企業會議管理系統解決方案研究

杜文博

摘 要： 目前，我國的經濟在快速發展，社會在不斷進步，會議管理系統通過信息化手段固化了企業重要會議的會議計劃、議題提報與準備、會議通知、會中匯報、會議決策等管理業務，同時通過與公文管理、會議室資源管理、督辦管理等功能集成實現會前、會中、會后及決策支持的全業務鏈一體化管理，提升會議組織及決策的效率、效果，保證工作質量，提升企業執行力。

關鍵詞： 會議管理;信息化;會議室管理

0 引言

會議是一項集大家意見為一體的重要方法。在現代社會中由于市場經濟條件極為復雜，而一個人的能力、知識比較有限，因此只依靠少數幾個上層管理人員的經驗無法切實適應時代發展需求，所以需要將團隊精神發揮出來，將大家的智慧融為一體。會議正好可召集企業行業的有關人員一起來決策，可見會議是極為重要的。如何提升會議管理工作的效率就是其管理中的重點。

1 會議管理的重要性

（1）聯系企業內外部，使得各部門得到溝通。企業內部需要加強與企業外部的聯系，企業內部各部門之間的信息也需要及時溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進企業的穩步運行。（2）規范企業，規劃進度，統籌全局。當問題出現時，要解決這個問題就需要集眾人之所長，這就需要會議去綜合各個方面，得到最有效的方法。一個企業正常的運行需要各個部門有條不紊地進行工作，不能耽誤工作的進度，會議管理工作很好地解決了這個問題，將保證工作合理得到安排。

2 企業會議管理系統解決方案

2.1 提高整體會議的質量和品質

企業之所以存在會議這項工作，就是希望通過會議來提升整個企業的進步，那么，現在的企業想要制作出更加有價值的會議，就需要從會議整體的質量和品質進行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會議的準備工作外，還需要配備相關的會議記錄人員，因為如果單純只依靠會議內容的文件是無法將所有因素都涵蓋進去的。在整個會議中，經常會有領導或者員工提出建設性的建議，那么這個時候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來。參會的人員無法及時的將整個會議的內容都記錄在案，因此，每個企業都需要安排專門記錄的人員來完整這項工作。會議的過程非常重要，但是會議的后期工作也是很重要的，企業可以在會議結束之后，針對會議過程中的討論內容，再制作出一份詳細的會議內容，分發給每個參加會議的人，讓員工們進行消化和鞏固。另外，在每次會議結束之后，相關的管理人員應該給每個參會人員發一份調查表，讓參會人員在調查表上寫出參會的感受，以及會議中的不足和問題，以及希望下次會議可以做到哪些改進。這樣一來，會議的質量和品質就可以保證一次比一次進步，一次比一次有效果。另外，整個會議的質量還表現在會議的環境中，安排會議的人員要提前做好會議室的清潔，檢查相關的設備都可以使用，在任何情況下，都要給員工提供一個可以方便舒適的參會環境。

2.2 加強行政人員素質培養，提升行政人員辦會技能

企業中的會議管理大都由行政人員負責，加強行政人員素質培養，提升行政人員辦會技能對做好企業會議管理工作意義重大。一是行政人員要從思想上重視會議管理工作。會議管理工作是一項被動型較強的工作，從會議議題的選擇、參會人員范圍的確定、會議時間的安排等等，行政人員都必須按照領導的指示開展工作。行政人員如果不真正從思想上重視會議管理工作，認為凡事聽從領導安排即可，必將無法做好會議的管理。只有真正從思想上認識到會議管理工作的重要性，認識到行政人員在會議管理工作中能發揮的巨大能動性，才能進一步在行動中提升技能。二是行政人員要加強對會議管理相關知識和最新政治要求的學習。會議管理工作是一項綜合性的工作，要想做好它，行政人員必須具備良好的溝通協調能力、團隊合作能力、隨機應變能力、公文寫作能力，因此，加強相關知識的學習尤為重要。另外，新形勢下，中央對會議工作提出了很多新的政治要求，行政人員必須及時學習并掌握，在會議管理過程中嚴守規矩，避免在會議管理工作中“踩紅線”。

2.3 抓好會議決議事項督辦，切實提高會議質量

會議的最終目的是解決問題，因此會議決議事項有沒有落實到位直接決定著會議質量的高低。會議管理工作中一定要避免發生“決而無果”的問題。一是要及時發布會議紀要。會議結束后行政人員要盡快將會議情況整理成會議紀要，經相關領導審核后發布。會議紀要是會議內容的高度提煉和概況，是會議議題內容開展進一步工作的依據。因此及時地發布會議紀要對指導相關工作進一步開展具有重要意義。二是精心策劃督辦工作。根據會議紀要，對決議事項的督辦進行精心策劃，及時發布督辦清單，明確責任人、完成時間。督辦過程中行政人員密切跟蹤，及時掌握決議事項完成情況，及時對完成滯后項進行提醒。督辦完成后及時匯總完成情況并報相關領導審閱。三是充分發揮企業中考核的“指揮棒”作用。將會議決議事項的完成情況作為相關單位和部門績效考核的一個重要指標，對不按時完成會議決議事項、完成質量差的單位或部門進行嚴肅問責，通過考核倒逼會議決議的執行，切實達到“事事有回音、件件有著落”的效果。

3 結語

建立一套會議室管理系統，簡化會議室的管理流程、實現會議室的線上預約、實現多組多業務實時交流、實現多個會議的交叉進行。通過會議管理系統滿足群體會議交流需要并便捷的解決多方辦公協作。

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