基于互聯網背景下建筑工程檔案信息化管理探討

楊佳林

【摘要】建筑工程企業的檔案管理是一項重要的工作，工程檔案是對工程項目各個環節的如實記錄。本文首先闡述了建筑工程檔案管理信息化創新的必要性，接著分析了當前的管理現狀，最后就如何具體實施信息化管理路徑給出幾點建議。

【關鍵詞】互聯網背景;建筑工程檔案;信息化管理

隨著互聯網技術的迅速發展，在方方面面改變人們生活方式的同時，傳統的工作模式也受到了強烈的挑戰，建筑工程檔案管理也同樣需要順應天命，傳統的陳舊檔案管理手段不僅會占用更多人力成本和耗材，也會拉低工作效率，所以建筑工程檔案管理信息化轉變勢在必行。

一、互聯網背景下建筑工程檔案管理創新必要性

信息化管理可以提高建筑工程檔案管理的高效性。互聯網迅速發展帶來的就是信息大爆炸，建筑工程的檔案信息資源也快速遞增，仍然采用陳舊的檔案管理手段已很難滿足檔案管理需求。互聯網具有處理信息效率更高，信息儲存量大，使用成本低，個性化突出等特點。這樣即可節省管理空間，降低存儲成本，還可提高檔案查找的準確性及檔案管理的工作效率。

信息化管理可以提高建筑工程檔案管理的便捷性。互聯網信息共享，可使對檔案有需求的使用者通過相關系統，方便快捷地獲得所需檔案信息，傳統紙質檔案管理從開始的整理歸檔，到后面的存儲調用，都需要更長的時間更多的人力來處理。而通過互聯網技術的應用，以電子文檔的形式存儲，查找時只需要輸入關鍵詞，簡化了工作流程，提高檔案管理工作效能。

二、建筑工程檔案管理現狀

（一）互聯網檔案管理理念落后

建筑工程檔案管理是一個較為復雜的過程，無論是項目過程中的記錄，還是在施工完成之后的安全評估環節，需要記錄的信息都非常多。但文書檔案管理員如果沒有意識到這些，只是簡單的做一些資料收集，事后也沒有花費更多的時間精力來整理存儲，必會造成將來查找和使用的巨大困難。

（二）檔案管理信息化平臺不健全

現階段，大多數建筑工程企業對于構建自己的電子檔案管理平臺系統重視不夠，認為在檔案管理系統上投資無法在短期內得到收益回報。這樣就導致既沒有自主研發的檔案管理系統，也沒有足夠的資金撥付來購買已開發好的系統，檔案管理部門對檔案管理平臺的需求一直得不到滿足，檔案電子化難以實現。

（三）新型信息化檔案人才培養滯后

現在很多建筑工程單位還是把檔案管理工作劃分在辦公室或者綜合管理部門，企業并不會刻意招聘檔案管理專業型人才，同時也沒有對相關人員進行專業的培訓。隨著互聯網技術的深入應用，檔案管理需要的能力和技術相應提高，不僅需要檔案管理的邏輯思維，還需要撐握計算機的相關知識。

三、互聯網背景下建筑工程檔案信息化管理路徑

（一）樹立檔案管理創新理念

應培養檔案管理的服務意識，把檔案管理變成一項能夠通過分析鑒別，從中提取有價值信息的工作，這是一種超前的意識，是一種創新的理論。通過規范化的工程檔案信息化建設，借助現代網絡技術、建立電子信息庫，統一收錄、整理、存檔，調閱時就會更加快速精準的找到所需信息，實現物盡其用，檔案管理的最終目的不是為了“管”，而是為了“用”。檔案管理人員需要實時審視自身，樹立檔案管理服務意識，主動發現并干預工作中存在的問題，努力盡快實現工程檔案信息化管理。同時，建筑工程企業的經營管理者也要加強對檔案管理的重視，意識到檔案管理作為企業管理中重要的一環，完善檔案管理制度，加強檔案管理人員的培養，才能更適合當前互聯網背景下檔案管理的發展趨勢。

（二）加強檔案信息化平臺建設

建立工程檔案信息化平臺系統需要技術上的支持，而實現技術支持的前提就是完善硬件配置，購買硬件需要資金的投入，采購硬件產品，注意選擇質量過硬、產品型號普通的設備，這樣可方便后期維護的順利進行。硬件配置到位后，就需要購買軟件系統了，購買軟件時可根據自己的實際情況要求廠商更改系統運行路徑或者模塊設置等，增強軟件系統對檔案管理工作的適應性，最終二者得以完美融合。另外，還需要注意加強技術上的安全保障，在內網和外網之間設置安全隔離，防止外部人員隨意訪問內網，最大限度地保證系統的安全。還要通過設置登陸訪問權限、安裝殺毒軟件防火墻等來保障檔案管理系統的安全。

（三）強化檔案管理人才培

檔案管理人員的管理水平決定了檔案管理的層次高低，首先，需要加強檔案管理人員的職業道德素養，檔案管理者需要具備較強的責任感和使命感，養成嚴謹堅定的工作作風。其次，檔案管理人員要分工明確，各盡其責，恪守崗位要求，不越級不越崗，確保檔案信息不被泄漏。再次，持續不斷對檔案管理人員的專業技能進行培訓，只有不斷學習最新的技術，才能不被當前快速發展的互聯網時代淘汰，檔案管理者必須與時俱進，努力使自己思想和技能都走在信息技術的前沿。最后，需要相應的制定出針對檔案管理人員的激勵制度，對督促工作人員不斷進步可以起到良好的效果。提升他們對檔案管理信息化的創新意識，提高他們檔案管理信息化的技術水平。

四、總結

本文通過以上分析發現，建筑工程企業檔案管理方式、檔案管理安全性、發揮檔案管理服務性方面做得都普通不佳，也反映出當前檔案管理的理念落后、檔案管理網絡不健全，培養檔案管理綜合性人才滯后等問題。通過使用互聯網技術改變建筑工程企業檔案管理是順應時代要求，更新觀念、開拓創新，改變當前檔案管理現狀，提升檔案管理的效率，促進對檔案的開發利用，努力推進檔案管理新進程。

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