加強黨委辦公室檔案管理工作的建議

陳臣

【摘要】檔案對人類文明的傳承、創新和發展起著不可替代的獨特作用，是黨委、政府科學決策的重要工具。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業。新時代下，加強與黨委辦公室檔案及其日常工作有直接聯系，對檔案的有效管理直接影響黨委辦公室各項工作能否順利開展。為促進黨委辦公室檔案管理進一步發展，需將信息技術融入檔案管理工作中，了解檔案管理存在的問題，針對問題提出對應解決措施，優化黨委辦公室檔案管理工作。

【關鍵詞】黨委辦公室;檔案管理;問題;效率;發展

檔案管理工作是保證黨委辦公室檔案完整、有序的保證，在檔案管理中，需堅持準確性、嚴謹性及高效性的管理原則，在數字化信息技術基礎上，建立科學檔案管理機制。此外，要不斷提高黨委辦公室檔案管理人員素質，建立檔案管理反饋機制，有效提高檔案管理工作效率。

一、辦公室檔案管理原則

（一）準確性。檔案工作是黨委辦公室日常管理重要項目，檔案管理需對各項事宜客觀記錄，保證檔案準確。檔案管理中，若對應工作人員不能及時反映辦公室關鍵信息，則無法發揮檔案管理實際價值。因此實際工作中，工作人員要負起責任，按照“為黨管檔、為國守史”的要求，樹立“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的意識，增強做好檔案工作的緊迫感、責任感和使命感，遵循客觀工作態度，保證檔案管理的準確性。

（二）嚴謹性。隨著新時期信息社會的發展，效率成為社會關注的熱點，就辦公室檔案管理而言，嚴謹性直接對應管理效率。黨委辦公室日常工作中對信息正常記錄，檔案管理中一些細節需引起工作人員關注。就辦公室日常工作而言，落實精細化檔案管理改革已是主流，在此背景下，對檔案工作細節記錄分析，可保障精準化檔案管理模式的有效落實。為確保嚴謹性得到落實，還應重視黨委辦公室檔案保密性。

（三）高效性。檔案管理中高效化是信息時代必然產物，信息技術不斷發展，其檔案管理效率大大提高，對檔案材料及業務開展起到促進作用。信息技術不斷發展，為實現對黨委辦公室檔案管理的高效強化，多采用信息技術工具，優化管理工作。因此，需檔案管理工作人員在實際工作中保持學習的態度，積極學習現代化管理技術，提高檔案管理工作效率。

二、黨委辦公室檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員專業素質有待提升。辦公室檔案管理中對應管理人員專業素質缺失，其管理缺乏秩序，導致檔案管理工作無法有序進行，且對檔案查詢也造成一定影響。在部分辦公室中，若檔案歸檔不及時，主要是管理人員對檔案歸檔工作認識不正確，未引起重視。此外，市級重大活動、重大項目和重點工程，要及時做好依法歸檔工作。如若檔案歸檔不及時，將導致出現檔案遺失問題，導致行政監管職能出現糾紛，后無法提供證據。部分規范性文件檔案重要文件遺失，將導致其他正常工作無法有序開展或拖延開展。

（二）管理制度落后。進一步加強對檔案工作的領導，切實把檔案工作擺上議事日程，納入經濟社會發展規劃，列入年度工作計劃和工作考核范圍。部分人員沒有認識到黨委辦公室檔案管理工作的重要性，沒有把檔案工作擺上議事日程，導致黨委辦公室檔案管理的相應制度落后。在管理手段及檔案儲存方面，多由辦公室工作人員兼任檔案管理工作，在應對自身工作精力有限的狀態下，其只能專注于自身本職工作，無法兼顧檔案管理。因此辦公室管理人員在黨委辦公室檔案管理上往往表現出敷衍態度，多數辦公室人員對檔案儲存管理往往只是對檔案編號管理，檔案室采取開放管理，導致檔案材料安全性無法保障。

