學校干部人事檔案現狀與管理

李志香

【摘要】干部的個人詳細資料都存在每個人的檔案中，干部人事檔案是選拔任用干部的重要依據之一。因此，干部人事檔案信息的管理，將會越來越得到重視。

【關鍵詞】干部人事檔案;管理;創新

一、檔案管理單位對人事檔案管理工作不夠重視

干部人事檔案在個人生活工作中越來越重要，也越來越規范，無論對個人還是對單位都有重要關系，在學校、個人日常生活和教學管理中起著舉足輕重的作用，是個人參與社會活動的重要依據，起到作為法律依據和參考借鑒的作用。人事檔案管理工作主要涉及檔案收集、檔案整理、保管維護和檔案借閱等幾個重點內容，目前極大一部分人甚至是單位領導認為只要是個人就能勝任檔案管理工作，隨隨便便指定一些人來干這份工作，但事實并非如此，檔案管理紛繁復雜，不能簡單地認為人事檔案管理就是對個人檔案材料進行簡單的保管。隨著經濟發展空間結構的深刻變化以及“一帶一路”國家倡議的推進，人事檔案信息的利用率會與日俱增。 科學技術的發展給生活帶來了極大的方便，然而干部人事檔案工作依然落后于時代的發展，主要還是以紙質為主，工作效率低，技術落后，而且還存在許多問題：比如信息不全面，數據存在誤差，更新費時又費力，而且紙質版的信息容易丟失，損壞，混亂，同時恢復信息既困難又麻煩。為改變這一現狀，應改變落后的技術手段，發展更高效、科學、方便的干部人事檔案模式。

二、嚴把人事檔案材料審核關，保證人事信息的準確性

現在國家對各個層次教育工作不斷重視，對學校的管理力度也不斷加強。為了全面發展改變人事管理，需要對人事檔案網絡化和信息化加強管理。目前，國家也明確提出從嚴管理干部人事檔案，同時大多數單位領導也逐步開始認識到人事檔案管理工作的重要性，都希望單位人事檔案工作提高到新的水平。

（一）提高認識，抓好人事檔案材料入口關。對收集的材料做好審核，確定是否應歸入人事檔案、材料是否真實準確、是否存在涂改、是否齊全完整、填寫是否規范、手續是否完備、檔案整理是否符合要求等，確保材料的準確性。

（二）做到“凡進必審”。對于新招錄人員及新轉入的干部人事檔案，提早甄別涉及年齡、工齡及學歷、獎懲情況等重要信息材料，堅決杜絕涂改造假及違規進人現象。

（三）收集檔案材料，完善檔案內容。用定向、定時、追蹤等方法多渠道全方面收集檔案材料，完善檔案內容。首先，要對即將選拔的干部的鑒定類、考核類以及履歷類檔案資料進行收集，通過定向及定期有效結合的方式來對這些資料進行收集，確保干部檔案資料的完善與完整。其次，要加強對干部職稱評定、工作表彰、任免以及違法違紀處理等環節的資料整理，提升對干部德、能、勤、績、廉等方面的材料收集的重視程度。最后，要完整的收集有效反映干部政治素養、道德品質以及工作作風方面的資料，將這些資料進行統一整理和規整，以便于供上級部門調閱和使用。

（四）增強人事檔案的時效性與真實性。對于干部人事檔案來說，信息的準時性和真實性是極為重要的，為了增強其人事檔案的準時性和真實性，要增強人事檔案管理的動態性，固定時間整理人事檔案資料，對已有資料進行檢查，對于不重要無意義無須保存的資料進行刪減，增加新的內容，這樣既利于資料的管理同時又利于人力資源管理部門全面了解干部人員的真實情況。增加并擴寬信息容量，使信息管理體系和處理系統得到完善，從而提高效率。

