新媒體背景下高校檔案管理策略研究

麗麗

摘 要：在新媒體背景下，對于信息的傳送、查詢等功能提供便捷服務的同時也帶來信息安全的隱患.本文將對新媒體背景下高校檔案的管理進行分析，主要闡述高校檔案管理工作的現狀，并提供一些優化策略的建議，僅供參考.

關鍵詞：新媒體;高校;檔案管理

中圖分類號：G271? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2020）05-0091-02

現階段，當代社會發展已經步入了大數據時代，計算機的技術已經應用在各個領域當中，為人們生活、工作、學習提供了更多便利條件.在新媒體技術的背景下，高校檔案管理工作也在不斷受其影響，然而，由于各種原因在高校檔案管理工真正有效落實新媒體技術還需要不斷地探索.隨著信息技術的不斷深入，高校檔案管理工作需要與時俱進，有效地結合新媒體技術來提高檔案管理工作效率，促進檔案管理工作在新時代的順利發展.

1 高校檔案管理工作的現狀

1.1 檔案管理工作效果不高

現階段檔案管理工作主要依賴人員來開展，因此，在對檔案日常管理過程中會存在著一定的局限性，并且處于被動的狀態.尤其是對檔案需要查詢時，必須要到相關檔案管理部門進行查看，一定程度上降低了其工作效率.隨著社會的不斷發展，高等院校對招收學生的范圍持續擴大，就學人員不斷增多，進而壯大了院校的規模，同時檔案數量也在大量的增長.并且增加的許多新型檔案文件，導致檔案管理傳統模式以及不能夠滿足當代社會的發展需求，因此檔案管理工作效率有待提高.

1.2 高校檔案管理工作方式需更新

當今時代新技術不斷發展進步，但在高校檔案工作管理中，工作人員依舊是采用比較傳統的工作方式，主要是由于工作人員并沒有深入了解新技術，因此新技術在檔案管理工作中呈現出專業技術不足的問題，進而大大提高了檔案管理工作的困難程度，也就不能夠有效地適應新時代檔案管理發展需求.所以，在新媒體背景下，需要高校檔案管理工作人員加強對新技術了解，并且可以做到有效掌握，為檔案工作能夠符合新時代發展需求奠定良好基礎.

1.3 重視新媒體程度不高

在高校檔案管理工作中，由于傳統工作理念的影響，管理人員接受新媒體技術需要一定的時間.因此，新媒體技術在高校檔案管理工作中也就不能夠充分的利用，這樣的情況與管理人員對新媒體技術的重視程度不高有直接關系，同時高校的領導對新技術的應用沒有給予高度關注，促使新媒體技術在高校的檔案管理工作應用受到了一定阻礙.

2 新媒體背景下檔案管理工作面臨的挑戰

2.1 工作人員面臨專業技能的挑戰

新媒體技術是互聯網發展中的一項新技術，現階段新媒體技術正在逐步朝向檔案管理領域方向發展.在一定程度上給檔案管理工作人員帶來了工作難度，在新媒體背景下，工作人員需要掌握檔案管理工作的新技術.實際工作中，具備這樣的高素質、高水平的人才并不多，為此高校檔案管理工作若是想與時俱進，就要不斷的引進專業人才，必要時可以自行培養符合自身要求的檔案管理人員.在這樣的背景下，檔案管理工作人員不僅需要提高自身的專業水平，同時還需要不斷地學習新技術、新理念，以便于更好適應新時代的發展.

2.2 工作人員面臨的觀念挑戰

傳統的檔案管理工作流程一般都是使用人工查詢，通常都是由管理人員到檔案庫房進行查找，然后在進行登記以后借出，在此之后還面臨著檔案是否能夠及時歸還的情況.新媒體的應用有效緩解了高效檔案這一管理問題，充分利用微信、手機等媒體途徑，為檔案管理人員解決了管理被動的局面，同時為檔案管理人員的傳統理念對新理念的挑戰.

2.3 工作人員面臨的方式挑戰

傳統的檔案通常是紙質檔案，為此進行管理比較復雜，保存起來也具有一定的難度.而傳統的查詢流程也比較繁瑣，這樣的檔案管理模式不僅大量的消耗人力和時間，并且還需要檔案管理者具有更多的管理經驗，傳統管理工作量比較大、重復性的工作也比較多.然而，新技術不僅能夠使檔案管理更具有科學性，同時提供了大數據信息系統，只需要通過檢索方式就能夠實現相關檔案查詢工作，有效地提高了檔案管理工作的效率以及質量[1].

2.4 工作人員面臨的安全性挑戰

高校檔案管理已經逐步趨向于信息化和數字化的管理方式，通過這種新的管理方式可以為檔案工作人員提供更多的管理便利條件，只需要通過網絡就可以實現檔案管理相關工作，最大程度上強化工作效果.然而新媒體技術不僅可以為檔案工作人員提供更為便捷條件，與此同時，也會帶來一定的安全隱患問題，很有可能會導致信息泄露、病毒入侵以及數據丟失的問題.為此在進行檔案管理的過程中，安全問題已經是成為檔案管理過程中一項重要的工作內容.

