水電企業(yè)文書檔案管理工作的建議

吳文玲

【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，水電行業(yè)成為重點(diǎn)領(lǐng)域，其文書檔案管理也更顯重要性。立足信息時(shí)代，文書檔案管理面臨新環(huán)境，管理模式與方法發(fā)生變化，信息化建設(shè)勢(shì)不可擋，成為制約水電企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要因素。為此，要結(jié)合水電企業(yè)文書檔案管理實(shí)踐，明確其管理的價(jià)值，以信息化建設(shè)為方向，掌握基本建設(shè)原則，形成有效發(fā)展策略，更好地服務(wù)于檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)水電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康穩(wěn)定發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】水電企業(yè);文書檔案管理;建議

文書檔案是企業(yè)發(fā)展的重要載體，是水電企業(yè)客觀事實(shí)以及決策的客觀主體，充分發(fā)揮檔案資料借鑒與參考的價(jià)值，更顯信息支撐的強(qiáng)大性。文書檔案是水電企業(yè)檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容。面對(duì)水電行業(yè)飛速發(fā)展，文書檔案管理需要以新需求為方向，積極創(chuàng)新理念，堅(jiān)強(qiáng)管理模式，加快信息化建設(shè)，增強(qiáng)文書檔案管理的效率與質(zhì)量。

一、水電企業(yè)文書檔案管理的必然性

在文書檔案管理中，以文書管理與檔案管理為主，二者關(guān)系緊密，缺一不可。文書檔案管理人員需要正視二者關(guān)系。面對(duì)新的發(fā)展環(huán)境，尤其是信息化建設(shè)的加速，檔案資源建設(shè)成為焦點(diǎn)，新技術(shù)促使文書檔案管理載體增加，獲得新的發(fā)展契機(jī)。同時(shí)，挑戰(zhàn)重重，在人員結(jié)構(gòu)、資金投入、管理方式等多方面都存在不足。基于此，文書檔案管理勢(shì)在必行，要結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際，以新時(shí)代為契機(jī)，積極創(chuàng)新發(fā)展思維，轉(zhuǎn)變管理理念，結(jié)合實(shí)際需求，保證文書檔案管理的實(shí)效性，為水電企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、重視遵守文書檔案管理基本原則方針

（一）遵循保密性原則，正確處理檔案封閉與開放的關(guān)系。水電企業(yè)文書檔案具有一定的保密性，其保密級(jí)別多樣，以絕密、機(jī)密、秘密以及內(nèi)部文件為主。通常，水電企業(yè)的檔案資源多為秘密文件與內(nèi)部文件，在管理實(shí)踐中，要以企業(yè)利益為方向，合理落實(shí)保密性原則。當(dāng)前，科技發(fā)展迅速，文書檔案保密工作面臨挑戰(zhàn)，要落實(shí)有效的保密措施，增強(qiáng)保密觀念，保證將責(zé)任落實(shí)到人，避免出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。另外，要正確處理保密與日常管理之間的關(guān)系，保證共享適度，避免封閉化，以便更好地服務(wù)于水電企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)。

（二）遵循行業(yè)規(guī)范，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化原則。在文書檔案管理中，科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化是方向。水電企業(yè)文書檔案需要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，發(fā)揮文書檔案管理制度的保障性功能，落實(shí)統(tǒng)一化建設(shè)。具體講，在文書檔案管理中，要使用專業(yè)與標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語與代碼，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的收集整理與鑒定規(guī)范。結(jié)合文書來源渠道，進(jìn)行檔案合理分類，做好價(jià)值性資料的立卷歸檔，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)水電企業(yè)經(jīng)營狀況的真實(shí)反饋。