三、促進干部人事檔案工作制度化規范化信息化建設

加快規范干部人事檔案工作，并制定相關制度，同時使其信息化。為了使人事檔案工作信息化，應盡快完善信息管理系統，加快建設干部信息庫和干部電子檔案，從而改善工作效果和質量。此外，還要強化干部檔案工作隊伍的服務能力水平，定期進行培訓，專業化更強。1.定期開展檔案宣傳工作，印刷有關的檔案基本知識的宣傳材料，分發給教職員工和相關職能部門的工作人員，通過這些方式讓學校教職員工了解人事檔案工作的具體流程以及具體要求，從而提高人們對人事檔案管理工作的重視和檔案材料及時歸檔的思想意識。2.檔案管理部門要及時進行上下溝通、交流，對上不時提醒單位領導檔案對學校以及將來學校發展的重要性，對下要時刻關注學校各種人員變動，及時收集材料，對教職員工提出專業的歸檔建議及要求，為人事檔案收集工作奠定扎實的基礎。這樣檔案管理人員管理檔案輕松，材料收集快速，不用為材料流失著急，各種關系理順、工作氛圍和諧，每個教職工逐步都有人事檔案參與意識，并自覺地進行檔案材料的收集、整理工作，人事檔案管理人員提高了材料填寫的規范性，能及時對材料進行整理和歸檔。

四、提升對檔案資料保密的重視程度，設置嚴密的檔案安保措施

實體檔案的保管應該有專室專柜保管，檔案放置的地方注意保持通風、干燥。檔案的傳遞過程應該有明確的時間和姓名登記，檔案員需要實時追蹤檔案的位置。電子文檔的分享需要設置密碼，使用者需要進行身份認證，防止干部檔案資料隨意泄露。另外電子文檔必須設置備份，備份的設備應該和實體檔案一起被嚴格保護起來。檔案資料的傳輸必須有一定的保護措施，必要情況下需要使用加密文件。檔案作為干部工作歷程記錄，含有很多的重要信息，信息外漏將對干部工作以及升遷任免造成一定的影響。因此，檔案管理部門一定要做好實體人事檔案的安全保護措施。

五、不斷加強人事檔案管理人員隊伍建設，保證干部檔案規范化

（一）提高領導重視程度。不少領導認為人事檔案管理工作就是簡單的材料收集及整理，往往存在“說起來重要、抓起來次要、用起來需要、忙起來忘掉”的現象，長此以往，檔案材料完整性、真實性從何而來？這就必須要將檔案管理工作納入日常的工作議程中，領導要定期向管檔人員了解干部檔案實質，積極解決檔案管理人員工作中遇到的問題，只有上下配合，才能形成良好工作格局。

（二）加強管檔隊伍建設。具有高度的責任心和原則性，良好的政治素養和思想品德是對人事檔案管理工作人員的必然要求。一是多組織培訓，在注重業務培訓的同時，更應該注重職業素養培訓，使管檔人員認識到檔案管理的重要性，認識檔案管理的基本原則和底線，確保檔案不失真。二是要注重人事檔案管理人員的培養，人事檔案管理是默默無聞的一項工作，工作成效顯現緩慢，應把從嚴管理和關心愛護結合起來，從思想、學習、工作、生活等方面關心管檔人員，調動他們的工作積極性，打造富有“安、專、迷”精神的人事檔案隊伍。

（三）配備專業專職檔案管理人員。檔案管理人員的流動性較大，應當配備專職、專業的檔案工作人員。目前，很多學校普遍存在將人事檔案管理工作視為無關緊要的工作的情況，檔案管理人員更是流水一般更換交替，專業的檔案管理人員更是少之又少，大多都是根據實際工作進行崗位調動，有些甚至文化水平很低，檔案管理人員流動大的問題普遍存在。很多人對檔案管理也抱著敷衍了事的心態。大部分工作人員身兼數職，不可能像專職檔案人員一樣將精力主要投身在檔案管理上，從而導致在工作中普遍存在檔案專業知識不完備，也給人事檔案管理工作的帶來了極大的挑戰。在這種檔案管理人員流動性大、配備不足、文化層次不齊的情況下，專業專職的人事檔案工作人員是形勢所需。學校應結合人事檔案管理工作的實際，確保檔案管理人員配備的充足性和有效性，同時定期進行培訓。

六、結語

總之，人事檔案在干部選拔任用中起著至關重要的作用，它能使我們更好地了解每一個人的過去、現在，也能夠使我們在一定程度上預見未來。如今經濟的飛速發展，使我們國家人事檔案管理工作也在快速發展，我們既要做好檔案的收集、整理、歸檔、審核工作，還要順應時代發展，為組織干部工作作出更大貢獻。

【參考文獻】

[1]蘇玲.干部人事檔案管理中存在的問題及創新策略[J].中外企業家，2017（09）.

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