新時期檔案利用的思考

胡純輝

摘 要：檔案管理是各行各業經營發展中尤為重要的一環，檔案利用則是檔案管理的最終目標。新時期，在先進信息技術的支撐下，檔案利用形式、渠道變得越來越豐富。本文闡述了檔案利用的內涵特點，然后分析了新時期檔案利用中存在的主要問題，并對新時期開展好檔案利用工作的有效策略進行了探討，以期為促進新時期檔案利用工作的順利開展提供一些思路。

關鍵詞：新時期;檔案;利用

引言

隨著信息技術的不斷發展，我國改革開放事業的不斷深入，檔案管理更是顯得愈發重要。同時，對檔案進行采集、整理、保管、統計，其最終都是為了實現對檔案信息的有效利用。目前，我國檔案管理仍舊在初級發展階段，檔案利用水平不足，這使得檔案信息的重要價值仍未得到充分利用，也未能使檔案資源的優勢得到充分發揮，因此，對新時期檔案利用展開探索與研究具有十分重要的現實意義。

一、檔案利用概述

檔案工作包含了統計、收集、利用、整理、鑒定、保管等一系列工作，其中，又以“利用”為重要核心。檔案利用即為對檔案的直接使用，如何做到及時、準確地查找，并及時提供檔案資料，為每位利用者提供檔案服務，則是現階段檔案利用工作所需思考解決的一項重要課題。

新時期，全社會檔案意識不斷提高，檔案利用呈現出諸多新的特點：一是社會大眾利用檔案的意識不斷提高。近年來，社會各界不斷提高了對檔案的關注度，由此使檔案配套的法律法規也不斷發展完善，檔案工作有了開發性發展，所以對檔案信息的安全與利用提出了更為嚴格的要求。為了滿足人們的多元需求，需要推進檔案利用進程，通過多樣豐富的服務方式為人們提供更高效、高品質的檔案服務，使檔案價值得到充分發揮，在對檔案進行利用時很好地將其轉化成現實生產力，更好地服務于社會經濟的有序發展。二是檔案利用與社會環境聯系越來越緊密。新時期，促使檔案工作也應當充分發揮自身的信息資源優勢，進一步為經濟建設提供有力的服務，所以在檔案利用過程中應當以服務經濟建設為基礎，并不斷豐富社會大眾的文化生活。三是檔案利用范圍越來越廣泛。隨著近年來社會大眾對檔案利用意識的不斷提高，檔案開發力度也不斷加大，檔案利用群體不斷擴張，同時查閱的檔案內容覆蓋范圍也日益擴大，以此使檔案的作用得到充分發揮，在檔案利用過程要求更好地為人們提供高質量的檔案信息服務，更好地滿足人們對檔案信息的多元需求。四是特殊載體檔案利用率不斷提高。隨著信息技術的不斷發展，如今檔案載體發生了極大的轉變，諸如聲像檔案、實物檔案數量的增多，使檔案信息變得更為直觀、形象，在檔案利用中也備受社會大眾的推崇，這使得特殊載體檔案利用率不斷提高。

二、新時期檔案利用中存在的主要問題

1.檔案管理人員綜合素質偏低

早期大多數檔案管理人員并非出自檔案管理專業，沒有接受過專業系統的教育，不少人員上崗前沒有接受過全面正規的培訓，缺乏對檔案管理工作的有效認識。在信息時代背景下，倘若仍舊沿用傳統的管理理念、管理方式，必然不利于檔案事業的健康發展。一些單位對其重視程度還有待提升，不管是人力還是物力、財力均得不到支持。檔案管理人員不能將自身所有精力投入到工作中，嚴重影響了企事業單位檔案管理質量、效率的提升。

2.檔案管理制度不完善

因為對檔案管理工作重視度不足，人員綜合素質偏低，未能構建起一個科學完備的管理制度，就難以對檔案工作對應的標準、要求做全面統一的規定。雖然我國頒布有相關的檔案法律法規，但該部分企事業單位也未能做到嚴格落實。長此以往，檔案管理制度始終處在不完善的狀態，勢必會進入到一種惡性循環，對全面檔案管理及利用工作造成不利影響。

3.檔案利用率不足

檔案管理工作的開展，本質上即為通過信息共享、檔案利用，以為企業、單位管理決策提供服務。然而現階段檔案管理中存在明顯的檔案利用率不足的問題。一方面，檔案信息落后，檔案管理人員沒有對檔案庫進行及時更新。再加上傳統紙質類檔案保存期限有限，檢索工作量繁重，庫存檔案主要為舊信息、舊資料，難以為管理決策提供有價值的信息。另一方面，檔案文件采集整理后多用于應付上級檢查備案，由于人員綜合素質不高，缺乏對檔案管理工作的有效認識，對檔案信息開發不充分，難以從中提取有價值信息，造成檔案利用率不盡人意。