（三）以信息化為方向，將優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在文書檔案管理全過程。目前，電子化檔案成為趨勢(shì)，文書檔案信息化帶來了全新的文書檔案管理方式，能夠在緩解工作強(qiáng)度的同時(shí)，促進(jìn)查詢與應(yīng)用的高效性。但是，信息化不是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行否定，尤其是其自身的原始性與法律性特質(zhì)更是無法被取代。因此，在文書檔案管理中，要合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到檔案收集、歸檔以及保存管理中，借助信息化網(wǎng)絡(luò)對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，以適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需要，更好地服務(wù)于檔案的高效利用。

（四）重視發(fā)揮文書檔案最大化價(jià)值，以提升檔案資料利用率為目標(biāo)。水電企業(yè)文書檔案的作用主要涉及幾個(gè)方面。首先，要充分體現(xiàn)指導(dǎo)性的作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門工作的有效引導(dǎo)，以便充分發(fā)揮各種文件的借鑒作用。其次，文書檔案的有效管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)員工行為的有力規(guī)范，維護(hù)企業(yè)經(jīng)營順利進(jìn)行。再者，文書檔案能夠?yàn)椴块T之間的溝通提供橋梁。除此之外，文書檔案在宣傳方面的作用也不容小覷。基于此，文書檔案更顯企業(yè)經(jīng)營的憑證性作用，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)行為的全面反饋，也是決策的依據(jù)。

三、加強(qiáng)水電企業(yè)文書檔案管理工作的對(duì)策

（一）制定有效的文書檔案管理目標(biāo)，保證管理方向的科學(xué)性。對(duì)于水電企業(yè)文書檔案管理工作，主要以國家及行業(yè)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，嚴(yán)格遵守相關(guān)管理辦法與程序，增強(qiáng)管理的科學(xué)性，保證規(guī)范性。為此，文書檔案管理目標(biāo)的明確是首要任務(wù)，以保證工作方向的端正性，為文書檔案服務(wù)功能的發(fā)揮提供保障。依托科學(xué)的目標(biāo)管理，能夠及時(shí)進(jìn)行總結(jié)與分析，有利于整個(gè)管理工作的有序進(jìn)行。

（二）構(gòu)建合理管理流程，提高檔案管理的規(guī)范性。對(duì)于文書檔案管理，管理效果是影響管理質(zhì)量的核心要素。為此，在文書文件處理過程中，要構(gòu)建專業(yè)的管理制度與工作流程，以便切實(shí)提高檔案規(guī)范性，為檔案整體質(zhì)量的增強(qiáng)奠定基礎(chǔ)。具體講，首先，紙質(zhì)文字檔案需要保證清晰，目的是有效延長檔案保管期限，尤其是在現(xiàn)代化辦公環(huán)境下，需要選擇有利于長期保管的材料。其次，嚴(yán)格遵守檔案印制與裝訂規(guī)范。再次，在進(jìn)行文書檔案收集的時(shí)候，需要以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，結(jié)合水電企業(yè)經(jīng)營發(fā)展實(shí)際，保證檔案收集的完整性，維護(hù)檔案價(jià)值。結(jié)合企業(yè)發(fā)展行為，以部門、時(shí)間、業(yè)務(wù)類型為依據(jù)，合理進(jìn)行檔案文件的分類。