3 高校檔案在新媒體背景下的管理對策

3.1 提高檔案工作人員的綜合素質

隨著社會的不斷發展，高校在對檔案進行管理的過程中門類以及要求也在不斷增加，工作人員的素質是決定檔案工作效果一種因素.在新媒體背景下，要求檔案工作人員具有較高的文化水平以及專業素質，只有對檔案知識進行充分的掌握，才能夠有效的提高檔案管理工作效果，確保檔案管理工作的專業化.高校檔案對高校各種活動信息起到重要的承載作用，其主要源自高校中的各部門[2].在對此進行管理過程中需要進行溝通，為此，需要檔案工作人員具備一定的耐心及較高素質，進而保證檔案能夠及時地歸檔，高校檔案管理部門長期以往存在著工作人員不足的問題.因此在這一方面高校需要提高重視，適當進行增員，提高工作人員學習機會和接受培訓的力度，真正解決這一問題.在進行增員的同時應當保持人員的高素質，可以對新技術進行熟練地掌握，并且能夠明白在檔案工作中新媒體的指引作用，進而解決檔案管理工作人員缺少新媒體技術素質的情況.

3.2 培養檔案工作觀念

隨著新媒體技術日漸高漲，檔案管理的要求也越來越高，為此需要新的檔案理念，新時代互聯網應用越來越多，電子設備被不斷應用到人們的生活中來，同時，在高校檔案管理中新媒體的影響越來越大.在這樣的背景下，從事檔案工作人員需要更新自身對檔案工作的理念，促使工作人員的觀念能夠符合時代發展需求.實際工作中要求檔案工作人員充分了解新媒體的復雜性以及多樣性，改變傳統管理理念，在檔案管理中實現新技術、新理念的應用[3].同時，需要工作人員具備相應的互聯網觀念，以便于在檔案管理中應用先進的科技設備，簡化檔案管理工作，并且還需要不斷的轉換管理思維，從而為檔案管理建設一個新的管理模式，為使用者以及管理人員提供便利的服務.

3.3 掌握新的檔案管理模式

現在是信息時代快速發展進步的時期，從事檔案管理工作人員，必然需要認清在新媒體背景下檔案工作面臨的挑戰和機遇，在新時代的發展中，轉換檔案管理工作傳統工作方式以及思維模式是必然的發展趨勢，因此需要形成新的管理思路.在新媒體不斷發展的背景下，檔案管理工作必然需要與互聯網技術相連接，需要構建科學的檔案數據庫，以便于檔案信息被保存在數據庫里，通過關鍵詞就能夠檢索出來相關的內容.另外還可以建立更加方便傳播檔案的方式，由于新媒體的種類比較多，比如QQ、微信、微博等，都是應用最廣泛的軟件，工作人員可以采用這些溝通軟件進行檔案管理觀念的宣傳工作，同時還需要積極接受各方面管理人員提供的建議以及方式，不斷創新管理方式，進而使檔案管理工作更急符合當代新媒體的發展[4].

3.4 加強檔案管理工作的安全性

信息時代發展對社會帶來了一定的挑戰，同時也帶來了許多的機遇，為社會傳遞正能量的同時也存在這諸多隱患，尤其是檔案管理工作，不僅涉及個人隱私問題，同時檔案管理工作參與人員也比較多，存在個人隱私泄露的隱患.在這種情況下，高校檔案管理工作在運用新媒體開展時，安全問題也成了一項重要的管理工作.為此，需要高校針對這種已經存在的現象制定更加完善保密體系，對于一些可以公開在網絡上發布的檔案資料，需要進行嚴格的審查以后方可發布，進而保證個人隱私和國家機密不被泄露.在此期間還需要加強檔案安全管理力度，按照內部對檔案密級的劃分構建相應的檔案管理制度，并且對此進行隨時檢查工作，實現檔案管理工作能夠與檢查管理工作隨時保持一致.在內部成立一個專門用于管理檔案安全的部門，為檔案安全管理工作提供保證[5].

互聯網的應用具有一定的優點和缺點，為人們帶來便利的同時也存在著一些安全問題，現如今是互聯網普及的時代，如何充分利用互聯網的同時還能夠有效保證檔案信息資源不被泄露，已經成為高校檔案管理部門探究的問題.由于檔案工作本身性質就具備保密性、隱私性的特點，為此在工作中安全問題是急需解決的一個問題，因此檔案信息資料在存儲、查閱、傳送的過程中都需要提高安全的防范意識.在對檔案信息上傳的過程中，需要經過一系列審核、鑒別合格以后才可以進行上傳，在查詢環節需要對查詢人員的具體信息進行鑒別，避免在查詢環節出現問題.為此在新媒體背景下，檔案管理過程可以運用以下方式提高安全防護功能，可以采用增設安全操作系統、使用系數安全較高的動態口令、權限限制、重要信息隱藏，防火墻等措施，通過這樣的方式能夠有效地提高檔案管理安全性，進而起到保護國家利益的作用.

4 結論

綜上所述，高校在開展檔案管理中，相關工作人員需要轉換傳統管理理念充分運用新知識、新技術對檔案進行管理，利用新媒體的特點結合實際情況推動檔案管理工作在新媒體背景下能順利開展.新媒體的使用可以為人們提供更加快速、準確的信息，能夠有效的促進檔案管理工作發展進步，充分運用新媒體技術，可以使檔案管理工作更具人性化發展.同時也演變出來了新的檔案管理觀念以及更加快捷的服務平臺，為高校檔案管理事業提供發展的臺階.

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參考文獻：

〔1〕張碩.新媒體背景下電影檔案的保存利用和開發[J].蘭臺內外，2019（32）：1-2.

〔2〕梅雪艷.淺談新媒體視域下檔案宣傳工作新思路[J].蘭臺世界，2019（S2）：81-82.

〔3〕袁文燕.論新媒體環境下科技檔案管理與利用的對策[J].智庫時代，2019（44）：269+271.

〔4〕鄭爽.社交媒體視域下檔案知識服務的轉型思考[J].山東檔案，2019（04）：21-24.

〔5〕麻丁俊.新媒體背景下醫院檔案信息資源開發研究[J].蘭臺內外，2019（08）：8-9.