“五位一體”協同機制提高醫院檔案管理質量

林海

【摘要】在醫院管理體系中，檔案管理是重要的組成部分，借助加強醫院檔案管理的自身建設來推行“職責、流程、控制、標準、考核”五位一體的協同體系，這樣不僅可以提高醫院檔案管理工作效率，同時還可以進一步提升醫院檔案管理質量。本文主要分析醫院檔案管理的作用與價值，并進一步闡述醫院檔案管理工作存在的常見問題，最后探討在五位一體協同機制背景下提升醫院檔案管理質量的對策。

【關鍵詞】醫院;檔案管理;五位一體;管理質量;分析

當前，隨著政府對醫院建設發展的規劃，醫院逐漸從追求經濟效益轉變為追求社會效益，實現了公益化發展。在醫院各項管理體系中，需要加強檔案管理，這對于醫院實現現代化發展有著極大的作用。醫院檔案管理工作會涉及論文、發展史、病歷資料以及診療文書等，所以說醫院檔案數據信息是醫務工作者研究醫學的關鍵，同時也是宣傳的重要資料。在新時期發展進程中，必須要加強醫院檔案管理工作，這對于醫院發展有著一定的現實意義。

一、醫院檔案管理的作用和價值

醫院檔案管理工作主要包含醫院發展的信息文件和患者就診信息，在對檔案進行專業化與科學化建設的過程中，醫院自身需要健全檔案管理，讓檔案可以為學術研究和技術探索提供實例資料。另外，針對病人來說，檔案可以對病人的就診情況和恢復情況詳細記錄，以便醫院幫助更多此類病人康復。最為重要的是完善的檔案管理可以對醫患糾紛提供真實的證據。在此背景下，可以發現醫院檔案管理對醫患雙方都有著十分重要的意義，所以，各個醫院都需要改變傳統紙質檔案的管理方式，使傳統檔案管理可以與信息技術進行融合，這樣不僅可以提升檔案管理的有效性，同時還可以進一步提升醫院的整體管理實力。

二、醫院檔案管理工作中存在的常見問題

（一）檔案管理混亂，管理職能不清。醫院檔案管理通常都是由行政部門綜合負責，但因為歷史原因和醫院管理要求，行政部分只管理文書檔案、科技檔案以及音像檔案，而醫療文書檔案都分散在各個業務部門，導致出現一個單位多部門管理檔案的現象。

（二）檔案意識薄弱資料收集不全面。當前，大部分醫院都只收集一些紅頭文件，不重視收集其他方面的檔案，例如在醫務活動中所形成的資料、學術活動中的報告以及醫務工作者發表的科研成果等檔案，醫院對這類檔案的收集都較為零散，所以，導致檔案內容難以反映真實的歷史事實。另外，醫院諸多檔案管理工作人員所學專業都與檔案管理不一致，對檔案知識不夠了解。多種原因導致醫院檔案管理人員的責任心較差，使重要檔案資料流失嚴重。

（三）醫院檔案內容界定與管理范圍不清。隨著社會的快速發展，各個行業的檔案管理內涵與外沿都在發生改變。在醫院檔案管理工作中，其范圍也發生了一定的改變，逐漸從當初的文書檔案、照片檔案轉變為科研檔案、磁盤檔案、數據檔案等等。因為醫院對納入檔案管理的內容沒有統一要求，導致各個醫院都是根據自己的理解來對檔案進行收集和管理，這樣就會使很多應該收集的檔案沒有收集，而不需要收集的檔案卻納入檔案管理中。

三、分析“五位一體”協同機制在提高醫院檔案管理質量中的實踐

（一）全面明確檔案管理職責。在醫院檔案管理工作中，應貫徹落實《檔案法》與《保密法》，在履行檔案管理職責與責任的同時，進一步提升醫院檔案管理效率。在過程中首先應該加強檔案工作管理，讓管理人員可以從思想上自覺將檔案管理工作與五位一體機制進行融合，同時還需要結合醫院實際發展情況，使檔案可以規范管理，讓其可以自我完善、自我革新。其次應構建量化管理標準，設置完善的獎懲制度體系，這樣可以有效提升檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。最后需要優化管理，融合時代發展要求來健全檔案管理制度，將檔案規范管理融入醫院年度考核中，這樣可以保障檔案管理人員有序進行檔案的收集與保管。

