醫院檔案管理與檔案升級工作研究

熊家瑛

摘 要：新時期，利用先進的技術手段提升醫院檔案管理工作效率是醫院內部管理與建設的重點內容，需要醫院管理人員提高重視度。本文主要分析醫院檔案管理工作中存在的主要問題，并且根據檔案管理人員素質不高、先進技術應用不足和檔案管理機制不健全的現狀，重點探究提升醫院檔案管理水平的有效對策。

關鍵詞：醫院;檔案管理;檔案升級

隨著檔案管理技術的發展與進步，醫院檔案管理的信息化水平有所提升，對醫院的運行起到關鍵作用。實踐應用中，檔案管理工作涉及的范圍較廣，具體包括人事檔案管理、醫療技術、財務支出、各項行政管理措施等等，相關領域工作人員需要分析醫院檔案管理工作現狀，為醫院的高效運行與發展做出貢獻。

一、醫院檔案管理工作問題現狀

1.檔案管理人員素質不高

現階段，醫院檔案管理工作變得越來越重要，檔案管理內容、數量和載體呈現多樣化，對檔案管理人員提出了新的要求。然而，針對目前大部分醫院檔案管理而言，存在管理人員綜合素質不高，先進管理技術應用不足的問題，使得檔案管理效果不理想。此外，醫院在人才管理和建設上，往往將工作重點放在醫務團隊建設，對檔案管理工作重視程度不夠，影響醫院檔案管理技術水平提升。加之，部分醫院的檔案管理人員不在編制內，其工作態度和服務意識薄弱，使得醫院檔案升級工作開展緩慢。

2.檔案應用價值未能實現

檔案主要為使用人員提供信息參考，促使相關人員了解醫院情況，做出合理決策。雖然醫院檔案管理被重視，醫院管理人員也準確及時記錄了相關檔案信息。然而，實踐工作中，發現部分醫院的檔案管理工作能力較低，對檔案的應用價值未能進行發掘，使得檔案管理停留在基礎面，未能給使用人員提供多層次、全方面的參考，檔案信息價值尚未得到有效開發，影響醫院檔案管理能力提升。實踐工作中，應認識到檔案應用價值重要性，正視這一問題，避免造成醫院檔案形同虛設問題。

3.檔案管理技術應用不足

先進的檔案管理技術，是提升醫院檔案管理水平的重要保障，對醫院內部管理和組織運行都具有重要的應用意義。目前，部分醫院在檔案管理工作中，仍然沿用傳統的方式和方法，對檔案管理中的信息技術和數據平臺使用不夠合理，使得檔案管理技術水平進步緩慢。

同時，部分檔案管理人員對數據應用技術和移動終端管理設備缺乏使用力度，影響到醫院檔案管理系統的現代化建設。檔案管理技術的應用在醫院檔案管理中的應用價值明顯，相關領域工作人員應認識目前管理技術應用不足現狀，在此基礎上加強先進技術研發和引進力度。

4.檔案管理機制不夠完善

醫院檔案管理中，管理機制的應用不夠全面，影響醫院檔案管理工作的有序開展。同時，醫院檔案管理與其他信息，如醫療就診信息，采用分開管理模式。在檔案信息的管理工作存在管理機制不完善、監督體系不健全的問題，影響醫院檔案升級。以醫院的信息科室為例，具體工作是負責醫院的書籍、設備和計算機管理，卻未能建立基于檔案管理的統一工作機制。

此外，醫院檔案管理機制的不健全，也造成了大量人力資源和物力成本的浪費，使得實際管理工作的難度加大。信息檔案管理是醫院高效運行的關鍵，對醫院的現代化建設具有促進意義，在信息管理技術的應用中，離不開健全的管理制度和工作機制，然而，目前大部分醫院在相關方面的建設存在不足。

二、新時期醫院檔案管理工作要求

1.規范化要求

醫院檔案管理工作與各科室關系密切，需要相關人員配合與支持，使得檔案管理工作有序進行。同時，在檔案管理過程中，應重視制定科學完善的管理制度，使得檔案管理更加規范合理。規范化與集成化檔案管理也是目前醫院管理工作的主要要求，需要管理人員根據以往經驗，并且結合現有技術，對醫院檔案管理進行規范化設計，使得醫院檔案管理的作用與價值得到發揮。實際工作中，需要醫院堅持檔案管理制度創新、方法創新，并且致力于構建統一的檔案管理制度體系，促進管理方式升級，提升醫院檔案管理效率。

2.檔案完整性

檔案的完整性要求就是指在檔案本身完好、不發生遺失、損壞。檔案在保管過程中，容易出現一些外在因素和內在原因，導致檔案完整性要求不夠。相關原因包括檔案保存技術不先進、檔案管理制度變革、檔案庫地址發生變化以及保管人員專業素質等等。檔案保管中，完整性極為重要，影響檔案使用能力和保管價值，需要對其完整性要求提高重視，做好檔案定期檢查、備份工作。基于檔案管理工作要求，還需要做好相關檔案及時更新，發揮檔案有用價值。

