淺析大數據時代基層檔案館檔案收集保管與利用

劉雪雪

摘 要：隨著科學技術的快速發展，大數據技術已經廣泛應用于各個領域。在這樣的背景下，檔案管理工作也獲得了新的發展契機，由于以往的檔案收集管理以及利用方式存在一定的局限性，導致檔案工作開展的非常緩慢。在這樣的背景下，如何提高檔案管理的水平，轉變原有的管理模式，建立符合大數據時代的管理體系促使檔案管理工作快速發展，滿足人們對于檔案資源的利用需求，因此在本文中就針對大數據時代進行檔案的收集保管以及利用進行了探討和分析。

關鍵詞：大數據時代;檔案收集保管;利用

一、引言

現如今大數據技術已經成為人們在工作過程中最重要的應用技術之一，能夠更快速的處理復雜的數據，而且保證各項數據運轉的穩定和安全儲存，是現如今多個領域都在不斷挖掘和應用的重要技術之一。以信息管理為基礎進行檔案管理時，可以將大數據技術融入到管理過程中，可以有效解決，當然信息量大而且繁瑣復雜的問題，使檔案管理工作更加的規范性，切實提高檔案的利用率，是進行現代化檔案管理的重要組成部分。

二、大數據下檔案特征與價值

1. 大數據下檔案特征。第一，社會性。隨著互聯網應用的全球化，使世界范圍內的信息和數據交流的更加便利，而且在各行各業中交流得更加緊密，這也在一定程度上提高了檔案信息一體化的發展，為科技的快速發展提供了充足的數據支持。第二，整體性。使用傳統的方式對檔案信息進行查閱，通常都是單一的檔案，很難體現出檔案的價值，檔案的多元價值，檔案的連續性也不易被發現，但是利用大數據技術可以將單一的檔案進行有效的整合，將單一的檔案儲存在個體的數據庫中進行檔案查詢的時候，會在一段時間內對信息和數據進行更新，從而體現數據信息的整體化特點。第三，動態性。在人們的日常生活和生產過程中，智能終端設備應用的越來越廣泛，例如智能手機對于資料進行收集，也從傳統的PC端逐漸向移動端轉移，數據的更新也更加的迅速，資料的來源也更加廣泛。

2.檔案數據的價值。檔案存在的意義就是有參考的價值，在大數據時代進行檔案管理，由于其多元化的儲存方式形成了大量的信息和數據，其中所蘊含的情報信息并沒有因為形態的變化降低其價值，而儲存的成本卻極大的降低。檔案中所記載的內容也由信息轉變為知識，在大數據時代進行檔案數據的管理，能夠直接挖掘出數據存在的潛在價值，而這些正是在數字時代賦予檔案的價值。現如今人們可以利用電子檔案來獲得信息，也就是說，檔案的價值還存在于共享上，但是如何在大數據開放性的前提下，還能夠處于法律法規允許的范圍內，這也是進行檔案管理工作的重要內容。

三、檔案的收集

在多樣化的檔案類型中，文書檔案的歷史最為悠久，因此一直以來都是檔案館收集的重點內容。我們發現僅僅以文書檔案為館藏主體的各級檔案館已經無法滿足社會各方面的利用需求，為了提高全社會的檔案意識，更好地服務社會，就需要改善檔案館的館藏結構，增強對科技檔案、專門檔案、音像檔案等不同類型檔案的收集。科技檔案是科學技術檔案的簡稱，是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。與文書檔案相比，科技檔案所記錄的大都是微觀的、具體的事物。科技檔案成套性比較強，與單份檔案相比，成套的科技檔案的價值對我們來說是一筆寶貴的財富。專門檔案是指機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織，在從事某些專業性較強的活動中，為了實現相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態的歷史記錄。伴隨著社會經濟的發展，音像檔案大量產生。音像檔案即記錄聲音或影像的檔案，主要包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等，由于音像檔案能生動、直觀地反映社會生活，因此近幾年社會需求越來越大。并且音像檔案的保管條件十分嚴格，非檔案機構無法滿足相應的條件，所以將有價值的音像檔案收集進檔案館就變成了一項十分重要的工作。

四、檔案的保管

1.加強檔案管理設施建設。使用現代化的管理理念和管理模式，能夠有效的解決傳統檔案管理過程中存在的問題，真正實現檔案的現代化管理，除了利用現代化的管理理念以外，還應該提高檔案管理的基礎設施建設。檔案館應積極引進專業的技術人才，切實提高整體檔案管理，人員的綜合素質水平，配備專業的設備，只有這樣才能夠充分發揮檔案管理的實際價值。此外還應該加大基礎設備的資金投入力度，對于檔案管理過程中需要的設備進行定期的更新，在進行檔案保管的時候，還應該爭取融入大數據理念，可以和相關大數據的企業進行有機結合，對管理過程中需要的技術和設備進行不斷的研發，使檔案管理工作能夠更適應大數據時代的要求，充分發揮檔案管理工作的實際價值，可以利用儲存或者虛擬技術，在檔案保管過程中拓寬合作渠道，真正實現大數據技術的實際價值。

