探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路

欒淑凌

摘 要：醫院檔案管理應該緊跟時代步伐，加大力度提升醫院檔案管理的信息化水平。通過醫院檔案管理信息化水平的提升，實現醫院日常工作的制度化、科學化、規范化，最大限度的為人民群眾提供高質、高效的醫療服務。通過分析當前醫院檔案信息管理存在的問題，采取具有針對性的措施，最大限度的實現醫院檔案信息管理的創新。

關鍵詞：醫院;檔案管理;信息化;創新

當前信息化技術有了突飛猛進的發展，社會發展的信息化程度越來越高。醫院檔案管理也應該緊跟社會發展趨勢，順應新的時代發展形勢，積極探索檔案管理信息化的創新思路，提升醫療機構檔案管理的科學化與規范化?；诖?，醫務工作人員查找相關的病癥資料與治療資料將變得更為便捷，醫療機構的工作效率也將得到顯著的提升。

一、醫院檔案管理信息化建設的重要性

依托先進的信息技術，提升醫院檔案管理的效率，推動醫院檔案管理理念的創新，實現醫院檔案管理方式的變革是有著重要的作用與意義的。醫療機構的行政工作任務是紛繁復雜的，而醫院檔案的管理就是其中的重要內容之一。

1.提升患者病情記錄的真實性與有效性

加強醫院檔案管理信息化建設可以最大限度的提升患者病情記錄的真實性與有效性，為醫務工作者開展患者診療工作提供科學的依據;醫院檔案信息化建設雖然具有多重服務功能，但是最重要的一個功能就是細化醫療服務過程，在建設的過程中，需要將醫療服務當中的每一個步驟和環節詳細的記錄下來，包括患者的診療、用藥和不良反應等方面，每一個環節都必須詳細記錄在系統當中，這樣在為其提供醫療服務的過程中為診療工作提供更加準確的依據，在診斷的過程中不僅要參考患者及其近親屬的敘述，更重要的是要通過了解他們的醫療檔案，詳細的把握患者的治療狀況，以排除治療過程中的失誤以及其他方面的不良狀況。

2.對醫療服務人員的工作質量進行監督

開展醫院檔案管理信息化建設也可以對醫院的工作人員形成一定的監督，督促醫院工作人員保持應有的職業道德與職業素養。在醫療檔案當中會詳細記錄患者的診療過程，每一個醫護人員都要為自己診斷、護理過的患者負責，如果患者在治療期間發生了意外情況或者不良后果，甚至是醫療事故，可以通過詳細的醫療檔案分析來確定是否是醫院的責任，醫護人員在為患者提供醫療服務的時候是否存在瑕疵或者失誤，是否構成醫療事故等，這些都需要詳細的醫療檔案作為依據。當然，如果住院期間發生意外，醫院又無法用有力的證據排除自己的醫療事故責任，可能會讓醫院陷入醫療糾紛中，影響到醫療的形象和正常醫療活動的開展。

3.為醫務人員績效考核提供準確的依據

醫院信息化檔案管理的內容也可以作為醫院對醫務工作者開展績效考核的重要依據與參考指標。在現代醫院的經營管理當中，醫務人員的績效考核是一項重要工作，通過績效考核，不僅可以對醫務人員的日常工作形成良好的監督和引導，也能夠對他們的績效狀況進行科學合理的評價，配合醫院的獎懲制度提高醫護人員工作的積極性和主動性。在對醫務人員績效考核的過程中，必須有科學完善的績效考核標準及其依據，只有這樣才能對被考核者作出客觀的評判。在這一過程中，完善的檔案信息是考核的重要依據，而完善的檔案信息只能通過強化檔案管理信息化建設才能達到這一標準和要求。

綜合來看，開展醫院檔案管理信息化建設是可以顯著的提升醫務工作者的工作效率、確保醫務工作者的工作質量的，開展醫院檔案管理信息化建設必將促使醫務工作者認真負責的對患者進行服務。

二、醫院檔案管理信息化建設的難點分析

醫院檔案管理信息化建設是有著十分重要的，然而在實踐過程中又存在著一定的困難。醫院檔案管理信息化建設的難點具體有以下幾方面的體現。

一是醫院檔案管理的工作人員普遍年齡較大，老齡化趨勢嚴重，這對醫院檔案管理信息化的推進形成了一定的阻礙。當前醫療機構的檔案管理工作人員普遍年齡較大，同時普遍缺乏專業的檔案管理知識，沒有相關的專業背景，對于一些必備的信息技術掌握的不夠熟練，缺乏信息領域的技術培訓。其工作的開展主要是依托以往的工作經驗，對于信息化背景下的檔案工作系統了解不夠透徹，這在一定程度上阻礙了醫院檔案管理信息化的推進。所以，要想進步提高醫院的檔案信息化建設水平，有必要對醫院現在的檔案管理隊伍進行梳理，了解當前檔案管理人員的年齡結構和知識水平，逐步的實現檔案管理人員等更新換代和年輕化。

