論大數據在行政單位檔案管理中的運用

高軍英

摘要：為了適應大數據時代的需要，更好地履行國家行政管理職能，行政單位應在檔案管理工作中充分認識大數據的含義及重要性，結合實際需求積極探索在日常工作中運用大數據的有效途徑，以促進自身檔案管理方法及技術的創新，確保最大限度發揮檔案的價值。

關鍵詞：行政單位;檔案管理;大數據

隨著互聯網和大數據技術的高速發展，現代檔案資料不斷趨于電子化及數字化發展，通過數字形式存儲的電子檔案更便于利用。然而隨著電子檔案數量的快速增多，行政單位的檔案資料呈現出大數據的特征，檔案工作體系不完善、檔案信息的挖掘程度及利用率偏低、檔案數據面臨安全隱患等問題越來越突出，嚴重制約單位檔案管理的改進和優化，急需加強對大數據的運用。

一、大數據簡述

大數據又被稱作海量數據、海量數據，主要是指在特殊時間依托常規軟件進行信息的收集、整理，為單位的運作奠定堅實基礎[1]。大數據的特點主要包括：海量性，數據信息存儲量極大，通過互聯網實現信息采集，進而形成數據之海;多樣性，無論是信息的格式還是內容都是多種多樣的，經常以圖片、音頻、視頻等形式出現;快速性，即數據信息的生成和處理都很快;真實性，因為真實的信息關聯到決策支持，保證數據信息的真實性和高質量。在大數據環境里，行政單位的檔案管理業務范疇有進一步的擴展，行政單位內部的各個業務中心和部門的人員均會涉及檔案管理工作，隨著大量工作數據和信息被保存，需要正式建立大數據管理思想，滿足檔案發展要求。

二、大數據運用于行政單位檔案管理的重要性

從大數據在各行各業的廣泛應用及發展來看，將其運用于行政單位檔案管理也具有至關重要的作用。一方面，有助于行政單位堅守為民服務的宗旨。黨的十九大明確指出政府要積極轉變職能，不斷簡政放權，提升自身的執行力、公信力，打造為民服務、令人民滿意的政府。而檔案部門是行政單位的重要服務窗口，更應時刻牢記為民服務的宗旨，多角度、全方位思考提高檔案管理技術水平的方法，大數據就是其重要選擇之一[2]。另一方面，有助于行政單位穩定持續發展。大數據是數據的集合，隨著行政單位的檔案信息來源越來越多、傳播速度不斷加快，單位檔案人員憑借大數據的優勢特點能夠實現對檔案信息價值的深度挖掘，在提高檔案工作效率的同時體現檔案信息的利用價值，奠定單位制定科學決策的基礎，從而滿足單位發展需要。

三、在行政單位檔案管理中運用大數據的途徑

（一）加強制度建設，完善檔案工作體系

一套完整的檔案工作體系是行政單位運用大數據管理檔案資源的基礎所在，有利于明確分工，實現集中管理、責任到人。這就需要單位檔案人員完善并遵守檔案管理制度，使檔案管理有章可循。

首先，要基于大數據保證檔案管理工作的連續性，依次將信息錄入計算機系統，減少工作量。其次，整合工作內容，通過重新制定制度，利用大數據技術去繁就簡，借助大數據的優勢力量開展關鍵工作[3]。因為在傳統檔案管理模式中，檔案人員收集文件材料時不得不反復斟酌，對其內在聯系加以分析，再層層分類和組卷，之后重新排列、編號、裝訂、裝盒、存儲。到了大數據時代，檔案管理范圍不斷擴大，面臨的技術要求日益提高，基于大數據技術改進工作方法勢在必行。例如引入整合法，整合原本單位各個運作環節中分散的、分別由各部門完成的檔案數字化建設內容，專門組建檔案數字化工作小組，統一部署大數據的運用，提供檔案智慧服務。或者引入簡化法，幫助簡化繁瑣的文件材料整理工作，在檔案數字化建設中投入更多力量，提供便捷檔案服務。即運用大數據促成單位文件材料、檔案資源在“云”中的存儲、管理，實現智慧服務。再次，細化工作流程。如今行政單位的檔案數量龐大，只依賴傳統方式和人工力量難以完成任務，應再造檔案業務流程，詳細制定檔案工作制度及規范，明確歸檔的部門和檔案人員收集文件、整理文件的任務，讓更多人參與檔案工作;化整為零，幫助檔案人員減輕工作壓力;加強前端控制，在形成檔案的部門及平臺融入歸檔職能設計，依托網絡信息平臺的用戶端、移動終端等推送單位檔案資源，確保高效采集檔案數據和信息。

