基于信息化背景的醫院基建檔案管理改革思考

張原鳳

摘要：基建檔案是醫院在長期發展建設過程中形成的一些文字、數據、圖片、影像、聲音等資料，是對醫院早期建設、運營活動的記載和過程的追溯，也是先進經驗的總結，對醫院今后的建設發展有著重要的指導作用。檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，通過對檔案文件的查閱和學習，可以進一步了解醫院的建設發展的歷程，對醫院的建設過程有一個明確的了解，對后續工作進行有效指導。現代社會，是基于互聯網技術、信息技術高速發達的信息社會，人們接收信息的方式、方法都在發生改變，傳統的檔案管理模式，已經不能適應現代化管理的需要，信息化手段在醫院管理中展現出了更高的應用價值，有著更高的管理成效，必須以信息技術為基礎，對醫院的基建檔案管理模式進行深化改革，以適應時代發展的需求。

關鍵詞：信息化背景;醫院基建檔案;管理改革思考

醫院檔案管理，是醫院日常工作的一個重要組成部分，它對于把控醫院發展方向、提高醫院管理水平、促進醫療事業健康持續發展有著十分重要的現實意義，是影響和評價管理成效的重要因素。在現代化醫院建設的步伐下，對傳統檔案管理模式進行深化改革，以適應現代化醫院建設的需要和新的社會發展形勢，已經是迫在眉睫的大事。基于信息技術的基礎上，對檔案管理模式進行升級優化，既是一次對新技術實踐運用的挑戰，也是一次進步發展、改革升級的機遇。必須抓住這次機遇，在對傳統管理模式進行深刻反思，找出不足和弊端，借助信息技術的優勢，進行優化升級，以始終保持檔案管理在醫院管理活動中的重要地位和重要作用，充分發揮出檔案管理的寶貴價值。

一、醫院基建檔案管理的基本特征

醫院的基建檔案管理有著自身的顯著特征，主要表現在以下三個方面：①成套性特征。在醫院建設發展過程中，形成了較多基建檔案信息，為了便于后期管理和檢索查詢，必須要進行統一的管理，而且要做好資料類型的分類，一般都是根據基建工程的具體項目做成套整理分類。②現實性特征。醫院基建檔案，主要的記錄對象，就是醫院的改建、擴建、新建項目情況，這些行為發生在不同的時期，檔案整理通常是要分階段、分項目對具體的施工建設信息進行保存，通過這些建設歷史信息，可以給今后的醫院建設提供有價值的參考，具有極強的現實實用性。③具有極強專業性特征。醫院基建檔案和普通工程基建檔案記錄信息中最大的不同，就是專業性特征十分明顯，項目施工情況、設備、設施的記錄描述，都要用到專業術語，這也增強了它的實際應用價值。

二、基于信息化模式下對醫院基建檔案管理進行深化改革的措施

（一）完善構建基建檔案的業務流程

資料收集、分類整理、存檔保管、查閱使用是檔案管理的主要流程環節。檔案管理信息化建設，就必須要立足于這幾個基本環節進行優化改革，重新梳理業務流程，建立新的、更加先進的管理辦法和流轉、保管、檢索、查閱方式，使之與信息化技術的運用形勢相匹配。①首先對基建檔案資料的收集過程、方式進行改革優化。傳統模式下的基建檔案資料收集，多以紙質版等實物形式進行交接，而信息化模式下，要充分利用信息系統進行任務下達并實現資料信息的數字化信息上傳，效率更高，信息量更大。②對基建檔案整理環節進行調整優化。檔案的集中管理，一定要是檔案信息、形式的具體情況進行歸類劃分，按照文件類型的不同做好保存，并做好備份。此外，整理完成的基建工程檔案，必須要按照類型、生成時間、所屬部門做好錄入登記。為了保證信息數據的安全性，一定要設置管理員權限。③對日常保管環節進行完善。在日常管理中，一定要做好檔案信息的日常檢查，一旦發現檔案信息存在殘缺，要及時與相關部門聯系做好信息確認，做好補充完善，以保證信息資料的完整性。④優化檔案信息的使用環節。檔案信息的調閱，一定要經過檔案管理人員的同意，并填寫檔案信息調閱申請表，注明目的、時間、調閱人等關鍵信息。信息檔案的調閱查看，一定要做好信息資料的安全和信息保密工作，防止信息外泄。在基于安全性基礎上，管理人員要給調閱人相應的查看權限。

（二）進一步完善優化基建檔案信息資源的收集與整合過程

要保證基建檔案信息管理的全面性和有效性，首先就要做好重要資料信息的收集，既要做到避免漏項，防止信息丟失，同時又要避免重復收集。在醫院建設發展的過程中，形成了大量的、重要的基建檔案信息。要做好各部門、各科室，各個時間段基建檔案信息的管理，就必須建立一套完善的管理辦法以及檔案收集程序。對于各個部門的檔案信息，一定要每天匯總，按照產生時間做好排序，檢查無誤后及時進行信息上傳。對于一些重要部門的重要信息，一定要設置控制權限。要做好檔案信息數據變動的及時更新，保證時效性。

（三）創新檔案管理的服務方式

要基于信息化技術的基礎上，創新檔案管理服務方式，進一步優化管理和使用的互動交流，提升服務質量和服務效率。在信息化時代，網絡技術、計算機技術、多媒體技術高速發展，給基建檔案管理服務提供了更多的途徑和方式，人們查看基建檔案的習慣和方式都在改變。檔案管理者可以通過電子郵件、視屏會議、電子公告等多種形式提供服務，以滿足多元化的使用需求。

（四）建立檔案信息化管理的標準體系

信息化管理標準體系體系的建立，要做好幾個基本工作。首先要建立檔案資料的收集流程和方式，以及信息錄入說明;第二要明確數字化檔案的接收標準，上傳時間要明確。第三要明確管理要求，對整理、歸類保存、刪除等環節進行規范。

三、結束語

基于信息技術的檔案管理活動，必須進一步建立完善檔案信息化管理制度，從收集、整理、錄入、保存、使用、銷毀的每一個環節，都要有明確的要求。此外，還要加快信息化技術的人才建設，并建立完善的激勵機制，做到責權利明確，才能充分調動相關人員的工作熱情、積極性和責任心。

參考文獻：

[1]喻書梅.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].信息化建設，2019（4）.

[2]郭雷蕾.信息化背景下醫院檔案管理的SWOT及對策分析[J].現代經濟信息，2019（8）：124.