2.增強網絡防御，加強環境安全。隨著信息技術的快速發展，對檔案信息進行儲存，相關的儲存設備也在不斷的增加，傳統的管理方法對檔案進行儲存主要就是利用紙質設備。現如今，進行信息儲存可以利用云盤、U盤以及硬盤的多種方式，但是在信息儲存的過程中，由于網絡儲存更加的便捷，但是也會容易受到網絡攻擊等風險的干擾，例如環境的變化，磁場改變等等，這些都會導致信息儲存受到影響。因此對檔案進行管理的時候，需要切實提高管理的安全性，首先需要保證網絡的安全，提高防御系統的能力，保證儲存環境的安全性，所以檔案館需要對檔案儲存的外界大環境進行有效的管理，保證環境的安全性，切實提高儲存系統的安全穩定運行，檔案儲存中出現問題的概率，定期對數據信息進行檢查，確保儲存系統處于正常的運行狀態。還需要全天候對網絡安全進行檢查，利用高科技的軟件對網絡環境進行有效的分析，使用高等級的防火墻，保證信息的安全性。

3.創新管理工作形式，建設高效服務平臺。對檔案信息進行保管，還可以充分利用社會大數據技術，建立智慧檔案管理，建立全新的檔案管理模式。首先，可以通過在線管理系統對檔案信息進行詳細的記錄，提高各種信息的利用率，還可以對檔案資源進行有效的整合，不斷的優化服務內容。其次，可以充分利用大數據技術，針對不同利用者的實際需求，建立個性化的服務項目，建立一個更加全面的資源管理平臺，這樣就能夠滿足更多用戶的需求，確保檔案保管工作能夠有效落實創新管理制度，能夠充分發揮檔案服務的實際效果。在具體的工作過程中，可以建立有效的制約機制，健全各種考評制度，使用嚴格的獎懲制度，保證檔案管理工作能夠有序進行，實現檔案管理的創新，確保檔案管理工作能夠充分發揮其實際價值。

五、檔案的利用

1.運用數據挖掘技術，提高檔案共享效率。檔案館進行檔案信息的管理，其主要目的就是實現檔案利用的最大價值，而大數據技術的優勢就是對數據信息進行科學有效處理和分析，不僅能夠對數據進行有效的收集，還可以實現數據的分析。如果對檔案管理過程中只能對數據信息進行簡單的搜索，就不能真正體現出大數據的實際價值，而且也沒有實現大數據時代信息的高效利用。對數據信息進行挖掘其最重要的目的就是實現數據的處理和利用，同時也是大數據時代對信息進行利用的關鍵環節，將原始的數據編碼整理入庫進行分類，可以隨時隨地更加迅速的找到想要的信息和數據，利用數據的挖掘技術可以提高信息檔案搜索的效率，還可以快速的找到相似編碼之間的聯系，這也在一定程度上體現出了數據唯一性的意義，能夠加快檔案信息利用和管理的效率。

2.建立高質量數字化工作服務平臺。為了充分發揮檔案館檔案利用最大價值，檔案管理必須要具有一個高質量的檔案數字化服務平臺，增強檔案數字化工作效率。首先要建立一個基于大數據的服務平臺，利用已經建立好的檔案信息，以民生檔案為基準，開通統一的訪問渠道和咨詢渠道。大數據技術下，檔案館以檔案信息為核心的服務旨在一個平臺下，改善現有跨平臺檔案信息使用問題，更好地服務于每一位群眾，方便群眾進行檔案資源檢索。因此，檔案館應充分利用互聯網的便捷性，加強與其他機構之間的合作，實施高度協同化的合作，建立高層面的合作關系，從而在多個相關聯單位，通過相關度搜索就可以尋找到不同類別的檔案資料，其不但最大限度地開發了檔案館中的檔案資源，還為廣大群眾提供了更加高效快捷的檢索方式。

六、結束語

在大數據時代，由于大數據技術的高集成度賦予了檔案信息更多的價值，遠遠超過了檔案本身的價值，對大信息進行查詢，使用電子檔案其精確度比傳統檔案更高。因此在今后檔案管理過程中，加大大數據技術的應用力度是時代發展的必然要求，提高檔案管理團隊的專業，想培養更多的優秀人才，充分發掘檔案的實際價值，可以在大數據時代切實提高檔案信息的利用率，滿足不同群眾的實際需求。

參考文獻：

[1]柴 瑩.如何提高工程設計檔案收集的完整性[J].辦公室業務，2018

[2]孟 輝.大數據時代檔案開放利用中的個人信息保護[J].山東工商學院學報，2018

（作者單位：山東省德州市夏津縣委檔案館）