淺析民辦高校檔案歸檔范圍中的問題

【摘 要】永久保存的檔案。

【關鍵詞】永久保存;最有價值;檢索;工作效率

在上一篇文章中，筆者分析和歸納了需要永久保存的所有黨群檔案和部分行政檔案。接下來，筆者再分析和歸納一下民辦高校各部門檔案歸檔范圍中需要永久保存的其他行政檔案、設備檔案、外事檔案、學生檔案、科研檔案、教學檔案。

首先，學校的繼續教育學院有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上級機關有關繼續教育的文件，專門針對本院的，歸入保存永久的行政檔案;如果不是專門針對本院的、一般普法性質的，歸入保存30年的行政檔案;

二、學院與校外單位簽訂的合作辦學合同、協議等等;

三、學院以正式發文形成的與繼續教育有關系的文件，有具體文號，內容一般包括繼續教育學院工作職責、崗位責任制度、機構沿革材料、條例、規章制度、辦法、有關繼續教育的通知決定、請示報告、上級批復等等，歸入保存永久的行政檔案;

其次，圖書館和檔案室有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、年度工作計劃、工作發展規劃、工作總結、重要的請示報告和批復;

二、圖書館和檔案室指南、全宗介紹等匯編材料;

三、上級機關有關圖書館和檔案工作的指示、規定、條例等文件，如果是專門針對本學院的，歸入永久保存的行政檔案，如果是并非專門針對本學院的、一般普發性質的、歸入保存30年的行政檔案。

四、學院以正式發文形式形成的與圖書館、檔案室有關系的文件，有具體文號，內容一般包括學院關于圖書館和檔案室的規定、辦法、制度、通知、會議記錄、工作職責、崗位責任制度、機構沿革、大事記等材料;

再次，學院保衛處有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上級機關有關公安保衛工作的文件，如果是專門針對本學院，列入保存永久的行政檔案，如果是并非針對本學院，一般普發性質的，列入保存30年的行政檔案;

二、如果學院用正式發文形式形成的與安全保衛有關的文件，有像嘉南院保[XX]XX號的具體文號，歸入保存永久的行政檔案;

再次，學院后勤服務處有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、本部門的工作計劃、工作總結、報告和批復、協議;

二、學院大宗物資采購制度、采購合同、協議、物資統計年報表;

三、學院每年與其他單位（政府機關、事業單位、公司企業）、個人簽訂的所有合同協議;

四、有關學院水、氣、電、通訊各種管道線路布置圖和說明材料;

五、本部門的規章制度、工作職責、崗位責任制度、機構沿革、大事記等材料;

六、學院的土地使用證、房屋產權證書;

七、本院校園地界變化、房屋拆遷工作的請示報告、批復、簽訂的合同協議書等有關材料;

八、反映本學院房屋建筑基本歷史面貌的文件;

九、學院處理房地產權益糾紛的工作中形成的文字材料、憑證、處理結果（包含法院判決書）、換購住房的材料;

十、學院各類房產房源變動情況清單;

十一、學院關于管理房屋的工作的各項管理辦法、規定、條例;

十二、學院關于管理、維修、改建房屋的工作和各項費用的規定等材料;

十三、學院關于維修水電通訊、修繕房屋、管理校園、綠化校園、保護環境、交通、服務接待等方面的規定、通知等材料;

十四、上級關于管理國有資產的規定，如果是如果是專門針對本學院，列入保存永久的行政檔案，如果是并非針對本學院，一般普發性質的，列入保存30年的行政檔案;

十五、學院立項評估國有資產、本校資產的請示和批復;

十六、學院召開各類國有資產會議的紀要;

十七學院管理國有資產的工作各類報表;

說明：凡是學院用正式發文形式形成的與后勤工作有關的文件，有像嘉南院總字[XX]XX號這樣的具體文號，列入永久保存的行政檔案。

再次，附屬于后勤處的招投標中心有自己的行政綜合檔案（分類號XZ11），下列材料需要永久保存——

一、上級關于招投標中心工作的規定、通知、管理辦法等，如果是如果是專門針對本學院，列入保存永久的行政檔案，如果是并非針對本學院，一般普發性質的，列入保存30年的行政檔案;

二、學院有關采購工作的重要通知、規定、請示、報告、批復;

三、本中心工作計劃、工作總結、工作職責、重要會議紀要;

