科技戰“疫”下高校財務智能報銷流程優化的幾點設想

傅小敬

在疫情背景下，在信息化大爆炸的時代，高校也突破固有思路，實現教師線上教學，把課堂從教室搬到互聯網；行政人員遠程辦公，QQ、微信各個平臺利用起來，為教育事業服好務。高校財務部門聚焦于會計信息生產和使用，在會計信息的生產和使用過程中，需要大量面對面的線下操作和管控，包括人與人的交流溝通、物品的交換。新冠肺炎的出現被迫中斷了財務管控流程中的面對面線下流程，迫切要求財務部門更多地采用新思路、新技術來面對迎接疫情的挑戰。因此，在戰“疫”背景下對高校財務報銷流程進行優化有一定的理論和現實意義。

一、高校財務報銷的現狀-以S大學為例分析

近年來，高等學校教育經費呈逐年遞增趨勢，S高校2017經費支出37.57億元，2018是41.30億元，2019是44.68億元，經濟業務數量也隨之逐年增長，S大學2017憑證量177880張，2018年是180898張，2019年是190691張。增長趨勢如圖1、圖2所示：

圖1 2017—2019年S大學年經費支出趨勢圖(數據來源：S大學2017-2019年決算報表)

與此同時，財務報銷票據種類繁多，發票無紙化帶來的電子發票報銷數量的大幅增長，公務卡的全面推行，一筆報銷業務往往會有多筆公務卡刷卡信息和還款信息、多筆電子發票認證信息、無現金匯款單位詳細信息以及無現金打卡信息等，財務工作人員在接到預約報銷單后需逐筆核對每一條信息是否準確，工作量大，造成財務人力資源浪費，影響財務管理與服務水平。另一方面，由于信息不對稱，高校財務報銷規定及相關制度的宣傳普及不到位，信息傳遞方式有限，廣大師生對財務報銷流程的了解程度不能及時更新，容易使報銷業務復雜化，降低報銷效率，加大師生和財務工作人員之間的矛盾，容易引起全校師生對財務工作的不滿，不利于財務工作開展。

圖2 2017—2019年S大學憑證量趨勢圖（數據來源：S大學2017-2019工作量統計）

前臺報銷工作的激增，財務人員需求量變大，但高校招錄體制無法滿足財務處所需員工數量，高校現有財務人員配備不到位，只得依靠外聘人員，S高校前臺報銷人員共17人，外聘職工數量占總報銷職工數量的52.94%，其中正式在編在崗職工8人，外聘招錄人員9人。見圖3。

圖3 外聘人員前臺審核職工占比圖(數據來源：S大學報賬大廳人員數)

外聘人員的職業判斷能力相對不高，而財務工作量繁重，每天要辦理上百筆報銷業務，需要及時高效地審核各類原始憑證，對報銷業務的真實、合規和完整性做出快速、準確的判斷，這就要求財務人員具備較高的業務素質、熟練的業務技能和良好的溝通能力。特別是隨著信息化水平的提高，財務軟件不斷更新升級，政府會計制度的改革，更需要財務人員具備較高的業務技能和綜合能力，這與現實財務環境存在一定差距。

二、疫情下高校財務報銷中存在的主要問題——以S大學為例分析

疫情突襲，為做好疫情防控工作，根據學校疫情防控指揮部的通知精神，人與人之間實現零接觸。零接觸對高校財務傳統流程中諸多日常運行工作產生了極大影響，S大學財務處被迫調整了寒假期間值班工作安排。

傳統報銷方式流程在疫情面前顯露出其突出的問題：1.日常報銷必然面對紙質票據：原始發票、報銷匯總表、憑證、文檔等，這些都是傳遞病毒的有效介質；2.報賬大廳是一個流動性強、往來密集頻繁的場所，報銷人員和審核人員面對面的密切接觸，也增加了感染風險；3.目前的報銷程序，需要大量的面對面審批：經費負責人、驗收人、經辦人，增加了人與人接觸的機會，不利于疫情防控，增加傳染風險。

目前報銷流程方式，面對新冠病毒的肆虐，無防范能力，中斷了S大學財務處正常工作安排，在疫情嚴重期間，師生無法實現正常報銷。面對緊急資金支付情況，特事特辦，黨員同志沖鋒在前，全力做好個人防護和環境消殺，確保零星現場業務安全健康。全面實施“自助收退單機”，實現無接觸式收退報銷憑證，財務人員每天定時收取和退回自助收退單機的報銷單并進行消毒處理，增加QQ、微信和電話等線上值班人員，強化線上咨詢服務力量，及時解決師生財務報銷問題。但是仍有些業務只能推遲辦理，這是在一貫的操作思維下沒有遇到過的，為保證“停課不停學”和疫情防控工作的推進，必須確保費用報銷和收付款等財務工作正常進行，傳統的報銷方式要實現零接觸，基本不可能。

三、優化智能報銷流程的設想

為適應電子商務、電子政務發展，規范各類電子會計憑證的報銷入賬歸檔，根據最新財政部、國家檔案局《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），已經給我們提供了制度規范。這一制度的出臺，為我們全力推行無紙化報銷提供了有力的制度保障，即未來可以實現僅使用電子票據即可直接報銷，不需要將電子發票打印出來。