二是當前醫院檔案管理在部門分工以及制度建設上存在諸多問題。當前的醫療機構在檔案管理領域存在嚴重的權責不明、分工不明的問題，相關部門的責任未能嚴格的落實到位，這致使醫院檔案信息化管理的規范化程度難以提升，醫院檔案信息管理難以完善。當前醫院檔案管理信息化的制度建設尚不到位，未能制定相關的規章條例，導致檔案管理信息化建設缺乏相應的監督。同時醫院檔案管理信息化技術的缺失也阻礙了相關制度建設的推進。

三是當前醫院檔案管理信息化建設缺乏相應的設備支撐，檔案管理信息化設備嚴重不足。醫院檔案管理信息化建設離不開相應的設備支撐，相關的設備具體包括完善的局域網絡、充足的軟硬件設施。只有基于設備的完善才能確保整個醫院檔案信息化系統正常運行。當前醫院對于相關信息化設備的重視程度普遍不足，相關的信息化設備普遍缺失。局域網絡建設不夠完善，軟硬件設施不夠完善，以上諸多問題阻礙了醫院檔案信息的及時共享，致使醫療機構的檔案作用得不到充分的發揮。

三、醫院檔案管理信息化建設的創新

隨著科學技術的發展，社會的信息化程度越來高，醫院檔案信息化建設也應順應社會發展形勢，緊跟社會發展潮流，積極推動醫院檔案管理信息化建設的創新。破解醫院檔案管理信息化建設的難題，推動醫院檔案管理信息化建設的創新具體應從以下幾方面著手。

1.對醫院檔案管理人員開展專業化的培訓

鑒于當前醫院檔案管理工作人員普遍存在的專業程度不足的問題，應該加大力度對醫院檔案管理工作人員進行專業化的培訓。專業化的檔案管理人員必將有效的推動醫院檔案管理信息化建設的進程。提升醫院檔案管理人員專業化程度具體可以從以下幾方面著手。醫院可以加大人才引進力度，多渠道招聘一些專業的檔案管理人才以及信息技術專業人才，從源頭上優化醫院的檔案管理人才隊伍。在此之外，醫院還應該加大對檔案管理人員的培訓力度，定期組織檔案管理人員開展信息化培訓。通過開展相關的檔案管理工作內容的培訓以及相關信息化操作的培訓，提升醫院檔案管理信息化人才的專業技術水平。為了切實提升醫院檔案管理人員的技術水平，提升醫院檔案管理信息化水平，醫院還應加大力度維護檔案管理系統的相關設備，定期開展醫院數據庫的更新維護工作，基于此切實提升醫院檔案管理工作人員的技術水平與工作效率。

2.進一步明確分工，深入開展專項管理

醫院檔案管理信息化水平的提升離不開部門之間的分工明確，離不開相關工作的專業化開展。當前醫院普遍存在對于檔案管理工作的認識誤區，在醫院檔案管理的部門劃分上存在一定的誤區，致使權責不明確、責任不到位。當前醫院普遍將檔案管理工作劃分為后勤管理，致使患者病歷的檔案管理工作的信息化水平不足，阻礙了醫院檔案管理工作的高效運轉。鑒于此，有必要對醫院檔案管理信息化工作進行明確的權責劃分，明確相關的檔案信息化管理工作的部門隸屬，落實相關部門的工作職責，明確相關醫療行政機構的工作范圍，切實提升相關醫療機構的行政管理水平，提升醫院檔案管理信息化水平。醫院應根據自身的實際情況對檔案管理工作進行合理的分工調整，建立健全相關的追責問責制度，切實落實專崗專項專治制度，盡最大努力確保醫療機構的檔案管理部門正常高效運行。在這一過程中，應該按照檔案信息化建設的要求明確檔案信息收集的責任單位與崗位、檔案信息保管和使用部門、檔案信息化建設的技術支持單位。雖然，國內的很多醫院專門建設了信息化部門，主要負責醫院的信息化建設及各種軟件和計算機系統的使用維護，但是信息化部門并不具備檔案信息化管理系統的開發能力，在專項管理中還需要解決與外部開發建設單位之間的對接、監督等一系列的問題。