3.技術現代化

新時期，檔案管理形式出現變化，現代化技術與方法在檔案管理中的應用具有現實可行性。工作人員應對檔案管理形式進行技術升級改造，使得醫院檔案管理整體水平提升。同時，對檔案管理進行現代化與信息化模式構建，也是滿足新時期檔案管理工作要求的有效做法，應綜合考慮醫院檔案管理要求，構建現代化檔案信息管理平臺，使得各項工作在平臺上運行，提升工作效率。此外，也應加強檔案管理人員信息化管理能力培訓，促使檔案管理高效合理。

三、促進醫院檔案管理升級的有效對策

1.提高檔案管理人員素質

作為一種重要的信息資源，醫院檔案在醫院管理中占有重要地位，檔案管理效果關系到醫院的有序運營和發展，因此需要提高對檔案管理工作的重視力度。醫院檔案管理人員的素質能力高低是影響檔案管理效果的關鍵。實際工作中，應重點加強對檔案管理人員素質能力的培養，尤其是利用先進技術管理檔案的能力。以往的醫院檔案管理工作中，相關人員的素質能力不高，導致檔案管理效率較低，由于醫院檔案以文字、圖表和相關資料為載體，部分人員在對相關資料的儲存和管理中存在意識不強，管理能力不夠的問題，阻礙醫院醫療衛生事業的發展，鑒于此，應開展檔案管理人員的培訓工作。

首先，對醫院檔案管理人員的服務意識進行培養，檔案管理人員應轉變思想、更新觀念，更加積極主動參與到檔案管理的日常工作中。管理人員對醫院檔案管理中存在的問題，應主動承擔責任，由此不斷提升自身的工作能力和服務水平。檔案管理人員的責任感和使命感是醫院檔案管理工作得以合理開展的前提和基礎，因此，院方在檔案管理人員的學習和培訓中，也應培養其愛崗敬業、恪盡職守的工作態度，以此提升檔案管理工作開展水平。

其次，應定期開展檔案管理人員的經驗技術交流會，組織必要的檔案管理學術活動，促進醫院檔案管理工作的進步與升級。在交流活動中，醫院相關人員應認識到管理人員的技術和能力對檔案保管的重要意義，并且在技術允許的條件下，培養檔案管理復合型人才，以此全面提升檔案管理的信息化。

最后，檔案管理人員應具備一定的創新能力，致力于將檔案管理工作模式從傳統中解放出來，突破檔案管理原則和規則方面的限制，為新時期醫院檔案管理工作注入活力和創造力。同時，工作實踐中，應認識到檔案管理工作的動態化要求，對醫院檔案進行更新與完善，并且利用先進的管理意識和觀念，促使醫院檔案管理與新時期社會發展的要求相一致。

2.提升醫院檔案使用價值

為提升醫院檔案管理能力，應對檔案使用價值進行發掘，以全新的技術和檔案管理理念，對目前醫院檔案管理問題進行改進，促使檔案升級工作合理進行。以往的經驗表明，對醫院的檔案管理，應堅持技術創新，不僅關注檔案管理形式升級，也應對檔案內容進行優化，以不同的權重和比例對各項檔案進行分類，使得醫院檔案管理工作具有層次化與系統化特點。同時，鑒于檔案管理的重要性，醫院方面應加強先進人才在檔案管理中作用，促使相關人員對檔案管理形成責任感與管理意識，及時發現檔案信息中問題，并且及時改正與調整，使得醫院檔案管理科學有效，提升醫院檔案使用價值。

新時期，檔案管理工作應與大數據技術和云計算等先進技術形式結合，發揮技術應用優勢，促使檔案管理效率提升。為此，醫院檔案管理部門應引進相關的軟件系統與硬件設施，為檔案管理進步貢獻主要力量。同時，提升醫院檔案使用價值的關鍵，在于提升檔案服務能力。檔案服務能力是一個綜合性質的概念，不僅包括檔案管理形式創新，也包括檔案管理內容改進，使得檔案信息相關要素與新時期社會發展需求相一致，切實提升醫院檔案整體管理水平。工作中，應不斷加強技術引進與管理方式創新，致力于在管理層面上發揮檔案應用意義。

鑒于醫院檔案管理工作重要性，需要在實踐管理中，不斷提升檔案使用價值，使得檔案管理工作真正服務于醫院自身建設。在此過程中，應認識到現代化管理形式與方案對檔案管理能力提升的重要意義。通過對相關方面升級與完善，為醫院檔案管理進步提供可靠保證。同時，在檔案管理中，也應不斷提升各科室與部門的協調能力，配合檔案管理工作，使得醫院檔案管理系統的現代化構建方案得到落實。工作中，也應做好檔案收集整理、分類編號和儲存調取工作，為醫院檔案管理工作升級提供便利條件。

