淺析國(guó)家科技重大專項(xiàng)檔案管理

顧繼紅

摘 要以蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制項(xiàng)目為例，從科技重大專項(xiàng)檔案管理原則、管理職責(zé)、全過(guò)程跟蹤管理及檔案利用等方面進(jìn)行闡述，為以后更好地做好科技重大專項(xiàng)檔案材料的收集、整理、歸檔和利用等檔案管理工作，保證科技重大專項(xiàng)順利驗(yàn)收提供借鑒。

關(guān)鍵詞科技重大專項(xiàng) 蛟龍?zhí)栞d人潛水器 檔案管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國(guó)家實(shí)力的不斷增強(qiáng)，中央政府、地方政府、各類企業(yè)對(duì)科研項(xiàng)目的研發(fā)經(jīng)費(fèi)投入不斷增加，我國(guó)現(xiàn)已成為全球第二大研發(fā)大國(guó)。各類研發(fā)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、實(shí)施、試運(yùn)行以及驗(yàn)收等各階段產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等各種載體的文件材料，是經(jīng)過(guò)鑒定整理的具有保存和參考利用價(jià)值的科研活動(dòng)真實(shí)記錄，是各類研發(fā)項(xiàng)目的重要組成部分，是重要的科技資源和知識(shí)資產(chǎn)，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，也是企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)和軟實(shí)力的集中體現(xiàn)，所以無(wú)論是記載研制（究）過(guò)程的檔案，還是展示科研成果最終形成的檔案，其重要程度是不分彼此、同等重要的。毫無(wú)疑問(wèn)，真實(shí)、規(guī)范、準(zhǔn)確、完整地管理好各類項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中產(chǎn)生的大量科研項(xiàng)目檔案，是項(xiàng)目承研承制單位檔案部門的職責(zé)和使命。

本文以蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制項(xiàng)目為例，從專項(xiàng)檔案管理原則、管理職責(zé)、全過(guò)程跟蹤管理及檔案利用等方面進(jìn)行闡述，為以后更好地做好科技重大專項(xiàng)檔案材料的收集、整理、歸檔和利用等檔案管理工作，保證科技重大專項(xiàng)順利驗(yàn)收提供借鑒。

一、項(xiàng)目簡(jiǎn)介

蛟龍?zhí)栞d人潛水器研制項(xiàng)目是我國(guó)十五863計(jì)劃重大專項(xiàng)，立項(xiàng)時(shí)為新中國(guó)成立以來(lái)工作深度最大的載人潛水器研制重大科技項(xiàng)目。項(xiàng)目規(guī)劃論證從1992年開始，經(jīng)過(guò)十年反復(fù)申報(bào)論證后，科技部于2002年6月下達(dá)了“關(guān)于十五863計(jì)劃重大專項(xiàng)7000米載人潛水器（即蛟龍?zhí)栞d人潛水器）啟動(dòng)的批復(fù)”，標(biāo)志著項(xiàng)目的正式啟動(dòng)。在2009—2011年，科技部相繼下達(dá)了蛟龍?zhí)?000米海試、關(guān)鍵技術(shù)改進(jìn)及3000米海試、技術(shù)改進(jìn)及5000—7000米級(jí)海試項(xiàng)目。2012年6月，蛟龍?zhí)杽?chuàng)造7062米我國(guó)載人深潛紀(jì)錄，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)總體專家組的海試驗(yàn)收。2013年4月，項(xiàng)目通過(guò)863計(jì)劃海洋技術(shù)領(lǐng)域辦公室組織的驗(yàn)收，至此，蛟龍?zhí)栞d人潛水器研制項(xiàng)目正式圓滿收官。蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制成功來(lái)之不易，從立項(xiàng)到項(xiàng)目通過(guò)結(jié)題驗(yàn)收，歷經(jīng)二十余年的跨度。蛟龍?zhí)栞d人潛水器的研制成功實(shí)現(xiàn)了我國(guó)深海載人裝備技術(shù)由跟跑、并跑向領(lǐng)跑的重大跨越，是我國(guó)深海技術(shù)發(fā)展的里程碑。它的研制成功極大地推動(dòng)了我國(guó)深海勇士號(hào)載人潛水器、萬(wàn)米載人潛水器和無(wú)人潛水器等“深海關(guān)鍵技術(shù)與裝備”重點(diǎn)專項(xiàng)的立項(xiàng)，顯著促進(jìn)了我國(guó)載人潛水器譜系化的建設(shè)。

