醫院聲像檔案數字化與信息管理機制研究

呂琳琳

【摘要】聲像檔案是一種比較特殊的載體檔案，其作為檔案的重要組成部分，廣泛利用光、電、磁等技術對豐富多彩的聲音、影像及時的記錄和保真的呈現。本文首先闡述了醫院聲像檔案的特點和含義，指出醫院聲像檔案的數字化內容、步驟，并從夯實制度保障、建設檔案管理系統、提高保管水平以及打造高素質人才隊伍幾個方面提出醫院聲像檔案信息化管理機制和工作思路，以期為我國醫院檔案的數字化管理提供可探索路徑和可參考借鑒。

【關鍵詞】醫院;聲像檔案 ;數字化管理;機制;策略

一、醫院聲像檔案的含義及主要特性

醫院聲像檔案是醫療機構在從事醫療衛生管理和臨床診療等活動中形成的以聲音和影像為載體的、具有保存價值的真實的歷史記錄。醫院聲像檔案作為特殊的載體檔案，與傳統的檔案相比較，具有直觀生動性、真實記錄性、形式多樣性以及保管特殊性等自身獨特的特性。

（一）直觀生動性。醫院的聲像檔案記錄了醫院在醫療管理和臨床診斷中形成的聲音和圖像，比如，CT片中原汁原味記載病人的身體癥狀等。因此，聲像檔案給人一種強烈的時代感和真實感，這是紙質檔案無法代替的。

（二）載體的多樣化。眾所周知，紙質檔案的載體是紙張，而聲像檔案的載體比較多樣化，包括音頻、視頻、照片、縮微膠片、磁帶和光盤等多種形式。

（三）真實記錄性。醫院聲像檔案的真實記錄性主要表現在其真實地記載診療、行政等活動的可視可聽性。為醫院的行政管理、病人查檔、醫療糾紛等提供第一手可靠的憑證。

（四）保管特殊性。聲像檔案是由光、磁、電等感光和磁性材料組成的，在保管條件上，與紙質檔案有本質的區別。醫院聲像檔案保管條件的好壞直接決定著聲像檔案的“壽命”。

二、醫院聲像檔案數字化的內容、步驟及方法

（一）醫院照片檔案數字化的內容、步驟及方法。1.照片檔案掃描方式的選擇。照片檔案一般分為彩色照片和黑白照片兩種形式。照片掃描方式的確定一般按照照片的顏色來獲取數字圖像。例如，有些年代久遠的老照片是黑白顏色的，經過幾年以后開始泛黃，那么在掃描時，我們需要選擇的圖像保存模式設置為彩色模式，這樣輸出打印出來的照片更加接近原圖像。2.照片分辨率的確定。準確的分辨率的選擇能夠保證在照片的存儲和處理過程中的質量度和清晰度。一般來說，分辨率的大小是由照片的最后使用目的來決定的。比如說，我們在進行照片掃描時，設置的分辨率過低，輸出的照片精度不清晰。反之，設置的分辨率過高會使生產文件體積過大，導致存儲空間不足。3.照片檔案的存儲格式。對照片進行掃描后，選擇哪種存儲格式比較好呢？應當遵循保證照片色彩，同時還要考慮照片的大小和對比度等問題。照片檔案的存儲格式有TIFF和JPEG兩種方式。TIFF和JPEG兩種方式都各有優點和缺點，TIFF格式的圖像比較大，打印效果好，是無損失壓縮圖像，但占用空間很大。JPEG格式的圖像是將圖像進行壓縮，方便網絡傳輸，雖然不影響瀏覽效果，但打印效果較差。4.數字圖像階調受位深的影響。黑、白、灰色和彩色信息是位圖圖像中的主要像素代表。比特位數是用來衡量計算機記錄中的每個像素的光亮信息的。比如說，如果只使用一位來記錄像素信息，其像素只能選擇白色或者黑色;那如果使用二位代表像素信息，有黑、白、灰、彩色可能表示灰度的區別，8位有256級的灰度，24位信息能夠提供1.6千萬個可能的顏色。位深是數字圖像反映顏色精度的重要指標，使用位數越高，描述的灰度級越高。

