市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理研究

余黎菁

【摘要】電子文件歸檔管理是信息時(shí)代我國(guó)政府管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)和歷史文化傳承的重要生產(chǎn)力工具和勞動(dòng)力載體，是國(guó)家的核心戰(zhàn)略資源。市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案屬于科技檔案范疇，從項(xiàng)目下達(dá)、項(xiàng)目資源安排、項(xiàng)目整體計(jì)劃與詳細(xì)計(jì)劃編制、項(xiàng)目質(zhì)量管控到項(xiàng)目成果交付的全過(guò)程，產(chǎn)生了大量不同種類且內(nèi)在聯(lián)系緊密的電子文件。隨著國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的深入推進(jìn)，咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)的市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理工作將被認(rèn)為是其項(xiàng)目檔案管理工作可持續(xù)健康發(fā)展和創(chuàng)新發(fā)展的重要技術(shù)核心。

【關(guān)鍵詞】市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目;電子文件;電子文件歸檔管理;電子檔案管理

以實(shí)現(xiàn)咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理高效率、高品質(zhì)為目標(biāo)，不斷探索市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理新方法，深入推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理。本文簡(jiǎn)要分析市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理的發(fā)展趨勢(shì)和實(shí)施對(duì)策。

一、市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇

（一）政策的選擇。習(xí)總書(shū)記關(guān)于我國(guó)信息科技創(chuàng)新與發(fā)展大勢(shì)曾作出重要論述：“我們要把握數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化融合發(fā)展的契機(jī)，以信息化、智能化為杠桿培育新動(dòng)能。”“以‘鼎新帶動(dòng)‘革故，以增量帶動(dòng)存量，促進(jìn)我國(guó)產(chǎn)業(yè)邁向全球價(jià)值鏈中高端。”2020年是全面建成小康社會(huì)的第一個(gè)收官之年。上海作為科學(xué)創(chuàng)新、改革開(kāi)放的前沿城市，應(yīng)貫徹和落實(shí)黨中央穩(wěn)中求進(jìn)的工作總基調(diào)，堅(jiān)持新發(fā)展理念，堅(jiān)持推進(jìn)高質(zhì)量經(jīng)濟(jì)發(fā)展。上海對(duì)市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域提出了高標(biāo)準(zhǔn)、高效率要求，持續(xù)推進(jìn)完善城市基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目體系，大力實(shí)現(xiàn)和拓展產(chǎn)業(yè)空間布局的目標(biāo)和要求。對(duì)市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理的深入研究，將為加強(qiáng)市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，為高質(zhì)量發(fā)展、科技創(chuàng)新提供有力支持。國(guó)家在2016年發(fā)布了兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，分別是《電子文件存儲(chǔ)與交換格式版式文檔》（GB/T 33190-2016）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016），從政策層面給予電子檔案管理有力支撐。2018年12月國(guó)家檔案局第14號(hào)令《國(guó)家檔案局關(guān)于修改

<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》正式發(fā)布，其中第七條明確“符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。”這也是繼該辦法2003年頒布以來(lái)的重大突破，加快推進(jìn)與“一網(wǎng)”“一門(mén)”“一次”電子政務(wù)服務(wù)不相適應(yīng)的法規(guī)規(guī)章修訂，逐步地消除電子化歸檔的法規(guī)制度障礙。各級(jí)中央和地方政府陸續(xù)出臺(tái)發(fā)布的關(guān)于電子文件歸檔管理工作的實(shí)施辦法或指導(dǎo)意見(jiàn)標(biāo)志著加快電子文件歸檔和電子檔案管理已成為檔案信息化建設(shè)的重要趨勢(shì)。

（二）市場(chǎng)的選擇。2014年上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)保稅區(qū)管理局通過(guò)“制度+管理+技術(shù)”的協(xié)同發(fā)展創(chuàng)新管理方式，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)和電子共同管理的模式，形成了電子檔案“單套制”管理新模式。它顛覆性地改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，將電子文件管理嵌入文件的全生命周期，未來(lái)“單套制”管理經(jīng)驗(yàn)的復(fù)制和應(yīng)用推廣將解決企業(yè)檔案管理過(guò)程中面臨的庫(kù)藏壓力巨大、保管難度日益增加、工作量耗費(fèi)巨大、工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)性大和共享利用率不高的問(wèn)題。電子政務(wù)如此，縱觀市政設(shè)計(jì)行業(yè)，我國(guó)勘察設(shè)計(jì)圖紙生產(chǎn)長(zhǎng)期依靠“藍(lán)曬”，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的藍(lán)圖打印、出版、交付方式已不能很好地適應(yīng)信息化的要求，滬建管聯(lián)〔2015〕462號(hào)文件提出要求：“在本市房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和驗(yàn)收中，工程設(shè)計(jì)和竣工圖紙推行數(shù)字化和白圖交付。”工程設(shè)計(jì)和竣工圖紙交付是指由CAD等軟件制作，包含單位和個(gè)人數(shù)字簽名的電子設(shè)計(jì)和竣工圖紙文件，包含圖紙、說(shuō)明和計(jì)算書(shū)等文件，交付格式為PDF格式（符合ISO32000-1：2008標(biāo)準(zhǔn)）。上海作為第一批試點(diǎn)的城市，目前幾個(gè)大型設(shè)計(jì)院都已經(jīng)開(kāi)展并實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)—檔案—出版的數(shù)字化管理，這一轉(zhuǎn)型舉措不僅加速創(chuàng)新步伐，打通數(shù)據(jù)壁壘，在提高工程設(shè)計(jì)單位信息化水平和設(shè)計(jì)質(zhì)量的同時(shí)，高度關(guān)注于提高企業(yè)整體運(yùn)行效率。