（二）細化醫院檔案管理工作流程。醫院檔案管理工作應改變原有工作流程，使檔案管理工作可以更加精細化，這樣可以明確檔案管理中的重點，同時還可以及時發現問題、解決問題。另外，還應加強總結與考核，使考核與標準可以實現融合。控制醫院檔案收集的全過程，提升檔案管理人員對業務操作的熟練程度，這樣不僅可以提升檔案管理工作效率，還可以使檔案管理人員提升對檔案收集質量的重視程度。

（三）提升檔案風險管理。針對醫院檔案風險管理來講，應完善管理制度與管理標準，進一步明確檔案收集流程和規定。在做好檔案管理常規工作的同時，還需要培養管理人員的風險意識，加強其對檔案管理的重視程度。重點突出檔案風險控制，可以以流程、預案的模式來固化解決方案。針對重要檔案來講，需要做好防火、防蟲、防盜工作，只有檔案管理人員才可以進入檔案重地，這樣可以有效保障重要檔案的安全性。

（四）規范檔案基礎管理。醫院檔案管理為實現流程可視化、工作量化的效果，需要認真編制檔案工作模式、設置檔案借閱登記表格、檔案庫房安全檢查表格等模板，以此來完善檔案管理基礎工作。對各類檔案進行分類管理，設置多個分類區域，如實物、聲像、電子文件等等。另外，還需要重視收集重要活動檔案，以此來豐富檔案內容，以做好基礎管理為原則，運用分散管理、統一制度的方式來使檔案管理實現規范化、標準化。

（五）提升醫院檔案管理工作效益。1.需要加強檔案管理人員的服務意識，不斷拓展相應的服務領域。檔案管理屬于服務性工作，服務主要是借助檔案利用來實現的，檔案再次利用時，可以讓使用部門認識到檔案在本職工作中的作用，進而加強使用者對檔案的意識。從某種角度來講，檔案信息資源的提供和利用是最為直接的檔案管理宣傳工作。2.構建完善的三級管理網絡，以此來形成垂直式管理模式。為進一步適應檔案管理的現代化需求，醫院檔案管理體系需要構建檔案管理網絡，然后根據實際需要成立多個小組，醫院各個科室都需要設置1名兼職檔案管理人員，進而形成三級管理網絡。科室兼職檔案管理人員主要負責收集和整理自己部門且對未來工作有利的檔案資料，然后都需要向檔案室遞交。3.醫院檔案管理工作應實現現代化，全面發揮計算機在檔案管理工作中的價值。借助計算機來收集、傳遞以及開發檔案信息。將檔案內容依照行政管理、業務管理以及基本建設等分類輸入到計算機中，這樣在檢索檔案時，可以根據檔案類別來進行搜索，不僅可以節省時間，還可以避免人工檢索出現的問題或失誤。

（六）提升檔案管理隊伍建設。隨著醫院的快速發展，對醫院檔案管理工作人員也提出了全新的要求。醫院應重視對檔案管理隊伍的建設，在過程中，不僅需要提升檔案管理人員的政治素養與法律意識，同時還需要加強人才培養力度，提升其主動服務意識，定期對檔案管理人員進行培訓，讓工作人員可以更好地發揮自身能力，進而提升醫院整體檔案管理水平和質量。

四、結束語

綜上所述，在醫院發展進程中，檔案管理對其健康發展有著十分重要的作用和意義。身為醫院檔案管理工作者，不僅需要改變以往傳統的工作觀念，還需要發揮出自身的主觀能動性，學習先進的管理理念和完善的管理制度，以便為醫院檔案管理提供優質的服務。在提升醫院檔案管理質量的同時，還可以促進醫院健康、穩定發展。

【參考文獻】

[1]許賢雄.新時期做好醫院綜合檔案管理工作的創新思路分析[J].辦公室業務，2018（23）：100.

[2]姚毅.醫院人力資源管理中醫院人事檔案信息發揮的作用分析[J].中國市場，2017（15）：208-209.

[3]劉紀華.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用與價值分析[J].祖國，2017（22）：83-83.

[4]吳國萍.腫瘤專科醫院住院醫師規范化培訓檔案管理的實踐及思考[J].中國腫瘤，2019，28（7）：513-516.

[5]李桂萍.基于大數據驅動下醫院檔案管理數據分析方法與應用決策的思考[J].蘭臺內外，2019（2）.