淺談事業單位人事檔案管理信息化

喬琳 喬旸

摘 ? 要：人事檔案管理工作在事業單位檔案管理中有著非常重要的地位，所以應該重視檔案管理工作。在社會高速發展的過程中，傳統的人力檔案管理方式，由于工作效率低、且準確率不足等原因，已經無法適應當前社會發展節奏，事業單位認識到這一點，并在管理中引入了信息化技術，加快信息化建設，加快人事檔案信息化發展速度。但是在信息化建設過程中，人事檔案管理在信息化發展過程中仍然存在一些問題，影響到信息化人事檔案管理在企業中的發展效果。為此，本文將針對人事檔案信息化管理工作存在的問題，分析問題原因，并提出解決對策，希望對事業單位發展有所幫助。

關鍵詞：事業單位 ?人事檔案管理 ?信息化

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（b）-0155-02

自從新常態之后，事業單位也開始有了安危意識，面對競爭激烈的市場競爭環境，必須要根據社會發展形態，引入現代技術，完善日常工作，提升企業競爭的競爭力，這樣才能在市場中占有一席之地，且能長久、持續的發展下去。在此期間，事業單位應該重視人力資源管理工作，這是企業生存的基礎，也是企業能在市場中與其他企業相抗衡的重要因素。要想做好人事檔案管理工作，應該注重人力資源管理環節，這樣才能充分發揮出人力資源的優勢，從而使得事業單位能夠更好的發展下去。將人事檔案管理向信息化水平發展，是事業單位在未來中應該不斷努力完善的關鍵內容。

1 ?事業單位信息化管理現狀

在新技術高速發展的過程中，人們已經重視到信息化對生產以及管理起到的作用，并且已經將其引入到企業工作中，提高企業在市場中的競爭力。在信息技術不斷得到優化的同時，也逐漸應用于企業生產以及管理工作的方方面面，信息技術在檔案管理中的應用改變了傳統檔案管理模式，大大提高了檔案信息管理的效率，并且還解決了由于人工操作失誤對工作造成的影響。

1.1 管理人員認識不足

在發展過程中，發現事業單位的檔案管理部門，由于對信息化建設缺乏基本的了解，所以在引進過程中，并沒有做好檔案信息化管理工作信息管理系統并不科學，從而使得人事檔案信息化管理存在較為嚴重的問題。在事業單位檔案信息化建設水平上看，遠遠無法達到信息技術的發展速度，并沒有充分利用信息化管理應有的優勢，單位領導以及檔案管理人員對于檔案信息化建設在認知以及能力方面存在偏差，在資金方面人事單位投入不足，且信息技術設備更新沒有跟上社會發展的速度，這樣將會嚴重影響到檔案信息管理的水平。同時事業單位并沒有引入相關工作的專業人才，致使檔案管理工作效果并不理想，無法達到事業單位領導層在引入信息技術期間設想的工作目標。

1.2 設備更新緩慢

在事業單位中發現硬件設備老化，同時技術并沒有及時更新。在信息化發展過程中信息技術更新速度非常快，并且還保持著迅猛的發展態勢。但是事業單位在發展過程中，并沒有及時的引進現代信息技術，完善信息管理工作。我國事業單位在進入互聯網時代中，并沒有做好技術的引進工作。自從進入信息化時代后，先進企業都非常重視信息技術的發展，一旦信息技術產品更換后，都會將其引入到工作中，發揮新技術的優勢，從而提升工作的效率。但是事業單位在人事檔案管理方面的表現卻遠遠不及先進企業，在新的信息技術出現之后，不僅沒有及時引入，同時還沒有在這方面投入足夠的資金，從而使得信息管理工作無法達到優異的表現。設備更新緩慢，很多事業單位仍然采用人事檔案管理的模式，這樣無疑與先進管理拉開差距，降低了信息管理的效率。檔案管理人員的信息技術水平不足，這個原因也是信息技術在人事檔案管理應用中，沒有得到較大發揮的一個重大原因。雖然信息技術在發展中得到了極大的優化，但是事業單位并沒有及時將其引入到檔案管理工作中。事業單位在信息化發展過程中，自動化水平還是處于原來的工作狀態上，在檔案管理人員仍然按照管理工作的要求，進行信息檔案管理并沒有發揮出信息技術管理檔案的優勢。目前，事業單位對檔案認識管理工作缺乏足夠的重視，并且沒有在其上注入足夠的資金，這樣使得檔案管理人員信息技術無法得到較大提升，只是使用計算機操作基礎工作，同時沒有定期維護、升級設備，這樣使得檔案管理工作存在較大的風險。

2 ?優化信息化管理效果的途徑

首先，要想提高事業單位信息化管理的水平，應該重視信息化建設，領導應該重視信息化建設對于企業發展的重要意義。同時還應該在信息化建設的過程中，加大資金投入，使檔案管理部門有足夠的資金購買先進設備，引入先進技術，優化工作質量，提升工作效率。在此基礎上，應該發揮領導的管理作用，宣傳信息化管理對企業發展的重要意義，加強相關工作人員對檔案信息化建設的重視。在工作中，注重技術的更新以及專業人才的培養，這樣才能使事業單位在信息化建設的過程中，加強檔案管理工作的競爭優勢。

其次，在信息化管理的過程中，應該及時更新相關設備，同時還需要注重技術的創新。在提高人事檔案管理水平的過程中，應該根據事業單位的工作內容，制定出嚴格的工作規范，同時還需要規劃好建設方案，根據計算合理的投入資金，這樣才能切實的推動人事檔案管理向現代化建設方向發展。在發展期間，應該注重信息化設備的引入，并且引進最新出現的技術。在資金投入方面，部分事業單位存在問題，也應該注重現有設備在軟件系統方面的升級工作，提高事業單位信息化管理的信息基礎建設水平，同時還應該引入當前流行的云計算，大數據等技術，這是人事檔案管理工作能夠優化工作質量，提升企業核心競爭力的有效方式。

最后，在信息化建設的過程中，應該提升檔案管理人員的專業能力，這是事業單位順利推進檔案管理現代化發展的有效方式。同時還需要注意到檔案管理人員是事業單位人事檔案管理工作的主體，如果操作者在能力方面存在問題，那么即便引入先進技術以及先進的設備，也無法發揮技術以及設備的優勢，所以事業單位應該重視工作人員能力的提升，定期開展培訓工作，向工作人員講解信息技術以及設備的使用方法，注重單位中管理人員隊伍的建設，提升管理人員的整體素質。重視人才的引入提高，相關職位的報酬以及待遇，吸引到具備檔案管理經驗以及信息技術的現代化復合型人才，這是確保人事檔案信息管理工作能夠順利開展，提升事業單位工作效率的有效方式，保證事業單位能在未來發展中持續有效的發展。

3 ?結語

事業單位管理人員應該重視檔案管理工作的信息化建設，同時還需要結合社會發展形態，做好信息建設規劃工作，注入足夠的資金，引入信息技術，更新硬件設備。同時還應該做好長期建設的準備工作，注重人才的引入，以及管理人員專業能力的培養，這樣才能使檔案信息管理工作能夠發揮作用，使業單位在市場中蓬勃的發展。

參考文獻

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