企業人事檔案信息化管理的思考

葉曉玲

摘要：企業人事檔案管理面試記錄和整理相關企業單位工作人員的基本情況，主要包括企業工作人員的學歷、工作經歷以及個人履歷等原始數據。隨著我國社會的不斷發展，信息化隨之普及，傳統的知識檔案管理你無法適應當今的發展。因此本文主要對企業人事檔案管理信息化管理的內容以及方法進行探討，并討論在過程當中所出現的問題，并對這些問題提出相對應的解決方案，促進企業檔案信息化的完善。

關鍵詞：企業;人事檔案;信息化管理

隨著社會文化的不斷推動發展，對于企業的發展最關鍵的便是人才穩定。所以在企業中不斷的加強人力資源工作，不斷提高企業的人事檔案化管理工作。可以促進企業的不斷發展，為企業帶來極高的經濟效益[1]。如今隨著社會的進步，市場競爭力不斷激烈，為了能夠保證企業在激烈的市場競爭中得以永存，在人事檔案管理上應當充分發揮現代技術，大力推動電子檔案的使用，使用電子檔案可以不斷提高信息化在企業人事管理的普及，充分發揮人力資源管理部門在企業發展當中的重要性。

一、企業人事檔案管理工作中的問題

（一）傳統紙質企業人事檔案管理方式

在社會不斷發展的同時，信息化技術不斷先進，漸漸的開始普及。信息化的普及中，卻依然存在不少企業使用傳統紙質企業人事化管理方式。沒有引用電子檔案。這樣大大降低了對資料的保存程度。在沒有采用配套電子檔案系統的同時，依靠人事管理人員傳統的管理方式對企業進行管理查詢。不僅效率低，而且正在不斷的阻礙企業的發展。而且查找資料麻煩。其次，采用傳統的資料管理模式，對于企業資料管理人員來講是一種考驗，由于是采用手工整理會加強企業人事部門工作強度，由于部分單位雖已將企業人員基本信息錄入電腦，但記錄方式僅停留在人員的基本信息歸類上，并沒有能夠將實質性的變化錄入到電腦。長此以往，企業專門人事管理檔案人員積壓，難以發揮人事檔案在企業中的作用。

（二）信息化管理缺乏統一的標準

目前雖說已進入信息化時代，但信息化時代管理最重要的特點便是要具有統一、規范的標準。只有建立好標準且統一的管理體系，才能夠確保企業和個人的人事檔案共享，這樣對檔案的信息化管理起到巨大的推動作用。但是即使如今已經有很多企業開始大力推行使用電子檔案信息化系統，但是在使用過程中并沒有一套相應的管理措施。加上還有一部分企業依然停留在傳統的紙質檔案管理中。這樣造成即使社會企業開始推動電子檔案管理系統，但并沒有具體落實到根本。

（三）人事檔案管理價值局限

在對人事檔案的管理中，管理好人事資料才能夠有助于推動人事部門的工作進度。促使企業人才穩定。從而企業在社會中占據一定的位置。使經濟效益不斷的提高。在傳統的人事檔案管理中，記錄以后，人事管理員便會對資料進行封存。放在人事檔案中。在通常的情況下，不會進行再次翻閱瀏覽。這樣直接造成企業人才的流失。所以在人事檔案的管理中的利用價值是具有一定的局限性。

二、人事檔案信息化管理中的作用

人事檔案的作用便是為了記錄企業全部員工的個人生活以及工作經歷，是人事部門專門對員工進行管理的一種重要手段，對人事管理檔案進行精準的錄用，可以有效的提高企業內部選拔人才的效率，從而順利的開展督查工作[2]。加強對檔案管理的信息化可將員工檔案信息進行合理的分配并再加工，從而提高檔案管理的效率，在查詢資料時也可更加方便，大大減少翻閱時間。

三、加強企業人事檔案管理信息化的對策

（一）提高企業管理人員專業知識的學習

為加強企業人社檔案管理信息化，企業可通過最根本的方式入手，提高企業管理人員專業知識的學習，可確保企業在人事管理上徹底實現信息化。隨著信息化的不斷發展，兩岸工作人員從傳統的紙質檔案管理到電子檔案管理是不小的考驗。在如今社會中，科學技術正在不斷的發展，需要培養出更多的人才以適應科技發展。在人員的管理方面，企業需要不斷的對管理人員的綜合知識、管理能力等進行培訓提升。使他們能夠具有較強的責任感和學習能力。此外企業還需要不斷提高檔案管理工作人員的專業知識水平，可不斷組織檔案工作人員進行專業化的學習，從而拓自身知識儲備量，掌握更深層次的操作。

（二）制定科學有效的管理措施

在科技發展的今天，企業的人力資源部門應當建立符合自身發展的管理措施對企業員工的行為進行一定的制約。并科學規范的將人事檔案的管理制度進行調整。在對企業人事管理的過程中管理人員應該對員工的資料進行充分了解，并能夠正確的給予員工的發展空間。對于有資質的員工可給予提升獎勵。企業的工作人員在電子錄入過后，需要定期的對答案進行檢查和修復，在發現問題時，應當及時的與原數據進行對比，保證人事檔案資料的真實性和準確性。

四、結束語

人事檔案管理工作是一個極其復雜的工作，需要檔案管理工作人員不斷的提升自身的專業管理能力，管理意識。嚴格的要求自身，加強對企業的人事管理。在信息化發展的今天，人力資源工作應當在現代企業人事管理當中做出新的突破，為此加強企業人事檔案管理的信息化可提高檔案部門的工作效率，促進企業的長期穩定化發展，增加社會的經濟效益。

參考文獻：

[1]汪友波.企業人事檔案信息化管理的思考[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2017（10）：26-27.

[2]李春志，周亞，董霞.對企業人事檔案電子信息化技術管理的思考[J].交通企業管理，2017，29（12）：30-32.