辦公室檔案手稿整理歸類技術(shù)分析

趙琳紅

【摘要】信息化背景下，辦公室文件多以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)，最終輸出數(shù)字化文件，但在檔案文件管理時(shí)，數(shù)字化文件中的瑕疵等需要通過原始手稿來確認(rèn)，因此辦公室手稿整理技術(shù)在信息化時(shí)代仍舊十分重要。本文就針對(duì)辦公室檔案手稿整理歸類的原則、流程等進(jìn)行分析，并針對(duì)辦公室檔案手稿整理中可能存在的問題進(jìn)行研究，并提出應(yīng)對(duì)策略，促進(jìn)后續(xù)辦公室檔案管理技術(shù)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案;收稿;整理歸類

一、檔案整理的原則

整理是按照檔案原則，對(duì)檔案和手稿進(jìn)行實(shí)物和智力控制的過程。在整個(gè)安排過程中，必須牢記兩個(gè)目標(biāo)：保護(hù)記錄的完整性和身份，并使其便于研究。檔案管理員根據(jù)出處和原始順序做出安排決定，并建立對(duì)材料分組而不是單個(gè)項(xiàng)目的控制。根據(jù)出處和歸檔結(jié)構(gòu)，最多可建立五級(jí)控制。當(dāng)手稿和檔案雜亂無章時(shí)，檔案工作者必需要對(duì)檔案進(jìn)行整理，使其具有一定規(guī)律性。

（一）過程原則。任何負(fù)責(zé)管理手稿或檔案收藏的人面臨的第一個(gè)挑戰(zhàn)是組織材料并提的訪問途徑。正如我的一位同事經(jīng)常說的那樣，檔案管理員的基本職責(zé)是知道你擁有什么，以及在需要時(shí)如何找到它。按照檔案原則對(duì)檔案和手稿進(jìn)行實(shí)物和智力控制的過程稱為整理。

（二）檔案源頭原則。檔案源頭，檔案理論的核心原則，規(guī)定起源于一個(gè)辦公室、機(jī)構(gòu)或個(gè)人的記錄必須組合在一起，而不是與其他任何人創(chuàng)建的記錄混合。這種對(duì)記錄產(chǎn)生的認(rèn)識(shí)是檔案和手稿整理的基礎(chǔ)。當(dāng)記錄按主題或格式重新排序時(shí)，無論其出處如何，都會(huì)失去其作為人類活動(dòng)和制度功能記錄的本質(zhì)特征。因此，檔案整理的出發(fā)點(diǎn)是對(duì)手稿和檔案的來源進(jìn)行識(shí)別和維護(hù)。

（三）檔案關(guān)聯(lián)原則。為了提高對(duì)檔案材料是如何創(chuàng)建和使用的理解，檔案工作者必須保留由檔案創(chuàng)建者建立的檔案聯(lián)系。這使我們能夠看到檔案收藏中的記錄之間的關(guān)系 ，可以很容易地遵循出處和原始順序的原則，控制稿件和檔案的有序轉(zhuǎn)移。然而，在許多從各種外部來源收集手稿的檔案庫中，如已解散的組織和已故的個(gè)人，可能沒有原始秩序的表象。手稿和檔案可能會(huì)以一種令人困惑的形式出現(xiàn)，這與試圖揭示它們之間的相互關(guān)系或原始用途的努力背道而馳。

