淺談基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

袁海燕

摘 要： 進(jìn)入信息時(shí)代，各種信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，如何充分利用先進(jìn)技術(shù)為檔案管理工作服務(wù)，不斷提高基層檔案的科學(xué)管理水平，充分挖掘檔案信息隱藏的巨大價(jià)值，使檔案更好地為社會(huì)服務(wù)，這是檔案管理工作面臨的時(shí)代和發(fā)展機(jī)遇。因此，本文對(duì)基層檔案管理工作的創(chuàng)新思路進(jìn)行分析，僅供參考。

關(guān)鍵詞： 基層單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

1 基層單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 日常管理方面

基層單位部門的工作相對(duì)繁雜，各種蓋章檔案，會(huì)議記錄和影像資料等都需要?dú)w檔工作，檔案資料數(shù)量龐大，又由于基層單位有民政、黨建、計(jì)生等不同性質(zhì)的部門。因此，基層單位的檔案管理工作也有所不同，使基層單位的檔案管理工作更加復(fù)雜。

1.2 組織管理方面

部分基層單位檔案基礎(chǔ)管理制度不健全、內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有差距。一是檔案基礎(chǔ)管理制度距離健全完善仍存在一定的差距，沒有完全涵蓋到檔案工作的收集整理、歸檔利用、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀、應(yīng)急預(yù)案等各個(gè)方面。二是雖建立了檔案工作相關(guān)制度，但制度內(nèi)容與本單位檔案工作實(shí)際有偏差，缺乏適用性和實(shí)效性。三是檔案工作制度在實(shí)際工作中執(zhí)行落實(shí)不到位。如：沒有按已制定的制度要求對(duì)檔案庫房進(jìn)行巡視檢查和登記;檔案借閱利用手續(xù)不完善，填寫不規(guī)范，缺乏對(duì)檔案借閱工作的有效管理。

1.3 軟件管理方面

不僅高層管理者對(duì)檔案管理較少重視與關(guān)注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實(shí)踐，更無法積極主動(dòng)地創(chuàng)新管理意識(shí)和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質(zhì)低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息錯(cuò)漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時(shí)代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。

1.4 硬件管理方面

近年來，基層單位的檔案保管條件在一定程度上都有所改善，投入資金配置必要的檔案柜架、裝具和裝訂、辦公等設(shè)備，以及阻燃窗簾、防爆燈、防盜門等安全防護(hù)設(shè)施。但也有部分基層單位因經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)施設(shè)備配置不全、影響著檔案工作的開展。由于檔案工作開展及檔案庫設(shè)施缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致庫房設(shè)施不全，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施不能滿足。

2 影響基層單位檔案管理創(chuàng)新工作的因素

2.1 檔案管理從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力弱、素質(zhì)待提高

檔案管理工作的專業(yè)性、政策性較強(qiáng)，但因?yàn)楹芏鄦挝回?fù)責(zé)人不重視的問題，比如在學(xué)校，很多擔(dān)任檔案管理人員為鄰近退休不能正常進(jìn)行教學(xué)的“老”“病”群體，這部分人專業(yè)水平不高、職業(yè)素質(zhì)不硬，甚至部分人存有得過且過待退休這一落后思想。只有建立一支專業(yè)水平高、職業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理隊(duì)伍，才能確保檔案管理工作的順利開展。

2.2 檔案室現(xiàn)代化管理設(shè)施落后、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

由于檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)不強(qiáng)，對(duì)《檔案法》及《檔案管理辦法》相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)貫徹的力度較差，普遍存在對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不到位問題，且很多基層單位由于領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理工作不重視，其資金也不充裕，直接導(dǎo)致了一些事業(yè)單位檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施落后。

3 基層單位檔案管理工作策略

3.1 不斷更新傳統(tǒng)檔案管理理念

常言道，意識(shí)決定行動(dòng)。檔案管理工作創(chuàng)新需起始于管理理念的創(chuàng)新。即要加強(qiáng)對(duì)全員的宣傳教育，幫助每個(gè)職能崗位作業(yè)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理是所有人的份內(nèi)事，而絕非只是檔案管理員的個(gè)人責(zé)任。

3.2 把人資管理納入檔案考核細(xì)節(jié)

基層單位應(yīng)當(dāng)在包括績效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細(xì)節(jié)，制定出足夠細(xì)致、準(zhǔn)確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認(rèn)識(shí)到每個(gè)作業(yè)動(dòng)作都會(huì)影響到最終檔案結(jié)果的品質(zhì)，因此無論生產(chǎn)還是管理作業(yè)都必須嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)要求。

3.3 確保落實(shí)管理責(zé)任制

確保落實(shí)管理責(zé)任制，即是每個(gè)崗位產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)與量都需要和生產(chǎn)績效間建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，并且要結(jié)合品質(zhì)、效率等因素予以獎(jiǎng)懲的處置。只有當(dāng)客觀的物質(zhì)利益產(chǎn)生變化，人的主觀觀念才能得以觸動(dòng)，才能使檔案管理人人有責(zé)的創(chuàng)新理念逐漸內(nèi)化、固化。

3.4 創(chuàng)新管理系統(tǒng)

建立起基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)。即，要充分借助技術(shù)的先進(jìn)性規(guī)避人工作業(yè)無法避免的不足之處，利用機(jī)器操作提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。先從各職能部門內(nèi)部開始建立起電子化、自動(dòng)化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，再實(shí)現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)通，形成內(nèi)部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺(tái)。視管理工作的實(shí)際需要打通與外網(wǎng)的連接。

在此基礎(chǔ)上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。重點(diǎn)在于，既要實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)化操作的優(yōu)質(zhì)與高效，又在同時(shí)提高網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性與可靠性。隨著技術(shù)的進(jìn)步，還要積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等更加前沿的理論和技術(shù)。

3.5 提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

隨著信息化時(shí)代的到來，檔案工作方法不斷更新，工作方法也逐漸多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理方法不再適應(yīng)時(shí)代的需要。因此，在實(shí)現(xiàn)新技術(shù)管理的同時(shí)，人員綜合素質(zhì)的提升是提高檔案管理工作水平的前提，必須從檔案管理崗位職責(zé)和能力上來不斷完善基層單位的檔案管理人員隊(duì)伍，并定期開展檔案管理來“充電”，提高其知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力水平和管理經(jīng)驗(yàn)，全面提升檔案人員的綜合素質(zhì)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)創(chuàng)新。

結(jié)束語：檔案事務(wù)對(duì)國家、單位和個(gè)人都很重要，也是黨和國家所有事業(yè)的重要組成部分。習(xí)近平總書記在黨的第十九次報(bào)告中說：中國特色社會(huì)主義進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。檔案管理工作也必須適應(yīng)新時(shí)代、新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，并進(jìn)入轉(zhuǎn)型和現(xiàn)代化時(shí)代。基層單位的檔案管理工作只有不斷地提升管理水平，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能滿足新形勢(shì)發(fā)展的需要，努力創(chuàng)造基層單位檔案管理的新局面，盡快實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。

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