二、檔案管理原則

由于蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包含潛水器本體、母船及水面支持系統(tǒng)、潛航員培訓(xùn)、應(yīng)用體系等四個(gè)方面，所以無(wú)法只單靠一家單位就完成全部的研發(fā)任務(wù)，承研承制單位眾多。為了切實(shí)提高專項(xiàng)檔案歸檔質(zhì)量，做好技術(shù)儲(chǔ)備，確保有效利用，蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、崗位責(zé)任制、“四同步”的原則進(jìn)行檔案管理[1]44。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就是根據(jù)專項(xiàng)研究及項(xiàng)目管理的需要，由專項(xiàng)組織實(shí)施管理單位把檔案管理工作納入專項(xiàng)整體工作之中，負(fù)責(zé)對(duì)專項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督。

分級(jí)管理，就是在專項(xiàng)組織實(shí)施管理單位及專項(xiàng)行政指揮師系統(tǒng)和設(shè)計(jì)師系統(tǒng)的統(tǒng)一指導(dǎo)下，由專項(xiàng)技術(shù)負(fù)責(zé)單位牽頭組織設(shè)立總師組辦公室，總師組辦公室負(fù)責(zé)組織各承研承制單位開展項(xiàng)目檔案工作，保證總體和各級(jí)配套研制單位重視并規(guī)范專項(xiàng)檔案管理工作。

崗位責(zé)任制管理原則，就是在成立項(xiàng)目行政指揮線與技術(shù)指揮線的同時(shí)，項(xiàng)目、課題和子課題承擔(dān)單位建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確專項(xiàng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理力度。

“四同步”管理原則，就是必須把檔案工作納入專項(xiàng)工作計(jì)劃中，進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)、體系化策劃，項(xiàng)目管理與檔案管理同步實(shí)施，即“下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)”與“提出項(xiàng)目文件材料歸檔”同步、“檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度”與“檢查項(xiàng)目文件材料積累”同步、“驗(yàn)收項(xiàng)目成果”與“驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料歸檔”同步、“項(xiàng)目總結(jié)”與“歸檔項(xiàng)目文件材料交接”同步，以確保檔案系統(tǒng)完整、真實(shí)規(guī)范、保管安全、利用方便，充分發(fā)揮基礎(chǔ)保障作用。

三、強(qiáng)化檔案管理職責(zé)

只有強(qiáng)化專項(xiàng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)中各級(jí)檔案管理人員的責(zé)任，讓管理人員、項(xiàng)目人員、檔案人員各司其職，才能切實(shí)做好專項(xiàng)檔案管理工作，保證專項(xiàng)科研檔案材料的系統(tǒng)、安全和便于提供利用[2]26。

1.專項(xiàng)組織實(shí)施管理單位對(duì)專項(xiàng)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)監(jiān)督，按照相關(guān)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)組織實(shí)施專項(xiàng)檔案收集整理、監(jiān)督檢查及總體驗(yàn)收工作。

2.總體單位和各級(jí)承研承制單位接受專項(xiàng)組織實(shí)施管理單位及行政指揮系統(tǒng)的檢查監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，符合總師組辦公室對(duì)檔案工作實(shí)行的管理要求，負(fù)責(zé)本單位承研承制任務(wù)相關(guān)檔案的歸檔與管理。明確各級(jí)承研承制單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是專項(xiàng)檔案形成歸檔工作的第一責(zé)任人，對(duì)歸檔文件材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和有效性負(fù)責(zé)[1]44。

3.總體單位設(shè)置專項(xiàng)檔案管理人員，專項(xiàng)檔案管理人員從源頭介入項(xiàng)目研制（究）過(guò)程，依托具體科研任務(wù)，全面掌握研制（究）全過(guò)程文件材料形成、積累、整理、移交等情況，特別是在設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)階段評(píng)審、加工建造、總裝聯(lián)調(diào)、子課題驗(yàn)收、海試、結(jié)題等重大進(jìn)度節(jié)點(diǎn)時(shí)，主動(dòng)開展工作，及時(shí)為科研人員提供現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)與服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)檔案形成、積累、收集、鑒定、歸檔全過(guò)程控制[3]101。