3.進一步完善醫院檔案管理的相關配置

多數的醫療機構普遍都具有悠久的歷史，有著較長的運營周期，其檔案管理工作也有著較長的歷史，在醫院里檔案很多都是紙質版或者膠片形式保存。紙質版的檔案以及膠片形式的檔案長時間存放在自然環境中很容易受到損壞，一旦遇到水的浸濕乃至火的焚燒便會遭受毀滅性的破壞。除此之外，以上材質的檔案還很容易受到風化的破壞，出現資料模糊不清的狀況。鑒于上述情況，對于紙質版以及膠片形式的檔案進行保養時不可避免的需要花費大量的物力與財力，即便如此保存效果也不是盡如人意，無法實現醫院檔案的永久有效保存。由此醫院有必要完善檔案管理的相關配置，加大資金投入，完善相關的軟硬件設施，完善計算機設備、掃描儀等配置，依托上述設施實現紙質版檔案、膠片形式檔案的電子化存儲。除此之外，還可以借助相關設備完善機構內部的檔案查詢系統、安全系統以及計算機操作系統，為醫院的后續檔案查詢提供相應的便捷。另外，電子檔案的保存環境和要求與紙質檔案有明顯的差異，醫院的檔案信息管理部門在檔案管理當中，既要做好紙質檔案的保管工作，同時按照檔案信息化建設的要求做好電子檔案的保管工作，只有將紙質檔案與電子檔案都保管好，醫院才能真正的做好檔案管理。當然，電子檔案需要做好備份管理，保存硬件所在的機房在干濕度等方面需要滿足相關存儲設施的保存要求。另外，紙質檔案與電子檔案必須分開保管，這是檔案管理的基本要求。

4.切實保障網絡安全

醫院檔案信息化的推進離不開高水平的網絡支撐，離不開局域網絡的建設，為此要切實保障網絡安全，通過完善局域網絡實現醫療機構內部信息的共享。在醫院推進檔案管理信息化建設的同時要切實保障醫院的網絡安全，由此提升醫院檔案管理的數字化、信息化水平。在醫院正常運轉的時候，應該時時開啟醫院內部的局域網防火墻，定期備份醫院的電子檔案，及時對醫院內部的網絡線路開展相應的檢查，避免出現線路損壞的問題，最大限度的避免醫院線路受到自然或者人為的損壞。醫療機構還應該時時查看醫院的信息設備，確保醫院信息設備的安全性，確保相關的殺毒軟件安裝到位，對于不必要的服務授權及時關閉，定期進行查殺清除病毒，及時清理被病毒破壞的計算機設備。當然，在內部網絡的使用上更要注意網絡的安全性，除了必要的設備之外，安裝醫療服務及檔案管理相關軟件的PC機，要對外網使用權限進行控制，控制每一個計算機的內部上網端口數量。另外，一些網絡防護設備也是醫院網絡安全中不可或缺的，比如說帶有安全防火墻功能的路由器，公用網絡內部網絡分離、定期更換IP地址，或者隱藏IP等。這些都是實踐中比較有效的手段和方法。除此之外還應該對工作人員開展安全防護培訓，提升工作人員的安全防護意識。相信通過采取以上措施，一定可以有效保障醫療機構的安全運行，最大限度的提升檔案管理的安全性與有效性。還需要根據醫院的檔案信息化建設的需要，對相關的檔案管理制度進行改進和完善，使之更加符合醫院檔案信息化建設和管理的需要。

5.逐步實現檔案管理人員的更新換代

有鑒于當前很多醫院檔案管理人員的年齡偏大，他們的計算機能力非常有限，可能已經無法勝任檔案信息化建設的需要，在這種情況下，為了進一步推動醫院的檔案信息化建設能力和水平的提高，醫院應該對現有的檔案管理隊伍進行更新換代。一方面，對現有的檔案管理隊伍當中年齡超過50歲，并且學歷水平相對較低，沒有經過系統的檔案信息化培訓的工作人員可以將其調整到后勤或其他工作崗位，可以對外招聘一些檔案管理專業畢業的優秀人才充實到檔案管理隊伍當中，從而實現檔案管理隊伍的年輕化。另一方面，可以從內部行政人員或者是護理人員當中選拔具有一定的管理經驗的人將其充實到檔案管理隊伍當中去，主要負責醫院的電子檔案管理，而將傳統的紙質檔案管理依然交給年齡偏大，但是工作經驗非常豐富的老檔案管理人員負責，從而實現紙質檔案管理與電子檔案管理分離，通過檔案管理的專業化分工來提高醫院檔案信息化建設能力和水平。

四、總結

醫院檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，在整個醫院的管理工作中占有十分重要的地位。 依托先進的科學技術，采取先進的管理手段，提升醫院檔案管理的信息化水平，將有效的提升醫院醫務工作人員的工作效率，確保整個醫療機構的正常運轉。通過切實完善醫院的檔案管理設施，提升醫院軟硬件設備的配置水平，加大力度對醫院相關工作人員開展相應的培訓，必將實現醫院檔案管理信息化水平的提升。通過對醫院檔案管理工作的優化，必將有效的提升醫院的檔案管理信息化水平，最終實現醫院檔案信息的最大化應用。

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（作者單位：德州聯合醫院）