二、市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理創(chuàng)新發(fā)展的實(shí)施對(duì)策

（一）修訂制度規(guī)范。咨詢?cè)O(shè)計(jì)企業(yè)的電子檔案管理需要“制度先行”，隨后根據(jù)實(shí)際情況，不斷對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，通過(guò)對(duì)現(xiàn)行管理辦法和操作規(guī)程的梳理，深化檔案管理要求，細(xì)化檔案管理規(guī)范，明確組織和人員的分工和職責(zé)劃分，詳細(xì)解讀和解釋文件材料收集、整理、歸檔、移交等規(guī)定和要求，為電子檔案管理辦法的制訂打好基礎(chǔ)。由于電子文件歸檔和電子檔案管理仍處于探索研究階段，制度的制訂要著眼于市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案的收集、保管、存儲(chǔ)、利用工作，維護(hù)市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案安全保密，重視市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案發(fā)揮其憑證參考和知識(shí)創(chuàng)新價(jià)值。關(guān)于電子文件歸檔和電子檔案管理制度的建立不僅要充分考慮電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、各門(mén)類電子檔案的元數(shù)據(jù)方案、電子檔案鑒定銷毀制度、移交制度、保密和利用制度，還需要結(jié)合自身情況和經(jīng)驗(yàn)積累，市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案根據(jù)項(xiàng)目階段不同，具有種類多、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，電子檔案管理保障機(jī)制需要依靠檔案部門(mén)牽頭，相關(guān)部門(mén)配合共同制訂。

（二）應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)。電子文件歸檔與電子檔案管理實(shí)施方案的確定，離不開(kāi)應(yīng)用系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)需要對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件內(nèi)容、特點(diǎn)（存儲(chǔ)格式）、數(shù)量等調(diào)研，明確電子文件的歸檔范圍、保管期限，設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)項(xiàng)及捕獲節(jié)點(diǎn)、設(shè)計(jì)歸檔接口方案等。新應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，必然要考慮與企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)行的各大核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同問(wèn)題，建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，需要關(guān)注電子文件的全程管理和前端控制，以電子文件的完整、真實(shí)、安全、可用為管理目標(biāo)，對(duì)既有系統(tǒng)的定制與擴(kuò)展，或施行新的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)。電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求大致需要滿足以下幾點(diǎn)：1.電子文件的收集功能。（1）電子文件在線接收登記。具有從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口，對(duì)所接收的電子文件賦予唯一的編號(hào)。（2）電子文件離線接收。在離線載體批量導(dǎo)入電子文件，支持常見(jiàn)的文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長(zhǎng)期數(shù)據(jù)保存要求的文件格式全文目錄文件的導(dǎo)入接收，給予唯一的編號(hào)。能實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的電子文件自動(dòng)關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入過(guò)程中支持?jǐn)?shù)據(jù)的校驗(yàn)，導(dǎo)入后自動(dòng)形成交接憑據(jù)。（3）電子文件的接收檢測(cè)。對(duì)接收的電子文件進(jìn)行“四性”檢測(cè)，對(duì)檢測(cè)不符合要求的電子文件進(jìn)行標(biāo)記。檢測(cè)工作完成后以件為單位形成的檢測(cè)業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)記錄在元數(shù)據(jù)中。2.電子文件的整理功能。（1）對(duì)不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按件排序。（2）按照分類方案，將歸檔文件進(jìn)行分類，并支持復(fù)合分類。（3）按照保管期限表對(duì)歸檔文件進(jìn)行保管期限的劃分。（4）將歸檔文件按照組卷規(guī)則自動(dòng)組成保管單位，在一定的權(quán)限下面可以進(jìn)行人工干預(yù)，重新調(diào)整或重新排序。（5）按照檔號(hào)規(guī)則自動(dòng)形成檔案編號(hào)。（6）能按照模板，打印出成套的包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、卷盒背脊、索引目錄等，在一定的編輯權(quán)限下面可以對(duì)字體、內(nèi)容和排序等功能進(jìn)行調(diào)整。（7）同一件歸檔文件不同載體間或是同一歸檔文件不同子件的關(guān)聯(lián)關(guān)系須同時(shí)建立。3.電子檔案的保管功能。（1）對(duì)電子檔案的格式定期檢測(cè)，預(yù)警提示過(guò)期格式的電子檔案。（2）對(duì)存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為一種符合長(zhǎng)期保存要求的存儲(chǔ)格式。