四、全過(guò)程跟蹤管理

1.立項(xiàng)批復(fù)。根據(jù)“四同步”檔案管理工作原則，在蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)得到立項(xiàng)批復(fù)之初，為實(shí)現(xiàn)專項(xiàng)檔案工作有序開展，總師組辦公室建立了較完善的檔案管理規(guī)章制度和工作流程體系，尤其是建立了一套詳細(xì)的檔案歸檔制度，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求各個(gè)子課題承擔(dān)單位，具體包含歸檔責(zé)任、歸檔范圍、保管期限、整理規(guī)范、分類方法、歸檔時(shí)間等檔案歸檔要求，以確保檔案的規(guī)范化管理[2]26。

2.專項(xiàng)實(shí)施過(guò)程。在蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)實(shí)施過(guò)程中，為了有效控制檔案收集整理的質(zhì)量，專項(xiàng)檔案員積極參與到項(xiàng)目工作中，了解和掌握專項(xiàng)各課題進(jìn)展情況，跟蹤檢查各課題實(shí)施過(guò)程中文件材料形成、收集情況，注重檢查文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和有效性，做到“事前知曉”和“事中監(jiān)控”[4]131。尤其到了設(shè)計(jì)轉(zhuǎn)階段評(píng)審、加工建造、總裝聯(lián)調(diào)等重大節(jié)點(diǎn)時(shí)，及時(shí)按要求收集整理好這一節(jié)點(diǎn)的技術(shù)文件資料。專項(xiàng)通過(guò)重大節(jié)點(diǎn)評(píng)審后，專項(xiàng)檔案員督促承研承制單位按照評(píng)審意見完成相關(guān)圖樣和技術(shù)文件的修改完善和補(bǔ)充整理。為確保歸檔質(zhì)量，專項(xiàng)檔案員采取重大節(jié)點(diǎn)分階段歸檔方式，一個(gè)重大節(jié)點(diǎn)結(jié)束后便及時(shí)向單位的檔案館辦理歸檔手續(xù)，讓檔案館專職人員盡早發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的問(wèn)題，如復(fù)印件需加蓋公章，評(píng)審前后的文件材料一起歸檔，光盤、硬盤等非紙質(zhì)載體歸檔等問(wèn)題，通過(guò)及時(shí)通知、指導(dǎo)課題負(fù)責(zé)人修改、補(bǔ)充與完善，使研制過(guò)程形成的圖樣、文件資料始終受控，保證檔案材料的連貫與有機(jī)聯(lián)系。

3.蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)結(jié)題驗(yàn)收、成果鑒定。結(jié)題驗(yàn)收前，專項(xiàng)檔案員基本完成了專項(xiàng)全過(guò)程文件資料的收集、整理和歸檔工作，重點(diǎn)收集了驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和驗(yàn)收意見等材料，并及時(shí)與檔案館專職人員開展整個(gè)專項(xiàng)檔案的內(nèi)部檢查和驗(yàn)收工作，查缺補(bǔ)漏，為專項(xiàng)的結(jié)題驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

科技成果鑒定是為了正確評(píng)判科技成果的質(zhì)量和水平，促進(jìn)科技成果的完善和科技水平的提高，加速科技成果推廣應(yīng)用。為此，蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)結(jié)題驗(yàn)收后，在申請(qǐng)成果鑒定前，專項(xiàng)檔案員協(xié)助檔案館專職人員完成了整個(gè)檔案的分類、整理、組卷、案卷排列，并重點(diǎn)查看專項(xiàng)結(jié)題驗(yàn)收意見提出的相關(guān)檔案整改落實(shí)情況[4]131。在最終完成立卷整理階段，專項(xiàng)檔案員發(fā)揮了熟悉項(xiàng)目情況的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，確保專項(xiàng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。