三、新時期開展好檔案利用工作的有效策略

1.提高檔案管理人員的綜合素質

檔案工作表現出管理性、服務性、政治性以及專業性等特點，其最終目的是為了利用，為國家各項建設事業服務。因此，檔案管理人員要具備良好的綜合素質。一方面，應引導檔案管理人員加強對現代技術的學習，做到將各種現代技術引入檔案管理工作中。隨著大數據、云計算、人工智能等現代技術的不斷發展，檔案管理人員還應開發可實現知識檢索功能的自助式知識服務技術平臺，便于利用者可借助手機、計算機，獲取自助服務，實現檔案知識服務。另一方面，檔案管理人員還應當具備良好的職業素養以及較強的業務素質和相對完善的知識結構。檔案管理人員應不斷加強對新型知識、技能的有效學習，不斷拓寬自身知識視野。隨著現代社會的不斷發展，產生出了大量新的檔案類別，檔案服務工作呈現出全方位性，由此要求檔案管理人員應當秉持全新的服務理念，提高服務意識，將檔案工作重點轉移到提供檔案利用服務中來，做到自覺熟悉檔案工作業務，滿足檔案利用者的多元需求，切實轉變檔案利用服務的被動局面，形成對服務工作的主觀能動性。

2.建立檔案管理制度

建立完善檔案管理制度，是開展好企事業單位檔案工作的重要前提。一方面，要建立完善檔案工作崗位責任制。做到對我國現行《檔案法》及相關方針政策的嚴格貫徹落實，檔案管理部門諸如檔案鑒定、檔案復制、檔案借閱、檔案保密、檔案統計等管理工作應開展科學配置，確保檔案管理人員的權責分明，有序開展各項檔案管理工作。如此一來，倘若出現檔案管理工作失誤，便可第一時間找到責任人并及時解決問題。另一方面，要加大檔案監督管理力度。針對各式各樣檔案材料的收集、整理、歸檔等工作應當進行有效的監督管理，對于檔案資料的收錄，要進行認真細致清點，并做好交接工作;對于檔案資料的外借，要執行好批準手續，并確保如期歸還;而對于一些有待銷毀的檔案資料，應當嚴格依據國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行有效鑒定，并制作好銷毀檔案內容分析報告，移出檔案銷毀清冊。

3.引入先進技術，提升檔案利用率

隨著信息技術的不斷發展，引入先進信息技術是檔案工作實現進一步發展的大勢所趨，傳統管理理念、管理方式已難以適應新時期的發展要求，推進改革創新已迫在眉睫。與此同時，先進的信息技術無時無刻不在創新發展，由此決定了檔案工作必然會受到現代技術發展轉變的影響，適時的技術升級或引入先進的管理設備，要求檔案管理人員要加強對新技術、新知識的有效學習，并可做到對新技術、新設備的嫻熟應用，以此不斷提升檔案利用率。面對新時期信息數據不斷劇增背景下，加工、歸檔、儲存與信息數據利用相互間所產生的矛盾問題，也需要檔案工作加強對先進信息技術的有效應用，使文獻信息能夠科學及時地加工、歸檔，并可高效便捷傳輸到用戶手中。就服務方式而言，經由優化調整的傳統服務方式可與現代化信息服務方式進行有機融合，以此構建起覆蓋面更為廣泛、更為豐富的服務體系。此外，檔案管理部門除去對文獻信息開展不同層次、不同角度的加工處理之外，還應當借助信息網絡、傳播介質存儲及檢索及現代化通訊網絡傳輸等技術提供創新性、高質量的服務。

四、結束語

不論是過去還是現在，在各個行業領域，檔案管理工作均扮演著十分重要的角色。在信息時代背景下，檔案管理工作的重要性愈發凸顯，如何切實發揮檔案利用在社會經濟發展中的有效作用，是新時期檔案管理人員要肩負起的重要使命。因此，檔案管理部門務必要不斷鉆研研究、總結經驗，提高對檔案利用內涵特點的明確認識，提高檔案管理人員的綜合素質，建立檔案管理制度，引入先進技術，提升檔案利用率等等，讓檔案利用更好地服務廣大企事業單位。

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[3]王魯生.新時期檔案管理工作創新的思考[J]. 辦公室業務， 2017

[4]馬木生.提高認識 準確定位——新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J]. 辦公室業務， 2017

（作者單位：廣西南寧市第三中學）