二、檔案訪問過程管理

獲取檔案材料第一階段會(huì)涉及各個(gè)方面，包括行政、法律、實(shí)體和知識(shí)控制權(quán)等。在將材料轉(zhuǎn)移到存儲(chǔ)庫之前，就要在原檔案存儲(chǔ)地進(jìn)行初步工作，以確定并組織材料的移動(dòng)。如果手稿和檔案來自外部來源，則必須準(zhǔn)備并簽署一份贈(zèng)予契約，以將合法所有權(quán)轉(zhuǎn)讓給知識(shí)庫。贈(zèng)予契約應(yīng)指明捐贈(zèng)人，簡要說明捐贈(zèng)的材料，說明版權(quán)許可是否也轉(zhuǎn)移到知識(shí)庫，并確定對(duì)公眾訪問的任何必要限制。在機(jī)構(gòu)檔案中，這種贈(zèng)予協(xié)議是不必要的，因?yàn)樗袡?quán)仍然屬于機(jī)構(gòu)。相反，準(zhǔn)備了一份傳送表，記錄將保管權(quán)移交給檔案館的情況。一旦收到新材料，知識(shí)庫必須獲得對(duì)它們的智力和物理控制。應(yīng)填寫登記表，列明捐贈(zèng)者信息，確定記錄創(chuàng)建者，說明收到的材料類型，提供包括日期在內(nèi)的記錄，解釋可能適用的任何訪問限制，說明材料的存放地點(diǎn)，并提供一個(gè)控制（加入）編號(hào)以識(shí)別整個(gè)材料組。對(duì)記錄的實(shí)地檢查將提供其他信息，如知名個(gè)人和組織的姓名、材料的形式和廣泛的主題領(lǐng)域。可能需要對(duì)松散的材料進(jìn)行裝箱，并在此時(shí)采取其他措施以提供物理保護(hù)和安全。訪問完成后，工作人員可以評(píng)估集合并為其分配優(yōu)先級(jí)，以便進(jìn)一步安排和描述。應(yīng)優(yōu)先考慮預(yù)期經(jīng)常使用、包含一個(gè)或多個(gè)研究人員迅速需要的信息、或具有較高“政治”或公共關(guān)系價(jià)值的收藏。

三、檔案管控等級(jí)

整理手稿和檔案的目的是對(duì)材料建立充分的物理和智力控制。由于我們的目標(biāo)是讓大多數(shù)研究人員都能使用這些資料，因此需要制定相應(yīng)的檔案等級(jí)，并對(duì)不同程度的細(xì)節(jié)進(jìn)行劃分。較小的檔案可能會(huì)有非常具體的項(xiàng)目級(jí)安排，而大量的手稿和檔案可能只需要在一個(gè)總的層次上安排。例如，50封信件的收集通常將被安排在非常詳細(xì)的等級(jí)，而最近退休的高層領(lǐng)導(dǎo)的大量文件可能只被安排成一系列的信件、立法和案件檔案。這類文件的項(xiàng)目級(jí)安排需要耗費(fèi)大量人力和物力。檔案管理員采用兩種基本歸類方式進(jìn)行檔案管理：按出處和檔案所處等級(jí)進(jìn)行檔案歸類。根據(jù)出處原則，檔案工作者為每個(gè)組織（記錄）或個(gè)人（文件）制作的所有材料的分類。不同來源的材料絕不會(huì)因?yàn)轭愃频闹黝}或形式而進(jìn)行組合（與同一作者的任何其他材料無關(guān)的單個(gè)項(xiàng)目除外，例如日記和賬簿，有時(shí)會(huì)組合成人工收藏）。在機(jī)構(gòu)檔案中，來自同一組織部門的這些記錄集稱為記錄組，來自下屬辦公室的記錄稱為子記錄組。在一個(gè)復(fù)雜的組織系統(tǒng)中，可能有幾個(gè)層次的子記錄組。對(duì)于個(gè)人文件或外部存儲(chǔ)庫收集的組織記錄，來自同一個(gè)記錄創(chuàng)建者的所有材料構(gòu)成一個(gè)手稿集合。在這兩種情況下，這些記錄組和手稿集都是根據(jù)出處形成的。在這些記錄機(jī)構(gòu)中，可能仍有復(fù)雜文件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，該系統(tǒng)基于辦公室職能、物理形式等原則而存在，并存在按照歸檔系統(tǒng)排列或作為一個(gè)單元保存的歸檔單元或文件，因?yàn)樗鼈兙邆湎嗤姆e累或歸檔過程、相同的功能或相同的活動(dòng);具有特定的形式;或由于它們的創(chuàng)建、接收或使用而產(chǎn)生的其他關(guān)系。創(chuàng)建檔案記錄的辦公室或個(gè)人通常將其檔案分組為多個(gè)歸檔結(jié)構(gòu)。然而，有時(shí)一個(gè)辦公室可能只執(zhí)行一個(gè)中心功能，例如“應(yīng)收賬款”，并且只創(chuàng)建一個(gè)記錄系列。有些記錄序列是根據(jù)人為活動(dòng)或文檔的出處進(jìn)行檔案排列的。一般而言，檔案可以基于材料形式（例如，通信或建筑圖紙）或辦公室使用的歸檔結(jié)構(gòu)。某些系列可能有子系列，或基于主系列內(nèi)部劃分的材料分組。在這些系列或子系列中，檔案和手稿可以按文件單元（例如文件的文件夾）或按單個(gè)文件或文件單元中的項(xiàng)目排列。