四、本中心購買十萬元以上的機器設備的計劃、申請表、可行性論證、審批報告、采購公告、采購文件;

五、招標項目的報告、審批文件;

六、招標項目的評標小組組成成員名單、評委簽名;

七、評標的依據性材料;

八、招標項目的供應商及供應商的簽名;

九、招標項目中中標確認報告書、簽約通知書;

十、招標項目中的中標商的投標書正本;

十一、招標項目中相關的其他文件附件;

說明：凡是學院用正式發文形式形成的與招投標工作有關的文件，有像嘉南招標[XX]XX號這樣的具體文號，列入永久保存的行政檔案。

再次，附屬于后勤處的設備管理處有自己的設備檔案（分類號SB），下列材料需要永久保存——

一、全院固定資產年度統計表（分類號SB11）;

二、上級關于管理機器設備工作的規定、通知（分類號SB11），如果是專門針對本學院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果不是專門針對本學院的、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

三、本院實驗設備處工作計劃、工作總結、會議紀要（分類號SB11）;

四、本院購買貴重設備的計劃、報告、經費分配方案（分類號SB11）;

五、本院移交機器設備的清冊、報廢調撥機器設備的報告和批復（分類號SB11）;

六、本院關于機器設備業務工作的綜合性統計材料（分類號SB11）;

七、本院管理物資工作的有關規定和制度（分類號SB11）;

八、有關管理統配物資、固定物資、專控物資管理方面的材料（分類號SB11）;

九、機器設備的申購報告、論證報告、上級領導的批復（分類號SB11）;

十、購買機器設備的合同（復印件也可以）和會談紀要（分類號SB11）;

十一、機器設備的開箱記錄和裝箱單（分類號SB12）;

十二、機器設備的驗收報告和文件材料;

十三、關于機器設備的索賠來往函件赫爾結果文件;

十四、機器設備的使用、檢修、故障事故記錄（設備履歷書）;

十五、機器設備的重大事故的調查分析和處理意見;

十六、機器設備的技術改造和開發過程中形成的技術文件材料;

說明：如果學院用正式發文形式形成與設備管理有關的文件，有具體文號，列入本年度保存永久的行政檔案。

再次，學院外事處有自己的外事檔案（分類號WS），下列材料需要永久保存——

一、本院外事工作年度計劃統計報表;

二、由本院單獨組團或者學院領導帶團出訪、考察、參加會議的報告和批件、代表團名單、出訪計劃、總結、照片等等;

三、外籍教師專家學者在本學院講學的材料;

四、上級關于外事工作的通知、規定、辦法等文件，如果是專門針對本學院的，歸入永久保存的行政檔案（分類號XZ11），如果不是專門針對本學院的、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

說明：如果學院用正式發文形式形成與外事工作有關的文件，具有正式文號，列入本年度保存永久的行政檔案。

再次，學院留存的學生個人檔案，同樣屬于需要永久保存的檔案（分類號XS）。一整套學生的個人檔案來自三個部門：新生名冊和入學體檢表來自后勤服務處;畢業生名冊和成績單來自教務處;畢業生信息登記表和就業協議書來自就業辦公室。

再次，學院科技產業處有自己的科研檔案（分類號KY），下列材料需要永久保存——

一、學院科研工作計劃、工作總結、工作統計年度報表（分類號KY11）;

二、國家、省級、市級科技部門召開的重要的科技會議上的材料，如果是本學院的發言交流材料，歸入保存永久的科研檔案（分類號KY11），如果是一般需要長期貫徹執行的材料，歸入保存30年的科研檔案;

三、本學院有關科研工作的重要決定、規定、管理辦法（分類號KY11）;

四、本學院有關科研工作的請示報告和有關批復（分類號KY11）;

五、上級單位有關學校科研工作的條例、規定、重要批示等等文件，如果是專門針對本學院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學院的、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

六、科研準備階段的任務書、合同、協議書（分類號KY12）;

七、科研成果獲獎證件將比如獎狀、獎章、證書等原件（分類號KY12）;

說明：學院用正式發文形式形成的與科研有關系的文件，有具體文號，例如有嘉南科[XX]XX號之類的文號，一律歸入本年度保存永久的學院行政檔案。

再次，各個分院和基礎教學部有自己的教學檔案（分類號JY），下列材料需要永久保存——

一、本部門在教學改革、培養目標、設定專業學制等方面的請示和意見（分類號JY11）;

