事業(yè)單位后勤管理信息化建設(shè)探討

葉志敏

引言

信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效推進事業(yè)單位后勤工作管理的效率和水平，促使其朝著更加高效便捷的方向發(fā)展。在很多經(jīng)濟發(fā)展程度較高地區(qū)，后勤管理信息化已經(jīng)成為了一股不可阻擋的趨勢，成為事業(yè)單位發(fā)展過程中必不可少的技術(shù)保障。因此，推進事業(yè)單位后勤工作的信息化，是幫助事業(yè)單位提升工作效率，構(gòu)建標準化和制度化管理模式的利器。但從目前的情況來看，我國事業(yè)單位后勤管理過程中仍然還沿用傳統(tǒng)觀念，發(fā)展比較滯后，所以本文筆者將重點探討如何更好地促進事業(yè)單位后勤管理信息化進程。

一、后勤管理信息化的含義及實施的必要性

后勤管理信息化是依托信息技術(shù)對傳統(tǒng)的后勤管理進行改造的過程，旨在將原本零散的信息進行歸類匯總，形成完整的管理鏈條，進而為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供更加科學(xué)合理的數(shù)據(jù)，有效提升后期管理水平。后勤管理信息化首先可以促進事業(yè)單位后勤管理工作效率的提升，事業(yè)單位的后勤管理工作本身涉及到的人和事都比較繁多，而且還具有突發(fā)性的特征，這就對后勤人員提出了更高的要求，需要及時反應(yīng)并做出決策。信息技術(shù)與事業(yè)單位后勤管理的結(jié)合，可以精準快速地找到事業(yè)單位后勤管理過程中存在的問題。同時它能為后勤部門和單位員工之前搭建起一個有效溝通的平臺，提供個性化的服務(wù)，促進科學(xué)化、規(guī)范化的管理；其次還可以有效提升事業(yè)單位后勤工作人員的素質(zhì)，信息化的到來改變了他們的工作方式，要求他們要與時俱進，熟練掌握和運用計算機相關(guān)的知識，理論和實踐并行，利用數(shù)據(jù)平臺可以隨機考核后勤人員的工作狀態(tài)，這對于激發(fā)他們的工作積極性有重要意義；最后，后勤管理信息化可以有效減少事業(yè)單位的投入成本，依托大數(shù)據(jù)平臺，可以對后勤相關(guān)的資源進行匯總，共享性較強，這樣就能有效提升資源的利用效率，減少后勤管理的運營成本，有助于后勤管理的長期可持續(xù)發(fā)展。

二、后勤管理信息化建設(shè)中的問題

（一）后勤管理模式過于傳統(tǒng)

目前事業(yè)單位后勤管理工作面對的首要問題就是管理模式?jīng)]有跟上時代發(fā)展的步伐，過于傳統(tǒng)，大部分人仍然認為后勤工作是一項傳統(tǒng)工作，因此工作模式長期得不到改進和創(chuàng)新。在信息化洪流的沖擊下，迫使事業(yè)單位后勤工作要發(fā)生改變，由于事業(yè)單位后勤人員缺乏與大數(shù)據(jù)相關(guān)的管理理念，所以如何在新時期積極利用新技術(shù)的優(yōu)勢，改變當前的發(fā)展現(xiàn)狀，是后勤管理人員的當務(wù)之急。

（二）信息化建設(shè)工作不受重視

很多事業(yè)單位對后期工作的重視程度不夠，認為這只是一項輔助性的工作，因此缺乏專門的管理方案，這也是事業(yè)單位推進信息化管理的過程中會遇到的重大阻礙。事業(yè)單位后勤管理工作沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，久而久之，員工往往也不會認真落實細節(jié)，在新時期要求后勤人員要轉(zhuǎn)變觀念，重視在后勤管理方面的投入，做好后勤工作對事業(yè)單位的整體發(fā)展也是具有積極作用的。

（三）缺乏有效的信息化管理體系

有效的信息化管理體系對于事業(yè)單位的發(fā)展十分重要，但是當前我國大多數(shù)事業(yè)單位與信息化技術(shù)的融合時間并不長，在發(fā)展的過程中還存在諸多問題，由于缺乏有效的信息管理體系作指導(dǎo)，使得事業(yè)單位在后勤管理時往往無法順利實現(xiàn)信息的有效設(shè)計，加上后勤管理人員對信息化建設(shè)的認識程度不夠，在很大程度上影響了事業(yè)單位整體管理水平的提升。

三、后勤管理信息化建設(shè)的有效路徑

（一）更新后勤管理觀念

事業(yè)單位要想推進后勤管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)從思想上進行轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)管理觀念中解放出來，與當前的大數(shù)據(jù)時代接軌。為了更好地順應(yīng)時代發(fā)展的需求，事業(yè)單位后勤管理人員應(yīng)該不斷強化自身專業(yè)技能，提升綜合素養(yǎng)，堅持以人為本的理念，在搭建數(shù)據(jù)平臺的過程中，踐行管理創(chuàng)新的路徑，力圖為事業(yè)單位工作人員提供高質(zhì)量的專業(yè)服務(wù)，促進服務(wù)管理的人性化發(fā)展。