（3）備份：能支持離線備份和災(zāi)難備份。（4）自動(dòng)列出保管期限、歸檔日期、密級(jí)到期的檔案，提醒檔案人員進(jìn)行銷毀前的鑒定工作。4.電子檔案的利用功能。（1）具有權(quán)限的用戶支持按屬性檢索檔案，部分檔案根據(jù)條件支持全文檢索。（2）支持常見(jiàn)格式的電子檔案瀏覽和播放，按權(quán)限設(shè)置審批流程和下載功能。（3）支持電子檔案借閱的申請(qǐng)、審批、授權(quán)，已有實(shí)體檔案借閱的所有預(yù)約、催還、歸還功能仍須滿足。（4）支持根據(jù)實(shí)際編研專題需求，自動(dòng)將符合條件的檔案歸集。（5）知識(shí)管理：支持檔案信息的深層次加工、知識(shí)標(biāo)簽、檔案信息主動(dòng)推送等功能。5.電子檔案的處置功能。（1）定期鑒定。（2）銷毀。允許檔案人員對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定的超期檔案進(jìn)行銷毀處理（即從檔案庫(kù)中刪除），同時(shí)在系統(tǒng)日志中記錄銷毀信息（如銷毀申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、銷毀原因、銷毀日期等），以便于對(duì)之前銷毀的相關(guān)操作數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索。6.電子檔案的統(tǒng)計(jì)功能。支持對(duì)檔案的歸檔情況和利用情況進(jìn)行設(shè)定的規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，能生成報(bào)表打印。統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以按照年報(bào)或設(shè)定的規(guī)則自定義報(bào)表。7.系統(tǒng)管理除了應(yīng)具備常規(guī)的日志記錄管理、系統(tǒng)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限設(shè)置管理以外，還應(yīng)具備詳細(xì)記錄各種類似全宗卷信息的功能，以記錄數(shù)字檔案室管理的全過(guò)程。

（三）確立發(fā)展方向。市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔管理實(shí)質(zhì)上是對(duì)企業(yè)存量及增量檔案信息資源的匯聚，最終也將服務(wù)于企業(yè)信息資源建設(shè)，而這是構(gòu)建檔案知識(shí)庫(kù)的重要基礎(chǔ)，運(yùn)用創(chuàng)新的管理方法和技術(shù)手段，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)重要因素、發(fā)展趨勢(shì)等蘊(yùn)藏知識(shí)的挖掘和判定。利用檔案信息作為企業(yè)知識(shí)管理的重要來(lái)源，研究“知識(shí)化”檔案價(jià)值利用，深入挖掘檔案信息資源價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供有力支持。市政工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理研究會(huì)面臨很多問(wèn)題，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是否可以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，如果可以，接口如何開(kāi)辟，安全性與穩(wěn)定性？針對(duì)大量已經(jīng)產(chǎn)生的不同來(lái)源、不同類型、不同格式的電子文件如何進(jìn)行統(tǒng)一管理，轉(zhuǎn)換格式和轉(zhuǎn)換的成本如何？怎樣保證電子檔案與其元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系得到維護(hù)？如何對(duì)歸檔電子文件的“四性”進(jìn)行檢測(cè)，保障法律層面的證據(jù)效力？如何制定電子文件（包含元數(shù)據(jù)、電子簽名）長(zhǎng)期保存的策略？如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源？這些都需要我們不斷學(xué)習(xí)探索，檔案管理團(tuán)隊(duì)需要革新工作思路與工作模式，擺脫紙質(zhì)檔案管理工作下的種種思想束縛，加強(qiáng)檔案管理人員之間或同行業(yè)之間專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)和工作經(jīng)驗(yàn)交流，順應(yīng)電子檔案管理給檔案管理工作帶來(lái)的轉(zhuǎn)變，提升內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)，錘煉專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)與實(shí)踐操作能力，挖掘轉(zhuǎn)型時(shí)期下的骨干與中堅(jiān)人才，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，實(shí)現(xiàn)個(gè)人與企業(yè)同步是正確的發(fā)展方向。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄒秋麗.探析電子文件管理系統(tǒng)的研究現(xiàn)狀與發(fā)展方向[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2018（15）.

[2]張雅君.我國(guó)電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)評(píng)述[J].浙江檔案，2013（01）.

[3]盧雅楠.建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建探究[J].蘭臺(tái)世界，2017（04）.

[4]安小米.國(guó)外電子文件管理模式及其特點(diǎn)研究[J].山西檔案，2006（05）.

[5]付正剛，秦荊華.電子文件安全技術(shù)芻析[J].檔案與建設(shè)，2015（3）.

[6]高艷霞，李娟.電子文件管理系統(tǒng)中的信息安全保障研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（09）.

[7]劉越男.電子文件管理元數(shù)據(jù)從認(rèn)識(shí)到應(yīng)用[J].檔案與建設(shè)，2003（01）.

[8]孫瑾.國(guó)外電子文件長(zhǎng)期保存：理論、實(shí)踐與啟示[J].檔案與建設(shè)，2013（02）.

[9]汪俊，劉洪，劉艷玲.解決電子文件長(zhǎng)期保存格式問(wèn)題的措施[J].云南檔案，2011（07）.