檔案工作中保密的重要性

張棟沛

摘 要 毛澤東曾說：“保守秘密九分半不行、九分九也不行，非十分不可;保守機密，慎之又慎。”可見保密的重要性，不得有絲毫的馬虎。企業的檔案和保密也是息息相關的，檔案工作主要是方便利用，體現其價值，更好的服務于企業，服務于國家。

關鍵詞 檔案 保密 重要性

中圖分類號：F279.23文獻標識碼：A

那么做好檔案利用過程中的保密工作，應該做到以下幾點：

1檔案與保密的關系

檔案工作與保密工作實質上是相互滲透、密不可分的。就檔案工作本身的安全性來說，它就包括了維護檔案安全和檔案秘密兩個方面。檔案是與企業文化息息相關的，它是企業文化的重要組成部分，是企業精神文化與價值觀的一種體現，也是企業員工的珍貴經歷，因此它在企業文化中有著無可取代的作用。如果只要檔案工作而不要保密工作，那么企業秘密被泄露，就會給企業造成巨大的損失，直接影響企業的生存、發展。只有把保密工作與檔案工作有機的結合起來，才能避免或減少給企業造成不必要的損失。因此，保密工作是檔案工作本身客觀的要求，是做好檔案工作的保證。

2加強保密檔案的日常管理

檔案庫房管理的保密工作。檔案庫房管理是檔案保密的重點。庫房設在公司五樓，且庫房、辦公室和閱覽室是分開的。公司的涉密文件單獨存放在機要室的保密柜子里，專人負責，不得復印，傳閱。檔案管理工作者不得利用個人便利，私自為他人查閱保密文件，不得向外傳播公司內部內容，確保涉密文件的安全性。

3檔案管理中保密工作的舉措

3.1提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作者應不斷地提高自身的專業能力和修養，有高度的服務意識，重視涉密文件的利用和保管。同時企業的每一位員工都要意識到保密的重要性，并不只是針對于機要人員和檔案管理工作者，應該讓員工認識到保密與企業的利害關系，增強保密責任感和使命感。

3.2完善管理制度，確保涉密檔案安全

制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則，沒有制度就無所謂管理。企業制度是企業文化的重要組成部分，要確保涉密安全，就要做到按制度辦事，用制度管人。涉密人員要認真學習《保密法》，增強保密意識，確保檔案安全。結合公司實際，制定了《信息公開保密審查制度》、《涉密文件管理制度》、《涉密人員管理制度》和《泄密事件報告和查處制度》等，使各項保密工作有章可循、有據可依。同時，我們還要不斷完善各項規章制度，定期組織召開和探討保密工作，定期組織保密檢查，增強員工企業保密意識。

3.3積極開展保密培訓

企業檔案工作是企業管理工作的重要組成部分。企業檔案雖然不直接產生經濟效益，但是卻通過企業的其它生產經營活動間接的為企業經營產生作用。應積極在涉密人員管理、保密文件管理、涉密載體管理、網絡信息系統管理、違規行為分析等方面進行知識培訓，切實加強黨員領導干部和涉密人員的保密知識，進一步提高保密管理水平，保證企業利益不受到威脅。

3.4加強檔案保密宣傳工作

在轉變檔案保管利用觀念的前提下，應注意宣傳檔案保密的意義及重要性。通過企業的培訓及會議形式，加強學習，提高認識。真正認識到企業檔案保密的社會價值。提高檔案保密的榮譽感和使命感，激發職業能動性，最大限度地發揮職能，認真履行應盡的責任及義務。

4保密計算機、載體和互聯網的管理

4.1涉密計算機管理

公司保密工作人員配備了保密專用計算機，并嚴格禁止使用涉密計算機連接國際互聯網或其它非涉密信息系統。涉密計算機專人使用、專人管理、專人負責，采取專門的防范措施，粘貼涉密計算機標識、封堵網卡口，設置開機密碼、建立秘密載體使用臺賬，并實行責任追究制。

4.2秘密載體管理

（1）配備了保密專用U盤，建立了秘密載體使用臺賬，加強秘密載體的收發、傳送、使用、保存的管理。

（2）保密文件收發和傳遞環節，嚴格履行清點、登記、編號、簽發等手續，嚴格控制知悉人員范圍。

（3）保密文件的保存，嚴格按照國家保密法律法規歸檔，并指派專人負責。

4.3辦公網絡管理

（1）更換了公司總部網絡防火墻，提升“防火”級別，同時責成運營分公司認真檢查其網絡防火墻功能，確保功能完善強大。

（2）嚴禁在公司內網等非秘密網絡處理涉密信息;嚴禁非涉密計算機處理秘密信息，公司定期進行抽查。

綜上所述，檔案室要做好保密工作，保障企業檔案的健康發展，確保涉密檔案的安全，充分發揮檔案服務于企業。企業檔案是企業獨有的無形資產，具有一定的價值和使用價值，應當加以充分開發和利用，提高其利用效果，以實現檔案的價值最大化。