信息時代事業單位人事檔案管理大數據建設的重要性

摘要：人事檔案能夠促進事業單位持續發展，其主要的管理對象包括工作經歷、個人身份以及學歷等，記錄了各職工的成長與發展，在社會保障以及職稱評價等方面起到的作用也不容忽視。信息化時代背景下，眾多行業開始廣泛運用大數據建設，事業單位也是如此。文章針對信息化速發展形勢下，探究了事業單位在管理人事檔案時進行大數據建設表現出的重要性。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;大數據建設

在事業單位不斷進行改革的過程中，事業單位開始對人事檔案管理提出了更高的要求，人事檔案管理是否做單位，決定著事業單位是否能夠改革成功。與此同時，隨著信息技術的發展以及大數據時代的到來，大數據建設是檔案管理工作的主要發展趨勢。從事業單位當中人事檔案管理角度看，必須明確大數據建設在人事檔案管理當中具有的重要性，然后根據事業單位目前檔案管理的實際情況，將人事檔案管理與信息化技術有機融合，從而使人事檔案管理的質量以及效率有效提升。

一、管理人事檔案時進行大數據建設的重要性

（一）歸檔流程變得更加簡單

事業單位管理人事檔案是進行大數據建設，可以根據類型把人事檔案劃分成眾多形式的信息模塊，然后根據時間不同進行檔案排序。換句話說，針對某一年度以前生成的一些檔案，能夠使用檔案管理軟件錄入有關數據，并以傳統案卷的方式對檔案進行歸納和整理，然后再加上標注“傳統處理”;而針對這一年以后生成的一些檔案，需要先了解事業單位針對人事檔案管理制定的法規，然后將其轉化為“軟件”的模式進行整理，并運用，管理軟件錄入有關信息，同時加上標注“簡化處理”，這樣歸檔流程變得更加簡單，進而實現“一鍵完成”的調檔借閱模式[1]。除此之外，通過大數據建設，可以使檔案的完整性得到保證，節省了大量的歸檔時間、整理時間以及錄入時間，而且此種處理模式具有高效檢索以及分門別類的優點，這樣檔案的利用率變得非常高，同時管理人事檔案的工作效率也會逐漸提升。

（二）節約了管理成本

實際上事業單位在對人員信息進行調查以及了解時，不但覆蓋面積非常廣，而且還極其嚴格。人事檔案信息主要包括人員的所有資料，因而傳統檔案管理方式中的紙質檔案非常多，同時還需要非常大的儲存空間，此外還要做好防蟲、防潮、防霉以及防火等眾多工作，管理成本自然而然非常高。而通過大數據建設對人事檔案進行管理以后，將不會再發生以上情況，只需要做好維護計算機安全工作以及資料備份工作，進而減少了管理人事檔案的成本。

（三）多樣化管理檔案的設想得以實現

事業單位當中傳統紙質檔案管理方式以照片記錄以及文字記錄等為主，保存檔案資料信息的方式比較單一，通常不能及時對一些有用的信息進行及時記錄與保存。可大數據建設下人事檔案的管理，可以將人員的所有信息以圖片、音頻和視頻等多種方式進行記錄以及儲存，使多樣化存儲人事檔案資料的設想得以實現，同時是人員信息資料變得更加豐富，進而事業單位可以根據這些信息資料更好地進行人員選拔工作[2]。

二、事業單位管理人事檔案的大數據建設方法

（一）對大數據建設理念進行宣傳

信息化時代事業單位想要通過大數據建設管理人事檔案，必須轉變管理理念。因此，事業單位應該對現代化的管理理念進行樹立，積極宣傳大數據建設思想，不應該只對檔案人員展開，還應該在其他部門進行宣傳，讓事業單位當中的所有人員都意識到大數據建設的重要，進而積極地進行大數據建設。換句話說，事業單位當中的檔案管理部門兒需要定期組織培訓，并倡導檔案管理人員積極參加，向他們講解大數據建設的概念、特征以及優勢等，同時還要邀請在此方面具有成就的專家，為檔案管理人員講解目前大數據的實際發展動態。

（二）基于大數據對人事檔案的管理平臺進行建設

信息化時代背景下，大數據是主要的標志，從事業單位當中人事檔案管理角度講，想要規范有序的對人事檔案進行管理，那么檔案管理部門必須歸納總結人員信息資料，這就需要做好收集工作、整理工作以及加工工作等，然后再讓其對接目前的辦公自動化系統，并將這些內容歸納到大數據下檔案管理平臺當中，通過大數據技術對人員信息資料進行管理，使其可視化得以實現，這樣就能夠深入分析一些有關數據。譬如：事業單位人員隊伍當中所有職稱的具體占比情況，通過大數據平臺可以直觀地展示出來，同時還能夠與其他事業單位進行直接比較，掌握自身存在哪些優劣勢，然后針對劣勢進行積極改正。

（三）深入挖掘和開發人事檔案的信息資料

在信息化技術持續深入發展的過程中，事業單位當中對人事檔案的管理不再是簡簡單單的軟件運用。云計算以及大數據等現代化技術被廣泛運用，因此挖掘人事檔案資料的工作面臨著新的挑戰，此形勢下，通過大數據建設管理人事檔案應該以挖掘和開發人員資料為主，全面歸納整理各部門當中的所有人員信息資料，并將這些內容歸納到同一個系統之中，然后建立與其對應的檔案管理體系，在事業單位內部構建一個良好溝通機制，實現分級開發以及挖掘人員資料的管理體系，進而使開發與挖掘人員資料的工作可以有序展開。

三、結束語

總而言之，信息時代事業單位大數據建設情況，會對人事檔案管理效果造成極大影響，所以，事業單位針對人事檔案的管理，必須積極進行大數據建設，如：對大數據建設理念進行宣傳;基于大數據對人事檔案的管理平臺進行建設;深入挖掘和開發人事檔案的信息資料等，進而在獲得高效的檔案管理效果的基礎上，促進事業單位持續發展。

參考文獻：

[1]唐義，應鳴蕾，陳飛達等.按照"圖書情報與檔案管理"一級學科培養本科生的需求現狀——來自本科生的調查分析[J].圖書館論壇，2018，38（10）：78-84.

[2]高愛民，張長林，劉芳等.檔案形成在前檔案管理在前——檔案形成在前理論在建設項目管理中的應用[J].檔案管理，2017（5）：22-24.

作者簡介：張彩云（1970.12）女，民族：漢，籍貫：內蒙古赤峰市，學歷：本科，職稱：副高級，研究方向：檔案管理方面。