企業檔案編研工作的實踐與體會

白淑祥

企業檔案是企業在生產管理經營過程中形成的真實歷史記錄，對企業生產建設有參考依據和憑證作用。企業檔案編研工作則是指檔案部門根據企業生產、技術、經營管理的實際，通過編研的形式對利用頻率高、參考價值大的，對領導決策有依據作用的企業檔案信息進行分析、提煉、集合，形成針對性強、實用價值大的編研成果，是經驗的積累與聚集，為企業領導和廣大干部、職工所利用。經過實踐，檔案編研工作因提供的檔案內容系統豐富，使用廣泛，服務方式主動，節省查閱時間而越來越受到推崇，被認為是深化檔案利用工作的一種重要手段。

一、企業檔案編研對企業管理的意義

企業檔案編研不僅可以把企業分散的檔案資源加以歸類集中整合，轉化為可共享的信息、知識資源，從而為企業管理提供理論依據，而且企業檔案編研工作也是企業自身發展和文化建設的需要，是企業文化管理的重要組成部分。更重要的是企業檔案編研工作由于涉及范圍寬、應用價值大，可以直接體現出一個企業的管理水平。

二、企業檔案編研實踐中的具體做法

通過幾年來的工作實踐，筆者所在單位在實現企業檔案綜合管理的基礎上，充分發揮廣大干部、職工和工程技術人員的集體智慧，采取多種渠道和形式，根據利用者的不同層次和需求，編寫了多種編研成果。在探索企業檔案編研方面，大致有以下四種做法：

（一）領導編研。即由領導根據工作需要，提出具體要求，專門編研。這個方法在實踐中往往是先由領導提出某個問題，再由檔案工作人員根據這個問題把不同時間產生的文件材料逐項查找齊全，并把主要問題和事件摘列出來，匯編成冊交由領導審閱以解決問題。

（二）聯合編研。即由檔案工作人員和業務部門合作進行編研。由于檔案工作人員對本單位業務專業知識的認知范圍有限，缺乏必要的感性材料，獨立完成編研工作尚有一定的難度，這就需要和業務部門聯合進行編研，充分聽取他們的意見建議，最后再由檔案工作人員整理成冊。

（三）獨立編研。即由檔案室自己獨立完成編研。這個方法適用于一些資料性強、專業不突出、技術難度不大，可以通過檔案工作人員自己加工、整理的編研題材。這類加工任務，只要適當的分類、集中、抄錄或校對，無需作更多的著述，通過編輯成冊，便于管理和利用。

（四）專題編研。這是針對年代久遠、歷史清楚、涉及面廣的專著而采取的一種形式，這些編研課題涉及政治、經濟、生產等領域。這種方法工作量較大，一般需要專門抽調人員進行專題編研，并查閱大量的檔案資料，借鑒許多編研材料，以求形成一個全面、精練的編研成果。

三、企業檔案編研工作的幾點體會

（一）多方聯動形成檔案編研工作合力。在企業檔案編研力量薄弱的條件下，僅憑幾個專職檔案人員孤軍奮戰是不夠的，檔案人員不可能也沒必要成為無事不通的多面手。在具體編研過程中，只有主動爭取領導對檔案工作的支持，發揮和調動企業內部各部門的積極性，才能靈活機動地做好檔案編研工作。這樣做，既可避免檔案部門因人力所限給編研帶來的被動局面，又可帶動檔案工作其他環節的科學管理。

（二）服務企業，發揮檔案編研工作職能。編研工作改變了檔案利用工作中普遍存在的提供原始檔案利用的局面，提供的是系統化的經過科學整理的編研成果，方便了利用者。解決了利用者通常按問題查找所需檔案，盡管査找了很多不同年代的案卷，還不一定查得全的問題。我們所做的編研工作是按照題目收集資料，把不同案卷里有關同一個問題的檔案集中在一起，為利用者提供便捷的服務，以滿足利用者的需求，縮短檔案服務與企業經濟建設的距離。

（三）平衡供需體現檔案編研工作特色。在企業改革和發展的新形勢下，做好檔案編研工作是盤活檔案信息資源，讓檔案更好地服務企業生產的重要舉措。實際工作中，一方面是檔案中還有大量的信息沒被利用，另一方面是利用者沒有大量的時間去查詢檔案原件，這個信息的需求矛盾可以通過我們編研工作來解決。檔案人員熟悉檔案，因此，可以根據利用者的需要，編制出各種匯編，滿足利用者的需要。

（四）提高企業檔案編研人員的綜合素質。企業檔案編研還是一項繁瑣、艱巨的工作，這要求檔案人員要“坐得住、鉆得進”。“坐得住”就是要踏踏實實坐下來，一字一句翻閱檔案，查找資料，研究問題。“鉆得進”是檔案編研人員圍繞特定的主題，集中全力作縱向發掘，全面掌握與主題相關的檔案內容，以“深”取勝，以“專”見長。另外，企業也可以通過組織系統的培訓學習，不斷提高檔案工作人員檔案編研的能力和水平。

（五）尊重企業檔案編研工作的文化屬性。企業檔案編研工作應該放在企業文化建設和文化管理的范疇之中。企業檔案部門對企業各類文化材料進行集中統一的收藏、整理、保管與提供利用的過程，就是企業文化建設不斷積累、傳承和發展的過程。檔案編研可以提煉并形成企業文化，對內可以增強員工的凝聚力、自豪感、責任感和使命感，對外可以顯示企業核心文化，提升企業的知名度，為企業在市場競爭中處于更加有利的地位打下堅實基礎。

（六）創新是做好企業檔案編研工作的生命線。要求每個企業都能搞好企業檔案編研工作，搞出獨具特色的編研成果并不是一件輕而易舉的事情。尤其檔案工作長期以來深受計劃經濟舊體制的束縛，致使部分檔案人員形成了較為頑固的思維定式和編研工作模式。新形勢下必須摒棄一切舊的思想包袱，創新思維、更新理念，才能開拓企業檔案編研工作的新思路、新局面。

總之，企業檔案編研作為檔案信息開發的重要形式，必須把編研的重點定位在為企業的生產經營服務上，只有這樣才能多方位、多渠道地開展新時代檔案編研工作，主動把編研材料送到需要者手中。這是搞活企業檔案信息開發利用的一條捷徑，能充分體現出檔案工作綜合性、多層性、廣闊性的獨特魅力。