（三）檔案利用效率低。黨委辦公室檔案受日常管理模式落后影響，其實際利用效率落后，檔案文件應用流程煩瑣，借閱原則復雜，將對檔案利用造成嚴重影響。借閱流程煩瑣，部分人員將放棄對檔案的借閱，導致部分有價值檔案材料閑置，無法發揮自身最大化作用。

三、如何有效提高辦公室檔案管理效率

（一）強化辦公室檔案管理人員專業素質及管理意識。發揮檔案最大價值是黨委辦公室檔案管理需關注的重點問題之一。但是針對辦公室檔案管理人員自身專業化水平不高問題，需引起領導重視，認識到的辦公室檔案管理的重要性，積極參加管理培訓，提高管理人員實際水平，提高其專業素質。將

《中華人民共和國檔案法》《內蒙古自治區檔案條例》等檔案法律法規的學習納入普法教育的總體規劃，重點加強對黨委辦公室領導、機關公務員和檔案人員的宣傳教育，切實增強工作人員檔案法制觀念，提高貫徹執行檔案法律法規的自覺性，努力營造關心、支持檔案工作的社會環境和氛圍。為適應檔案工作信息化、現代化的需要，切實抓好黨委辦公室檔案人員的繼續教育，不斷提高隊伍素質。定期對檔案專（兼）職人員進行各類檔案法規、檔案業務及崗前培訓。要選優配強檔案工作隊伍，對業務精、成績突出的檔案人員要給予表彰和獎勵;對德才兼備的干部，要積極提拔和使用。

（二）進一步完善辦公室檔案管理系統。要以信息技術為支持，構建無紙化的檔案管理體系。傳統紙質檔案保存困難、查詢困難等弊端，嚴重影響檔案材料存檔及實際工作效率。而通過應用信息技術，則可有效解決此問題，黨委辦公室檔案管理人員對檔案進行簡單的整理，以信息化數字編號，對檔案關鍵詞及關鍵信息有效記錄，便于日后檢索使用。采用信息技術，其檔案保存較完整，且可以長久保存。而紙質檔案儲存中，容易出現信息缺損、字跡模糊等問題，檔案管理人員需對檔案信息進行核查，補充信息，保證檔案完整性。由此可見，對檔案檢索機制進行優化，充分利用信息技術，簡化檔案借閱流程。

（三）完善黨委辦公室檔案管理制度。嚴格按照《內蒙古自治區電子文件歸檔與電子檔案管理試行辦法》的規定，妥善做好電子文件的保存和保密工作。實行電子、紙質檔案并存的雙套制，一并列入黨委辦公室檔案管理的接收范圍。做好電子檔案的歸檔和管理，加快檔案數字化進程，實現辦公室檔案室藏資料目錄數字化，盡快實現全文數字化，推進檔案信息化建設。黨委辦公室要結合今年的事業單位改革，成立市委檔案館，對管理機制進行優化 ，對黨委辦公室檔案管理中的檔案收集問題、歸檔問題及資料錄入等，設置專業人員監管處理，可充分提高檔案管理工作及時性，建立約束機制，保證辦公室檔案安全性。在黨委辦公室檔案儲存中，為充分保障檔案安全性，對于價值較高的檔案信息，應儲存在辦公室較高樓層中，減少檔案丟失可能。一些具有保密期限的檔案，黨委辦公室檔案管理人員需在第一時間公示檔案保密期限，對檔案整理，保密期間滿后及時調整檔案保密問題，同時對檔案材料調整進行監督。

四、結束語

綜上所示，要加強黨委辦公室檔案管理工作，需認識到其檔案管理的原則，在堅持準確性、嚴謹性、高效性的基礎上，分析黨委辦公室日常檔案管理工作中存在的問題，如檔案管理人員專業素質有待提升、管理制度落后、檔案利用效率低。了解其存在的問題后，針對問題提出對應解決措施：強化黨委辦公室檔案管理人員專業素質及管理意識、進一步完善辦公室檔案管理系統、完善辦公室檔案管理制度。黨委辦公室檔案工作優化，可有效促進市委市政府各項工作有效開展，可提高黨委辦公室日常管理工作實際效率，確保黨委辦公室檔案管理工作與經濟社會同步發展。

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