改進辦公室檔案管理工作分析

韓冰?馬冬?齊云

【摘要】伴隨經濟的快速發展，科技的不斷進步和革新，傳統的管理方式已經不再適應于現代辦公室的檔案管理，不再符合現在時代發展的需求。對于行政機關、企事業單位來說，辦公室的檔案管理是很重要的。而如今的檔案資料更多的是采用網絡信息來進行管理，采用網絡信息化的技術能夠讓管理變得更加便捷和系統化。在當前階段，如何提高辦公室檔案的管理效率是一個很重要的話題，能夠幫助相關部門的工作順利展開和進行。對于該怎么提高辦公室檔案的管理效率已經成為辦公室管理工作的重要環節。筆者對于現代辦公室檔案管理所暴露出的問題進行有關分析和探討，并提出改進方案，希望能夠促進辦公室檔案管理效率的提高。

【關鍵詞】辦公室;檔案管理;提高效率

各個單位工作的順利進行很大程度上受辦公室檔案管理工作效率的影響。效率高的話自然能促進工作順利開展，但相反，如果效率低的話，會嚴重阻礙工作的進行。在這個信息爆炸的時代，科技不斷改革創新，在各行各業得到了廣泛的應用，并得到大家一致贊譽。我們很清楚知道，如果在檔案管理中依然沿用傳統的辦公模式，那么會很大程度上被淘汰或者直接落后，拖慢我國的經濟發展步伐。為了將辦公室檔案的效率提高，并為了以后能夠將資料迅速掌握，辦公室檔案的管理工作的加強勢在必行。所以我們應該清楚認識到現在辦公室檔案管理所出現的問題，并且最快地采取一些辦法，將辦公室檔案的管理效率提高，為企業單位的順利成長開創出一片良好的土壤條件。

一、辦公室檔案管理存在的問題

（一）管理意識弱，管理方式落后。我國社會已經進入了經濟改革開放的新階段，對于人才的需求量很大，而我國檔案管理專業的人才培養與現在社會所需要的水平相差很多。根據調查，我們可以清楚發現，在一些單位中檔案管理人員大多是企業單位中的任職人員同時兼任的，很少發現企業專門進行招聘。單位企業這樣的做法很容易導致現代辦公室檔案管理的意識薄弱，檔案管理工作只是停留在表面，對日常材料的搜集和保存并不太上心，工作的責任心不強。與此同時，我們還發現很多單位的檔案管理方法仍然停留在傳統的模式上，與時代的步伐嚴重脫節，在一些偏遠地區，管理模式落后，對檔案管理的重要性也是嚴重缺乏認知。

（二）管理人員素質不高。我國現在的教育體制還不能培養出合格的可以滿足社會需求的專業檔案管理人員。我們也知道，檔案管理意識的薄弱，使得許多單位讓自己的工作人員兼職從事檔案管理工作。而他們的知識并不專業，知識層面也是不夠，缺乏相關的專業知識和必要的工作技能，這樣是當前辦公室檔案管理工作急需解決的重要問題。現在是信息快速發展的社會，為了能夠跟得上時代的步伐，要求在檔案管理工作上要應用上現代的信息技術進行輔助，這相應的要求辦公室的檔案管理人員要具備相關的現代辦公軟件操作技能。但是當面對檔案管理所出現的問題時，許多辦公室檔案管理人員就會暴露出專業技能的缺乏，水平相對較低，運用現代辦公軟件的能力不高。所以，要嚴格對待辦公室檔案管理工作人員的素質問題，這也是現代辦公室檔案能夠順利開展的重要條件。