關于電子發票報銷的設想如下：全國電子發票完全普及化，絕大部分經濟業務全部實現自動開具電子發票并進入報銷人電子發票歸集卡包，類似現在已經在用的微信和支付寶卡包發票收集功能，報銷人根據自己的經濟業務實質，選擇預先設定好的發票抬頭自動進入報銷人卡包。S大學智能財務報銷系統可以自動歸集報銷人發票卡包里面的S大學的發票抬頭，并進入未報銷發票卡包，避免報銷人遺忘部分電子發票，報銷人即可根據發票選擇相應的項目報銷，改變以往填報報銷系統模式——先項目，再發票。而真正實現以經濟業務即票據定項目報銷的模式，順向思維，方便報銷人理解。同時除了選定報銷的經濟業務外，不在額外填寫金額，智能財務報銷系統可自動提取發票金額，這減輕了報銷人匯總各類發票金額的負擔和出錯的可能性。同時一旦選擇相應電子發票進入報銷系統，該電子發票則進行自動標識分類，進入待報銷發票卡包。當財務審核人員通過審核后，電子發票即報銷完成，自動反饋到報銷人系統，并在報銷人發票卡包里轉移到已報銷電子發票卡包里，這樣既避免了報銷人對電子發票的無意重復報銷，同時避免了報銷人遺漏報銷事情的發生，有利于報銷人掌握自己電子發票報銷的痕跡。發票走向一目了然，如圖4：

圖4 電子發票走向圖

同時在支付方式上，若報銷人選擇對公支付，智能報銷系統可自動提取發票信息，對公網銀則自動提取銷售方戶名開戶行及銀行賬號信息，減輕報銷人繁瑣的錄入銀行信息負擔，并杜絕錄入錯誤，提高資金支付正確率，減少銀行退單數量。對私網銀或公務卡支付自動對應支付者信息。另一方面，手續完成后的報銷單自動按時間順序進入財務報銷前臺審核提取系統，前臺審核人員則可提取到完善的電子報銷單，在熟悉的借貸金額上可以調看到關聯的電子發票，方便前臺審核人員進行審核，這樣絕對的保證了財務報銷金額和發票金額的一致性，減輕了財務人員的人工逐一核對的工作量，同時也減少了后期裝訂及保存紙質材料的人工消耗，更方便在查詢時可以隨時調閱電子信息。同時對公網銀戶名賬號的自動提取也減輕了審核人員的核對的工作量。出納人員的工作被智能系統所替代。

關于電子簽名系統的設想如下：紙質報銷匯總單取消，不再局限于親筆簽字，而使用電子簽名系統，電子簽名系統根據報銷人選擇的報銷項目后，完善提交報銷單后，根據報銷人的指定，涉及物品報銷的推送到指定驗收人處（非物品報銷自動省略此步驟），智能財務報銷系統可根據報銷人選擇的報銷模塊自動加載，例如現在的日常報銷、酬金報銷，日常報銷模塊則自動加載驗收人環節，其他模塊則自動推送到項目負責人處。項目負責人登錄智能財務報銷系統，則可以按時間順序等查看推送到項目負責人處需確認的報銷單，項目負責人可以清晰查看到報銷人填報關聯的電子發票和支付方式。并對其真實性合規性進行審核，然后確認是否從該項目中開支。當項目負責人確認后，即可成功推送到財務處審核處。這樣自助式投遞機得以節省，并免去了老師來回跑投遞點的麻煩，為老師做科研爭取了有效時間。

等待財務處前臺審核人員審核做賬完成后，即按物流信息對負責人、驗收人、報銷人（經辦人）進行信息反饋，包括短信反饋以及智能財務報銷系統物流信息的完整反饋，利于相關報銷人掌握報銷情況。

若電子發票以及電子簽名系統的設想達成，財務審核人員審核后，則只需進一步復核人員確認后，則財務支付系統實現自動支付，智能財務系統內部可以實現各個環節的監測，經辦人、驗收人、負責人、審核人、復核人的分離，避免崗位不分離，財務造假的出現。只有達到各個分離，智能財務系統才會啟動自動支付。這樣就取消了傳統的審核-復核-出納模式，全新的審核-復核模式，就可把資金準確無誤的支付到報銷人選擇的支付方式中去，減輕了財務人員的壓力，同時人力資源得到有效分配，更多投入到財務管理工作中，實現財務報銷高效運行，工作質量提升，為全校師生提供最滿意的報銷服務。新構建的財務報銷流程如圖5所示：

圖5 新財務報銷流程圖

通過構建智能財務報銷系統，實現了高校財務報賬信息實時化、電子簽批、電子票據的財務報賬新模式，提高了工作效率和服務質量。現行的財務報銷系統只需要充分利用“互聯網+”打造高校財務 APP平臺、引入電子簽批系統，實現電子發票無紙化報銷，將物流式報賬系統建設成全方位、多途徑、真正方便快捷高效的財務平臺，使高校財務管理工作整體向信息化、智能化發展。這是現今新冠疫情來襲的迫切要求，也是未來的智能財務系統發展的必然趨勢，家里辦公、網上辦公、無接觸式辦公指日可待。