決策和工作的重要依據，加強文書檔案管理對于促進機關事業單位可持續發展具有非常重要的意義。但是隨著大數據時代的到來，機關事業單位在生產經營的過程中所產生的數據變得更加的多樣化和復雜化，對于文書檔案管理工作提出了更高的要求。然而傳統辦公室文書檔案管理存在管理程度復雜、工作效率低、文檔易損毀等問題，無法滿足當代機關事業單位的發展需求。利用信息社會的優勢，將各種先進技術引入到辦公室文書檔案管理中是提升文書檔案管理工作效率的重要途徑，同時也是文書檔案管理改革的必然趨勢。由此可見，加強對信息社會背景下的辦公室文書檔案管理改革和創新的研究是非常具有現實意義的。

一、信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作革新重要性

文書檔案是事業單位變更、建立等活動開展的記錄載體，而且還是管理工作開展的原始材料，供相關部門查看的重要憑證和依據。同時，這些資料與檔案還能為黨和國家政治經濟文化等工作的開展提供有力的數據支持。從另一個角度上來說，機關事業單位提供的文書檔案資料能夠真切反映該單位業務范圍、資源配置以及資金用度等情況，為社會提供高價值的信息服務。

隨著信息化時代的到來，信息技術滲透進社會各個領域中，推動了很多行業的變革，文書檔案管理也不例外。將信息技術合理應用至文書檔案管理工作中，能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，具體表現為收集、整理以及歸納等各個方面，而且檔案查閱與應用效率也能得到很大程度上的提升。如果能夠通過數字化系統直接在線瀏覽，那更是能夠提升應用便利性，推動單位各分支機構之間的有效互動和交流。應用網絡云儲存技術，則能很好提升文書檔案安全性，確保其完整性，在外派人員需要應用的時候，也能直接下載或者是傳遞。

二、辦公室文書檔案管理中存在的不足

1.重視程度不足

隨著市場競爭的日益激烈，現代機關事業單位在發展的過程中過于追求利益，導致機關事業單位在生產經營的過程中只注重業務方面的工作，而對于辦公室文件檔案管理工作缺乏應有的重視。辦公室工作相對繁瑣，相關工作人員不會花費太多的時間和精力在文書檔案管理上，最終影響到文書檔案管理的效果，能夠反饋給機關事業單位的成果相對較少，這對于機關事業單位的長遠發展是非常不利的。

2.缺乏完善的管理制度

辦公室文書檔案一般是由辦公室人員存放到檔案室中進行管理。但是由于當代機關事業單位缺乏對辦公室文書檔案的重視，大多數機關事業單位都沒有專門針對辦公室文書檔案管理制定相應的管理制度，辦公室工作人員經常會出現不能及時將文檔歸類存放的現象，導致辦公室文書檔案文件混亂，查找和管理比較麻煩。另外，由于文書檔案管理工作相對單一，部分機關事業單位和機構不會配備專門的管理人員對文書檔案進行管理，都是由各個部門的人員自己將文件檔案放置到辦公室檔案中，而放置文件時缺乏相應的記錄，導致一旦出現問題，就無法直接找到責任人，從而使得辦公室工作受阻。

3.辦公室檔案管理人員素質偏低

就目前機關事業單位辦公室檔案管理現狀來看，工作人員的素質普遍偏低，而這都與辦公室文書檔案管理審核制度的不同有著很大的關系。辦公室文書檔案管理人員的專業性不足，會對文書檔案管理工作的效率和質量產生直接影響，并且還會增高辦公室文書檔案后續管理和使用的難度。另外，還有部分辦公室文書管理人員雖然專業性強，但是工作責任心不強，對于文書檔案的存放和使用情況不能及時的記錄。這些問題的存在都會嚴重影響到辦公室文書檔案管理的水平，并最終給機關事業單位帶來不必要的損失。