（三）以信息化為背景，全面進(jìn)行文書檔案管理創(chuàng)新。

1.積極搭建文書檔案管理平臺(tái)。以水電企業(yè)發(fā)展實(shí)際為依據(jù)，積極建立文書檔案管理平臺(tái)，目的是強(qiáng)化管理的集中性，提升信息的共享水平。文書檔案管理的目的是大力挖掘信息價(jià)值，為企業(yè)決策服務(wù)。為此，要以信息技術(shù)為手段，強(qiáng)化對(duì)多種類型文書檔案的整合，以數(shù)字化處理為方向，提升信息傳遞效率，鑒于文書檔案的特殊性，可以以模塊化為手段，創(chuàng)建模塊化管理方式，滿足文件檔案的加工處理，以提升檔案收集的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。針對(duì)文書檔案的存儲(chǔ)，要重視創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮預(yù)歸檔的作用，主要涉及一些價(jià)值性較高的文件資料，以便有效維護(hù)檔案的完整性，將資料分類與管理落實(shí)到位。2.發(fā)揮模塊化管理的優(yōu)勢(shì)，將文書檔案管理與水電企業(yè)發(fā)展進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)同步性。因此，要重視構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以整合為切入點(diǎn)，搭建信息化管理系統(tǒng)，積極進(jìn)行軟硬件升級(jí)換代，與新型辦公系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，強(qiáng)化對(duì)電子檔案的有效管理，滿足檔案信息操作之需，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)資源的高度共享。除此之外，文書檔案管理需要與水電企業(yè)發(fā)展的同步進(jìn)行，動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)掌握水電企業(yè)發(fā)展實(shí)踐，保證對(duì)檔案價(jià)值的準(zhǔn)確評(píng)估，有序推進(jìn)加工、處理以及保存環(huán)節(jié)的進(jìn)行，增強(qiáng)系統(tǒng)兼容性，維護(hù)數(shù)據(jù)安全性與完整性。3.加強(qiáng)數(shù)字化文書檔案安全管理建設(shè)。立足水電企業(yè)文書檔案管理信息化，安全問題是重點(diǎn)，需要從多角度出發(fā)，將安全管理落實(shí)到位，維護(hù)信息安全性與可靠性。首先，要設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)，借助物理安全隔離層維護(hù)信息安全。其次，要合理使用防火墻，加強(qiáng)信息過濾于阻截，避免遭受攻擊。最后，合理設(shè)置文書檔案使用權(quán)限，保證訪問層級(jí)合理。針對(duì)水電企業(yè)實(shí)際，對(duì)文書檔案保密與檢索系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)保密的層級(jí)性特征。

（四）建立融文書檔案管理與現(xiàn)代化管理技能于一體的復(fù)合型人才隊(duì)伍。為了推動(dòng)水電企業(yè)文書檔案管理的有序進(jìn)行，人員建設(shè)不容忽視，整體素質(zhì)高低是決定管理效果的主要因素。因此，要全面加強(qiáng)文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。首先，要樹立端正的職業(yè)理念，擁有較強(qiáng)的職業(yè)責(zé)任，積極投入檔案管理事業(yè)。其次，要敢于創(chuàng)新，善于創(chuàng)新，在工作中進(jìn)行開拓，轉(zhuǎn)化管理思想，正視信息化帶來的影響力，積極調(diào)整知識(shí)儲(chǔ)備與結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，與檔案管理實(shí)踐相結(jié)合，能夠熟練應(yīng)用文書檔案管理系統(tǒng)與平臺(tái)，以更好適應(yīng)文書檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)環(huán)境，從根本上為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。

四、結(jié)束語

綜上，在新的發(fā)展階段，水電企業(yè)在社會(huì)發(fā)展中凸顯戰(zhàn)略性地位，水電企業(yè)文書檔案管理工作也成為影響其整體管理水平的重要方面。為此，要立足新時(shí)代，以水電企業(yè)發(fā)展實(shí)踐為背景，結(jié)合信息化發(fā)展環(huán)境，將文書檔案管理工作納入整體管理范疇，在遵循文書檔案管理規(guī)律與原則的基礎(chǔ)上，剖析發(fā)展過程中存在的問題與難題，重視建立完善的有力的檔案管理機(jī)制，探索信息化發(fā)展模式，依托高素質(zhì)的管理人才，切實(shí)提升文書檔案管理效率，為水電企業(yè)提供更加準(zhǔn)確與全面的數(shù)據(jù)信息，加快規(guī)范化、科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為水電企業(yè)未來發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]嚴(yán)卉.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析[J].信息通信，2019（06）：153-154.

[2]盛雪艷，王堅(jiān).創(chuàng)新企業(yè)文書檔案管理工作探討[J].蘭臺(tái)世界，2019（S1）：156-157.