（二）挖掘檔案信息，滿足檔案使用需求

行政單位不是專業的互聯網企業，在運用大數據進行檔案管理的數字化和信息化建設時難免遇到問題，應結合實際記錄檔案信息的情況，定期調整，建立檔案利用規則，確保在短時間里錄入檔案、分類管理檔案、查詢和使用檔案等，實現對檔案資料的充分開發，預防浪費。例如在單位檔案使用模塊加入關鍵詞搜索功能，如果使用者需要精確定位某個檔案，只需輸入關鍵詞就能快速查詢。如果繼續使用傳統查詢方式必然費時費力。又如數字化檔案信息不僅有文字，還有圖片、音頻和視頻等，檔案內容豐富，記錄大量數據和信息，滿足使用者的多元化需求。

另外，在行政單位的檔案管理中要創新技術，不斷完善檔案信息檢索工具。從當前行政單位的檔案管理情況來看，檔案檢索系統依舊面臨檢索范圍狹窄、檢索資源匱乏的問題，急需性能好、效率高的檢索工具。所以要提供多樣化檢索工具，讓使用者能基于不同目錄檢索所需檔案;盡快建立本單位檔案數據庫，快速上傳檔案的二次信息、三次信息、全文信息，擺脫檢索資源匱乏的局面;為使用者提供恰當的檔案查詢結果處理方式，因為檔案使用者不同，其信息需求也不同，檢索方法、檢索習慣存在差異性，選擇檢索結果的原則自然也有區別，要根據使用者的需求挖掘檔案資源，考慮其查詢習慣，使其高效獲取所需檔案。

（三）促進信息共享，提高檔案利用效率

在檔案信息的使用中，除了挖掘資源、提高檢索速度，促進信息共享也非常關鍵。通過使用行政單位的檔案管理信息系統，同級檔案部門及職能部門之間能共享檔案數據信息，首先共享的應當是單位的基本運作信息，由相關職能部門按照自身履行工作職能生成的信息和檔案管理部門基于數字檔案生成的檔案信息進行共享，發現單位某個職能部門信息不準確的問題，為順利開展檔案管理工作奠定基礎。在職能部門需要查閱本部門的檔案資料時，只需通過系統提出申請，由檔案管理者確認之后就能查閱所需信息[4]。在上下級組織和相關單位、職能部門安裝檔案管理信息系統、設備之后，形成單位檔案管理服務器，進而構建局域網絡，如果遇到緊急情況要立即查詢檔案，使用者只需在部門系統終端提出申請，等相關部門的系統管理者根據權限通過審核，就能實現對所需數字檔案的在線查閱。通過利用大數據技術共享檔案信息，接收檔案信息的職能部門和檔案部門把對應信息存入數據庫，預防對檔案的重復審核，節省資源。

（四）強化安全管理，優化單位檔案工作

行政單位的信息量很大，在運用大數據開展檔案管理工作時應保護好檔案信息的安全，預防泄露重要信息。這就需要檔案人員在數字檔案管理中要加強備份管理的落實，確保在丟失檔案信息時能及時補救。同時要強化網絡安全防護，預防病毒、黑客等入侵檔案管理信息系統和檔案數據庫。例如行政單位要建立自身防御系統，由管理者定期檢查，預防檔案數據和信息在輸出時被破壞，實現全網保護。檔案人員也要努力提高大數據技術運用能力，提高系統安全等級，防止泄露檔案信息[5]。例如運用數字證書、數字簽名、指紋識別等保密技術保護檔案信息安全，并且只要接觸和使用檔案管理信息系統、檔案數據庫的人都要加強約束，任何無關人員未經允許都不得出入中心機房，也不能接觸檔案系統終端設備。當經過許可能夠查閱檔案數據和信息時，應安排檔案人員進行現場監督，預防有人通過截圖或拍照的方式造成檔案數據信息的泄露;如果查檔人員對數字檔案進行查閱，不能截圖、拍照，只能手寫記錄，避免有人在網上惡意散播單位的檔案數據信息，或向無關人員透露;還有行政單位各職能部門的人員、檔案管理人員等，在利用檔案數據庫查詢檔案信息時務必要嚴格遵守規定，禁止隨意更改檔案數據，提升大數據檔案管理的安全性。

綜上所述，檔案管理是一項專業的、系統性的工作，大數據在當今時代成為檔案管理的重要部分，徹底改變檔案管理方式，作為行政單位的檔案工作者務必要順應時代發展趨勢，盡早樹立檔案管理現代化理念和大數據思維，堅持從制度建設、信息的挖掘與共享、安全管理等方面加強對大數據的運用，以不斷提升單位檔案管理規范化、科學化水平，進而提高檔案管理服務效能，為行政單位做好行政管理工作提供可靠的支撐。

參考文獻：

[1]滕玉波.行政事業單位檔案管理的創新路徑研究[J].蘭臺內外，2019（35）：28-29.

[2]楊永久.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].中國管理信息化，2018（01）：120-121.

[3]楊慶華.新形勢下行政事業單位檔案管理方式初探[J].辦公室業務，2019（22）：127-128.

[4]顧鳳來.淺談大數據背景下的電子信息檔案管理[J].信息記錄材料，2018（05）：128-129.

[5]許蘭香.淺談大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].傳播力研究，2019（08）：227.