（二）醫院音頻檔案數字化的內容、步驟及方法。1.前期準備。首先醫院要研究錄音磁帶的數字化計劃，合理安排數字次序;然后對擬進行數字化的錄音磁帶的質量和完整性查驗。2.確定轉錄參數。根據聲音質量選擇參數，采樣頻率可選擇44.1Hz或更低的;聲音樣本的大小可選用16位或更低的。

3.數字化轉錄。通過錄音機播放磁帶，進行轉錄。轉錄過程實際就是把模擬聲音信號變成數字信號。4.生成文件并刻錄光盤備份、填寫文件說明。

三、構建醫院聲像檔案管理的機制及工作思路

目前，我國醫院的聲像檔案管理中還普遍存在意識不強、重視不夠、職責不明晰、收集不齊全、制度和管理不健全等相關問題。下面筆者從夯實制度保障、建設檔案管理系統、提高聲像檔案保管水平以及打造高素質人才隊伍四個方面展開探討。

（一）提高重視，夯實醫院聲像檔案制度保障。1.提高重視是關鍵。據調研，有些醫院管理中對于聲像照片檔案的管理不夠重視，沒有意識到聲像檔案的重要作用和重要價值。聲像檔案的管理工作僅僅依靠檔案館（室）的力量是遠遠不夠的，需要領導的重視、檔案室人員的宣傳以及用戶檔案意識的提高三方面的共同努力。2.制度保障。醫院應當根據相關的《檔案法》、國家檔案局頒布的《磁性載體檔案的管理與保護規范》以及《照片檔案管理規范》等檔案法規，并依據各個醫院自身的特點和具體情況制定并實施適合自己的聲像檔案管理制度，只有制定了明確、詳細的聲像檔案管理條例，才能讓聲像檔案管理工作有法可依、有據可查。

（二）加強保密建設醫院聲像檔案管理系統。首先，開發完善的、標準的聲像檔案管理數據庫系統，遵循檔案的文件生命周期理論，從源頭上確保聲像檔案的收集齊全完整。同時，建立目錄數據庫和全文數據庫，將聲像檔案按照類別、年度、內容、形成時間進行有序的結構性整理，并且要對重要的聲像檔案加強保密管理，網絡管理員要定期對聲像檔案管理系統進行維護、更新。其次，對于在醫院檔案管理系統上保管的聲像檔案，要保留電子檔案運行的原數據和提供利用的記錄，有穩定的網絡確保聲像檔案能夠運行和保存，在聲像檔案相關數據合理轉化的過程中，要保證聲像檔案的安全，防止病毒入侵。檔案保管外包機構要經常對管理軟件、防火墻軟件等進行升級，在一定程度上，可設置檔案上傳和下載的安全等級。

（三）經費保障提升醫院聲像檔案的保管水平。1996年1月1日，國家檔案局頒布的《磁性載體檔案的管理與保護規范》中對磁性載體檔案的保存環境、管理制度等進行嚴格規定。一般情況下，庫房溫度控制在15℃-27℃范圍內，濕度控制在40%-60%范圍內;每晝夜波動幅度溫度在±3℃范圍之內、相對濕度在±5%范圍之內。同時做好防潮、防光、防污染、防蟲等工作。另外，聲像檔案的保管條件比較高，因此，醫院應該盡全力改善聲像檔案的庫房保管條件，投入經費保障。

（四）終身學習加強醫院檔案管理者人才隊伍建設。伴隨著互聯網、信息化的迅速發展，醫院聲像檔案的數字化管理給醫院檔案管理者提出更高的要求，醫院檔案管理者只有不斷地豐富自己、提升自己，才能在信息化浪潮中不被淘汰，才能適應時代發展的需要。首先，打造一批高素質的醫院檔案工作者隊伍，提高檔案工作者的主觀能動性和積極性，增強檔案工作者的專業知識水平和信息化水平。其次，結合聲像檔案管理的模式，定期組織醫院檔案工作者參加培訓，聽專家講座，增強他們的職業素養。最后，聲像檔案管理者應樹立終身學習的思想，用豐富的理論知識武裝自己，掌握最新的聲像檔案管理動態，關注信息領域的更新與升級。

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