需要特別指出的是，醫院檔案升級工作是一個長期的過程，不能一蹴而就，需要制定長久規劃，對各項工作進行指導，使得檔案管理現代化建設朝向正確方向發展。升級改善中，也應考慮醫院檔案管理實際，結合現有技術能力，對醫院檔案進行技術升級，使得檔案管理合理有效。通過對檔案管理方案與規劃的貫徹落實，也促使檔案使用價值提升，與新時期檔案管理理念相一致。

3.應用創新檔案管理技術

針對醫院檔案管理工作中信息化技術應用不足的問題現狀，相關人員應提高重視力度，善于利用大數據技術、云計算技術構建檔案管理的智能化應用平臺，促使醫院檔案管理工作更加規范化。同時，相關技術的應用，也促使醫院檔案管理工作更加具有時效性，檔案存儲、調取和應用效率明顯提升，對醫院檔案管理實現現代化、智能化產生重要影響。在醫院檔案的管理與升級中，應堅持“各負其責、分工合作”的原則，利用網絡數據和移動終端，致力于將各類檔案進行分級和分層管理，為檔案信息的后期應用提供便利。

此外，為促進醫院檔案管理技術的升級，醫院方面應加大資金的投入力度，注重在檔案管理中，引進先進的信息化技術，為醫院檔案管理工作的開展提供資金與技術支持。實際工作中，應保障數據化檔案存儲和管理中應用的硬件設備完善與升級，關注檔案智能化管理中軟件的引進和應用，并且通過科研立項的方式不斷提升檔案管理技術研發和使用力度，為醫院檔案管理技術的創新提供有利條件。同時，在檔案管理技術的應用中應關注行業熱門的人工智能技術，對于人工智能應用在醫院檔案管理的前景進行合理預測和討論，并對相關技術的可行性做出分析，為醫院檔案管理技術的進步奠定良好基礎。

在醫院檔案管理智能化進程中，應建立檔案管理數據平臺，平臺管理中應包含醫院人事流程體系、資產管理體系、員工考勤管理體系，以此提升檔案管理對醫院運行的支持力度，促進醫院檔案管理技術的升級與完善。為適應新時期社會發展的要求，各醫院均不同程度進行了檔案管理技術的引進力度，然而值得注意的是，檔案管理技術的應用需要與醫院的發展水平相適應，綜合考慮醫院在檔案檢索、分類、編號和統計工作中的具體需求，使得檔案管理更加精細化。日常工作中，檔案管理人員還需要根據實際需求，將醫院檔案的更新部分錄入到計算機管理系統中，并建立目錄檢索，這些都與精細化管理目標相一致，使得醫院檔案管理工作的開展更加具有時效性。

4.健全醫院檔案管理機制

醫院檔案實際管理工作中，健全醫院檔案管理機制，對檔案的規范化、有序化產生積極影響。醫院方面應提高對管理制度制定的關注力度，將管理制度建設列入到醫院檔案管理工作的日程中，并且在檔案管理制度中，融入信息技術管理方面的內容，促使管理制度的應用范圍更加全面。醫院檔案管理工作涉及較多方面，對不同領域、不同方面的檔案管理應提高重視力度，并且及時發現檔案管理工作中存在的具體問題，構建應用檔案管理制度解決現實問題的長效機制，為醫院檔案升級工作提供制度保障。

實踐工作中，為提升醫院檔案管理工作效率，還需要健全檔案管理模式，在醫院檔案的收集、整理和排序等多個方面進行管理規范的制定，促使醫院檔案管理工作更加全面。同時，為提升精細化管理能力，應對管理人員的細節控制能力進行培養，促使相關人員在檔案管理各環節嚴格把關，促進醫院檔案保存和使用過程的安全性和完整性。

部分醫院為促進檔案管理機制的升級和完善，在日常的檔案管理中，應用了云管理模式，將醫院檔案上傳至云端，并進行技術加密，方便醫院管理決策人員及時調取和使用。檔案管理機制的構建具有重要意義，不僅提升了醫院檔案管理的規范化，也提升醫院檔案管理的現代化水平。相關檔案管理人員應認識到檔案管理工作的重要性，在此基礎上，選擇科學有效的管理機制和管理制度，保證醫院檔案升級工作的有序開展，為醫院的發展與建設貢獻力量。

四、結論

綜上所述，在醫院檔案管理工作中，相關部門應提高管理人員素質，應用先進的檔案管理技術，注重健全醫院檔案管理工作機制，在此基礎上，不斷提升醫院檔案管理工作水平，為醫院檔案管理升級提供技術支持。同時，相關措施的應用也有利于醫院檔案管理工作的現代化與智能化，提升檔案管理工作效率。

參考文獻：

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[3]夏啟芝.創新檔案管理 ?服務醫院發展——開展檔案達標升級的工作經驗體會[J].中醫藥管理雜志，2017

（作者單位：南昌市洪都中醫院 ）