五、檔案利用

蛟龍?zhí)栞d人潛水器總體技術(shù)水平和關(guān)鍵指標(biāo)達(dá)到國(guó)際領(lǐng)先水平，技術(shù)創(chuàng)新特別突出，對(duì)我國(guó)深海裝備行業(yè)科技進(jìn)步推動(dòng)作用特別明顯。蛟龍?zhí)枌?shí)現(xiàn)了中華民族“可下五洋捉鱉”的宏偉夢(mèng)想，取得了特別顯著的社會(huì)效益。蛟龍?zhí)柕难兄埔矠樯詈Ｓ率刻?hào)載人潛水器、全海深載人潛水器的立項(xiàng)與研發(fā)奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。因此，蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)檔案具有重要的作用與社會(huì)價(jià)值。

在蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)檔案的利用過(guò)程中，既要保證專項(xiàng)檔案在借閱過(guò)程中的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保密與安全，也要為后續(xù)的載人潛水器譜系化研發(fā)提供好利用服務(wù)，體現(xiàn)出專項(xiàng)檔案的價(jià)值。為系統(tǒng)、全面地提供檔案信息，專項(xiàng)總體單位檔案館專職人員開展了相關(guān)編研工作，編寫了《蛟龍?zhí)栄兄婆c試驗(yàn)研究匯總與分析》，為后續(xù)載人潛水器的研發(fā)提供了查考與實(shí)際借鑒。此外，通過(guò)學(xué)習(xí)、查閱蛟龍?zhí)柕脑O(shè)計(jì)文件，提高了深海勇士號(hào)載人潛水器、全海深載人潛水器實(shí)施方案論證的快速性和有效性;通過(guò)借鑒與參考技術(shù)文件，為深海勇士號(hào)載人潛水器、全海深載人潛水器的總體設(shè)計(jì)拓展了思路，在具體設(shè)計(jì)中也吸收了部分設(shè)計(jì)思想。又如，通過(guò)查閱蛟龍?zhí)柡Ｔ囍谐霈F(xiàn)的各類故障排查糾正記錄，進(jìn)一步優(yōu)化了深海勇士號(hào)載人潛水器、全海深載人潛水器的設(shè)計(jì)方案。對(duì)于加入載人深潛研發(fā)團(tuán)隊(duì)的新人而言，則通過(guò)學(xué)習(xí)和了解前人的研發(fā)成果，啟發(fā)了自己的設(shè)計(jì)思路，使自己的工作少走彎路。

六、小結(jié)

蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)已于2013年4月通過(guò)結(jié)題驗(yàn)收。在蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)檔案整個(gè)形成過(guò)程中，我們注意到蛟龍?zhí)枌ｍ?xiàng)規(guī)劃論證、申報(bào)立項(xiàng)歷經(jīng)十年，檔案人員在這一階段介入得不夠，積累的檔案相對(duì)薄弱，也注意到對(duì)于涉及專利、成果等具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求的科技檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求進(jìn)行管理和提供利用。

目前，國(guó)家各層面批復(fù)的重大專項(xiàng)、重點(diǎn)專項(xiàng)項(xiàng)目都具有跨領(lǐng)域、跨地域、涉及面廣、參研單位多、歷時(shí)久等特點(diǎn)，若沒有很好的前端策劃控制，完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、有效的過(guò)程檔案積累和管理，僅僅以驗(yàn)收或鑒定這一重要節(jié)點(diǎn)形成的文件材料作為“成果”，對(duì)研發(fā)人員、企業(yè)、國(guó)家而言都意味著重大損失。所以建立完善高效的規(guī)章制度和工作流程體系，是實(shí)現(xiàn)重大專項(xiàng)、重點(diǎn)專項(xiàng)檔案工作有序開展的保障。在國(guó)家管理層面，國(guó)家科技部已于2017年11月印發(fā)了《國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定》，對(duì)專項(xiàng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)及職責(zé)有了明確的要求，增加了由專業(yè)機(jī)構(gòu)具體落實(shí)專項(xiàng)檔案管理工作的規(guī)定，更進(jìn)一步加強(qiáng)了重大專項(xiàng)檔案的管理。

同時(shí)，重大專項(xiàng)、重點(diǎn)專項(xiàng)檔案形成、積累、管理和利用，既離不開檔案工作人員，也必須依靠項(xiàng)目技術(shù)人員，檔案工作人員不僅要做好檔案管理規(guī)章制度的宣傳，增強(qiáng)項(xiàng)目技術(shù)人員檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案基本知識(shí)的培訓(xùn)力度，自身更要立足使命，切實(shí)履職，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。