（三）信息化建設較弱。在當前階段，現代化檔案的不斷發展，使得檔案的種類比較繁雜，這對于辦公室檔案管理人員來說也是一個不低的要求。而且又因為現在我國的檔案信息化建設還不太成熟，很多的硬件設施不能跟得上現在工作的需求，這樣也導致了很多單位的檔案管理只能停留在紙的文件管理方式上。而且現在我國的檔案機構缺少一些有關無紙質的檔案規劃戰略和相關的制度設計，系統也并不是那么規范，所以我國的檔案制度對于紙質文件產生了一定的依賴性。我國的檔案在總體上大多時候處在一個隨機的狀態，數字化信息有多種類型，有些會直接儲存到數據庫中，有些會被定下一個時間直接銷毀， 還有的會被遷移到一個臨時載體上，管理模式沒有建成一個系統型的模式，這嚴重影響到我國的現代辦公室檔案管理工作。

二、如何改進辦公室檔案管理的工作

當前辦公室檔案管理工作存在的問題較為多元化，對該方面工作質量水平的提升以及檔案的高效合理利用產生了不利影響。而要想提升企事業單位的工作效率，做好辦公室檔案管理工作是至關重要的。

（一）改善辦公室檔案管理的體系。當前我國對檔案管理工作的地位還沒有達到其相應的高度，所以說在工作中要想保證該工作順利進行，就必須建立嚴格的規章制度及管理體系。由于檔案形式較為多樣，具體展現了單位、學校等發展過程，是掌握其發展規律的重要依據，那么日后的工作制度建立過程當中，首先，要嚴格遵守國家檔案管理部門所制定的各種標準，做好檔案的收集整理等后續管理工作，充分有效地執行檔案管理標準。其次，相關管理人員要承擔起自己所負的責任，明確責任范圍，依照相關規定要求，從管理工作實際發展情況制定出一系列符合檔案管理工作的辦法與細則，這是做好檔案管理工作的重要基礎與保證。與此同時，也可以在不斷的實踐中，不斷發展和改進，確保工作能夠良好完成。

（二）管理理念不斷更新。由于檔案管理工作一直處于不被重視的狀態，相關管理工作人員在工作時往往處于一種較為懈怠的工作狀態，那么，其在進行工作時通常是處于被動的局面，并沒有積極主動地去進行相關的工作，阻礙了檔案管理工作質量與水平的提升，對利用相關檔案來加強對人們的有效服務的工作也有較為不利的影響。要使我國的辦公室檔案管理工作不斷向著標準化、規范化前進，所以我們需要設定一個合理的目標，堅持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，將辦公室檔案管理不斷完善和改進，使得它更符合現代社會的發展。

（三）提高工作人員的素質。綜上對我國單位企業的辦公室檔案管理工作人員的分析和介紹，我們可以知道大部分的辦公室檔案管理人員并不是真正的專業化，他們對于檔案管理所需要的相關技能嚴重缺乏。因此，各單位企業要重視辦公室檔案管理工作人員的專業技能培訓，可以通過多種方式進行培訓，例如請具有專業技能的導師進行培訓和講座，要做到因材施教。可以適當采取良性的內部獎懲制度，不斷提高單位企業辦公室檔案管理工作人員的工作效率，鼓勵他們認真對待工作，為自己的單位謀求更多利益，謀求更遠的發展。所以只有將辦公室檔案的管理工作人員的工作效率進行有效提高，才能真正將整個單位的工作人員效率提高。

（四）加入信息化管理。借助網絡技術的優勢，對檔案管理著手進行建設，并在具有專業能力人員的操作下，在管理上不斷融進各項新型技術，推動檔案管理工作的順利進行。

三、結束語

辦公室檔案管理可以說是單位企業內部重要的工作內容之一，在各行各業，不管是商業領域還是教育領域甚至是行政領域，都將關注的重點放在了該怎樣提升辦公室檔案管理工作效率。因此，為了提高辦公室檔案管理工作的工作效率和質量，需要不斷完善現代辦公室檔案的管理體系、不斷更新辦公室檔案管理的工作理念、提高工作人員的素質。如果真正將辦公室檔案管理工作的效率進行提高，質量得到改進，企業其他部門的工作才會得到最好的服務，整個工作的進行才會真正順順當當進行下去。改變傳統的檔案管理方式，引進新的具有現代創新模式的信息網絡化管理，讓我國的檔案管理效率能夠真正提高。

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