一般而言，檔案管理人員在實(shí)際工作中，其對(duì)檔案管理過程可以遵循以下幾個(gè)層次：（1）儲(chǔ)存庫中的所有手稿和檔案應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)，并列入登記冊(cè)、目錄或數(shù)據(jù)庫。（2）來自同一個(gè)人、家庭或原籍辦公室的材料必須按出處分組在一個(gè)手稿收集或記錄組中。所屬單位的資料應(yīng)按小組的層次組織，以反映記錄制度。（3）記錄系列是針對(duì)歸檔系統(tǒng)中作為一個(gè)單元保存的材料，或基于其創(chuàng)建、功能、收據(jù)、物理形式或使用的材料共享特征而建立的。在復(fù)雜的歸檔系統(tǒng)中，可以識(shí)別或創(chuàng)建子序列級(jí)別。（4）在系列中，文件單元可能存在（或可以被創(chuàng)建）用于與特定活動(dòng)、個(gè)人、辦公室、時(shí)間段或其他公共元素有關(guān)的文檔組。（5）在某些情況下，文件單元中的單個(gè)文檔或項(xiàng)目可以按特定順序排列，例如按時(shí)間順序、數(shù)字順序或字母順序排列。在整理手稿和檔案時(shí)，檔案工作者幾乎總是采用前三個(gè)層次。系列層次揭示了記錄的起源和原始順序的基本特征，清楚地表明了導(dǎo)致記錄創(chuàng)造和使用的功能和活動(dòng)。除了特別有價(jià)值的系列之外，很少使用項(xiàng)目級(jí)的排列。因此，在排列中提供更大（或更少）細(xì)節(jié)的決定通常在子序列或文件單元級(jí)作出。這個(gè)決定通常需要平衡用戶的便利性和機(jī)構(gòu)的資源和工作量。

四、混亂檔案管理秩序分析

安排通常被定義為從混亂中恢復(fù)秩序的過程。有時(shí)它只需要在明顯雜亂無章的記錄中確定一個(gè)潛在的順序。當(dāng)原始檔案室建立了檔案系列時(shí)，檔案管理員通常按照原則或原始順序保留這種安排方案。如果歸檔順序沒有被破壞，檔案管理員的安排責(zé)任主要是檢查和維護(hù)原始順序。然而，手稿和檔案往往會(huì)雜亂無章地被塞進(jìn)箱子或板條箱，看起來毫無秩序可言。在這種情況下，檔案管理員可能會(huì)試圖識(shí)別和重新建立原材料的歸檔結(jié)構(gòu)，因?yàn)檫@些材料是在原籍辦公室創(chuàng)建和使用的。如果有足夠的線索，使檔案管理員不必猜測(cè)該辦公室可能是如何組織和使用其檔案的，就可以這樣直接進(jìn)行檔案重新整理。如果沒有明確的證據(jù)來確定原始檔案組織結(jié)構(gòu)，重建此類結(jié)構(gòu)所需的難度和時(shí)間就不具有成本效益。有時(shí)原始檔案不存在，則不需要完全遵循檔案管理基本原則。當(dāng)一堆材料無法重新排序時(shí)，檔案管理員應(yīng)根據(jù)對(duì)組織及其記錄的了解，以及對(duì)研究需求和記錄可能用途的理解，嘗試創(chuàng)建一個(gè)簡單、邏輯和可用的排列。通常，可以將特定的辦公室或職能確定為建立系列的基礎(chǔ)。至少，類似的記錄表格可以組合在一起——信件、法律記錄、報(bào)告、財(cái)務(wù)記錄、筆記本、日記、剪貼簿、照片等等。這些可以是序列和子序列的基礎(chǔ)。

五、結(jié)論

在檔案整理過程中，必須牢記兩個(gè)目標(biāo)：保護(hù)記錄的完整性和身份，并使其便于研究。檔案管理員根據(jù)出處和原始順序做出安排決定，并建立對(duì)材料分組而不是單個(gè)項(xiàng)目的控制。這些是檔案整理的基本準(zhǔn)則。一旦手稿和檔案被整理好，它們就可以在尋找?guī)椭芯咳藛T識(shí)別和定位有用來源的工具中被描述出來。

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