二、學生成績匯總表（包括成績一覽表、課程成績報表、補考成績登記表、四六級英語和其他必修外語考試成績、專科英語能力考試成績、計算機等級考試成績等等）、選修第二專業學位各個課程成績一覽表（分類號JX14）;

三、新生教學檢查、課程教學計劃、課程教學總結、實施方案、課程教學大綱、實習大綱、畢業論文設計指導等教學環節和實踐性環節形成的材料（分類號JX15）;

說明：學院各個分院和基礎教學部用正式發文形式形成的教學檔案，擁有像嘉南教[XX]XX號這樣的具體文號的，歸入永久保存的行政檔案。

再次，學院教務處有自己的教學檔案（分類號JY），下列材料需要永久保存——

一、教學督導工作計劃、工作總結、重要材料（分類號JY11）;

二、教學質量監控體系的運行評價匯總（分類號JY11）;

三、上級單位有關教學督導的文件材料，如果是專門針對本學院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學院的、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

四、各種教學工作統計報表（包括各班人數表、班主任名單）;

五、上級單位有關教學改革、發展規劃、學制、教學管理、學籍管理、課程建設、使用教材等方面的指示規定、重要通知、批復，如果是專門針對本學院的，歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學院的、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

六、學院教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的指示、規定、辦法（分類號XZ11）;

七、設計重點學科、專業的文件材料（分類號JX12）;

八、學院關于設置調整專業的申報材料和上級的批復（分類號JX12）;

九、學院建設學科專業的統計報表（分類號JX12）;

十、學生成績總冊、在校學生名冊（分類號JX14）;

十一、各個專業教學計劃和教學大綱（分類號JX15）;

說明：教務處用正式發文形式形成的文件，有像嘉南教[XX]XX號這樣的具體文號的，內容包括教務處工作計劃和總結、工作職責、崗位責任制度、機構沿革、大事記、學院對于各部門教學工作的批復等等，歸入永久保存的行政檔案。

再次，學院學生處有自己的學生工作檔案（分類號JX），下列材料需要永久保存——

一、嘉興南洋職業技術學院新生手冊（分類號JY11）;

二、全院輔導員名單（分類號JY11）;

三、上級單位有關學生工作、學生待遇的文件比如規定、條例、通知，如果是專門針對本學院的歸入保存永久的行政檔案（分類號XZ11），如果是并非專門針對本學院的、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案（分類號XZ11）;

四.學院先進班級、優秀學生干部、優秀學生、獎學金的名單和材料（分類號JX14）;

五、學院獎學金、助學金貸款條例和償還的辦法（分類號JX14）;

再次，學院招生辦公室有自己的教學檔案（分類號JX13），下列材料需要永久保存——

一、上級單位有關招生工作的重要文件，如果是專門針對本學院的歸入保存永久的行政檔案，如果并非是專門針對本學院、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案;

二、招生計劃、生源計劃、重要報告、上級批復、工作總結;

三、新生錄取材料和錄取名單;

說明：學院用正式發文形式形成的與招生工作有關的文件，有具體文號，歸入保存永久的行政檔案。

再次，學院就業辦公室有自己的教學檔案（分類號JX16），下列材料需要永久保存——

一、畢業生名冊;

二、畢業生派遣方案、排遣報道證存根、領取簽收;

三、歷屆畢業生畢業留念照片;

四、上級單位有關畢業生就業工作的重要文件，如果是專門針對本學院的歸入保存永久的行政檔案，如果并非是專門針對本學院、一般普發性質的，歸入保存30年的行政檔案;

說明：學院用正式發文形式形成的與畢業生就業工作有關的文件，有具體文號，歸入保存永久的行政檔案。

綜上所述，永久保存的檔案是高校檔案中最重要最有價值的部分。作為檔案管理人員，不可隨意縮小擴大這類檔案的范圍。筆者按照高校檔案管理的有關法律法規，歸納和總結了零星散布在各個種類的檔案中所有保存永久的檔案。在這樣的基礎上，作為檔案管理人員，可以快速準確的從各類檔案中檢索出需要永久保存的檔案，可以大大提高整理檔案的工作效率。

作者簡介：

蔣斯茵，1979年2月12日出生，女，漢族，上海市，本科，助理館員，研究方向：行政管理。

（作者單位：上海交通大學嘉興南洋職業技術學院）