三、信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新措施

1.構建辦公室文書檔案檢索系統

在檢索系統建立過程中，必須得充分考慮以下兩個要求：一是確保文書檔案安全性以及完整性;二是方便歸檔與查找。總的來說，文檔檢索系統具體可以劃分為兩種，即普通和重要文檔。前者建立檢索系統的時候，只需要設置時間、文檔名稱以及存放地點等簡單條目，如果要借閱的時候，只需要結合檢索系統中現實的文件柜編號便能直接找到;后者不僅需要有紙質原始文件，同時還得建立電子備份文件。重要文檔主要就是指價值大、保密層級高以及涉及到版權意義的文檔，其掃描件供內部人員日常應用，而原件則放置在保險柜中，如果沒有特殊情況和領導簽字，絕對不允許外借。

2.定期清理過期文檔

辦公室文檔中存在很多過期失效的普通文檔，這些文檔在剛產生的時候還有著一定的效用，不過時間一長便會變成廢紙，如果一直保存這些文檔，不僅會占用大量空間，而且還會浪費有限的辦公資源，極易和其他文件搞混淆，給借閱和查找帶來很大的麻煩。所以，定期清理過期的失效文檔非常有必要，能夠有效提升辦公室文檔管理效率。針對這些過期的普通文檔，如果是電子文檔，可以結合具體情況直接刪除，又或者是進行壓縮儲存;如果是紙質文檔，則可以作為環保紙循環應用。

就重要文檔來說，雖然其具備期限長、價值高等特征，不過依舊會出現過期失效的情況。而且如果一直保存已經失效的重要文檔，會衍生潛在性的風險，所以及時清理意義重大。在重要文檔清理過程中，應該先上報單位主要領導，經領導審批之后，在分管領導監督下進行銷毀或刪除。

3.健全監督與抽查制度

從表面上看起來，辦公室文檔管理就是普通行政管理工作，不過其作為事業單位工作資料決定了其重要價值。所以，管理層應該加強重視辦公文檔的管理，結合具體情況構建監督與抽查制度。在這一過程中，可以應用不定期或者是和其他相關工作一起開展的形式，如需要查閱某一文檔過程中，管理人員在借閱文檔時可以順便檢查一些保管工作。針對一些重要的文檔，應該構建定期抽查制度，以月或者是季度為周期進行，同時將抽查結果與管理人員的工資績效相掛鉤。

辦公室文書檔案管理的主要目的就是為了保障信息安全和查找應用方便。所以在具體管理中，應該加強重視文書檔案保障工作的創新，如引進可靠的安保系統便十分合適。必須得注意的一點，辦公室文書檔案安全和職能發揮有著非常緊密的關系，不是完全孤立存在的。

4.注重辦公室員工的培訓

在信息時代背景下，信息量呈井噴式增長，而且這種趨勢愈發明顯。作為信息社會下的一小部分，辦公室文書檔案管理自然很難擺脫這種趨勢，這就對辦公室員工提出了更高的要求。針對此，辦公室管理者應該依據信息化社會提出的各種要求組織員工進行針對性的培訓，做到員工缺什么補什么，哪一方面沒能做好，就努力去做好。培訓具體可以從以下兩方面著手：一方面，組織優秀員工出外進修;另一方面，聘請相關專家來機關事業單位中進行專業性的演講。而對于員工自身，也應該樹立終身學習意識，通過圖書館、網絡等途徑不斷充實自身，提升自己信息化素養，以便更好應對信息化社會對辦公室文書檔案管理提出的各種要求。通過這種方式，必定能夠將信息化成果合理落實到辦公室文書檔案管理工作中，提升管理質量。

四、結語

綜上所述，在信息社會背景下對于辦公室文書檔案管理提出了更高的要求，同時也為辦公室文書檔案管理改革和創新提供了新方向和新思路。因此，現代機關事業單位應當要加強對辦公室文書檔案信息化建設的重視，并借助各種先進管理理念和技術來彌補傳統辦公室文書檔案管理中的不足，以此來提升辦公室文書檔案管理的效率和水平，從而提升自身市場競爭力，為自身發展提供不竭的動力。

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（作者單位：當陽市科學技術館）