（二）結(jié)合信息技術(shù)，挖掘數(shù)據(jù)優(yōu)勢

隨著信息技術(shù)在事業(yè)單位的應(yīng)用不斷深入，后勤管理人員應(yīng)該培養(yǎng)自身的信息技術(shù)能力，強化對現(xiàn)代信息技術(shù)的認同感，挖掘數(shù)據(jù)化管理的優(yōu)勢。要想實現(xiàn)管理模式的升級，就必須有相關(guān)的人才利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行后勤管理體系的制定，結(jié)合當?shù)氐奶厣约笆聵I(yè)單位實際的需要，建立數(shù)據(jù)化平臺。大數(shù)據(jù)技術(shù)的突出優(yōu)勢就是資源整合，可以將大量零散的信息進行歸類整理，以便更好地符合后勤管理的需要。事業(yè)單位后勤管理人員也應(yīng)該積極利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的便利，學(xué)習(xí)信息技術(shù)的相關(guān)知識，做好數(shù)據(jù)的收集整合工作。需要注意的一點是，事業(yè)單位后勤管理信息化建設(shè)應(yīng)做好信息系統(tǒng)的監(jiān)督以及信息的更新工作，有助于提升信息的準確性，強化后勤管理水平。

（三）加強人才資源建設(shè)

人才資源是事業(yè)單位后勤信息化建設(shè)過程中的重要保障，事業(yè)單位應(yīng)該招聘一批熟悉信息技術(shù)的專業(yè)管理人才，為搭建信息化平臺奠定建設(shè)的基礎(chǔ)。樹立科學(xué)的人才觀念，出臺有效的鼓勵政策促進人才迅速成長，確保工作的順利執(zhí)行。加強人才資源建設(shè)一方面要強化專業(yè)素養(yǎng)，定期開展相關(guān)培訓(xùn)，促進人才綜合素養(yǎng)的提升。加快建立健全進修和培訓(xùn)制度，讓事業(yè)單位中更多人能夠接觸并使用先進的技術(shù)，熟練操作，完善信息化理論，將理論和實踐結(jié)合；另一方面還應(yīng)鼓勵事業(yè)單位后勤人員發(fā)揮自主學(xué)習(xí)能力，尋找專業(yè)書籍和資料進行閱讀，補足薄弱環(huán)節(jié)，以便更好地做好服務(wù)工作。

（四）完善基礎(chǔ)規(guī)劃建設(shè)、加大資金投入

由于事業(yè)單位后勤管理的信息化建設(shè)在我國還處于初步發(fā)展的階段，所以要做好信息化系統(tǒng)的規(guī)劃工作，避免事業(yè)單位信息點分散、互通性不足的問題出現(xiàn)。事業(yè)單位應(yīng)該加快完善基礎(chǔ)的硬件和軟件設(shè)施，確保數(shù)據(jù)采取是及時有效的；同時將過去的后勤管理體系進行改進，進一步推動后勤管理機制的發(fā)展和完善，最大程度體現(xiàn)平臺的優(yōu)勢。此外，任何一個項目的開展都不能沒有資金的支持，事業(yè)單位應(yīng)該在后勤管理信息化進程中加大投入，做好合理的預(yù)算和規(guī)劃，結(jié)合實際情況投入資金，并使其發(fā)揮最大的效益。

（五）細化后勤信息化管理平臺功能

事業(yè)單位后勤管理信息化管理平臺功能的細化需要結(jié)合當前社會的發(fā)展形式、后勤工作的特點、工作流程、部門職責劃分等多方面的因素進行確定，并采取針對性的措施對信息系統(tǒng)的工作進行整合和優(yōu)化。隨著信息化發(fā)展的不斷深入，OA辦公已經(jīng)成為現(xiàn)代化企事業(yè)單位廣泛采用的新型辦公方式。根據(jù)事業(yè)單位的后勤管理工作特點和發(fā)展方向，其信息管理平臺應(yīng)該有以下幾方面的功能：第一是辦公樓的管理，每層每個辦公室的基本信息和使用情況都需要進行詳細的描述；第二是辦公用品的管理，包括公務(wù)用車的用車申請和信息維護，還需要對物資的信息進行分類，做好入庫、申領(lǐng)、歸還、維修和報廢等方面的記錄；第三是員工的信息，涵蓋了證件管理、離職入職服務(wù)、用餐、體檢等方面的信息；第四是物業(yè)管理，內(nèi)務(wù)、物業(yè)考核和資源消耗情況都屬于這個范疇，促進物業(yè)服務(wù)和管理的有效性和及時性；第五是后勤應(yīng)急保障，包括應(yīng)急預(yù)案的制定、審核以及信息的維護，有助于提升應(yīng)急能力。

（六）后勤管理信息化的推廣

事業(yè)單位后勤信息化管理模式的應(yīng)用也是一次重要意義上的進步，對推動事業(yè)單位的后勤管理發(fā)揮了不可忽視的作用。因此事業(yè)單位必須明確后勤管理信息化的發(fā)展目標，出臺相關(guān)的實施辦法。事業(yè)單位可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳報刊以及內(nèi)部通報的形式來加強后勤信息化管理的宣傳工作，進而強化員工對信息化管理的認識和了解。此外，事業(yè)單位需要定期對后勤管理人員進行必要的培訓(xùn)，提升其信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力，能夠更好地使用信息化管理平臺。

四、結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的后勤管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前事業(yè)單位的發(fā)展要求了，因此急需改進工作的模式。后勤管理信息化建設(shè)是互聯(lián)網(wǎng)時代事業(yè)單位的必然發(fā)展趨勢，事業(yè)單位相關(guān)管理人員應(yīng)該明確后勤管理工作的重要性，加強后勤管理人員團隊的建設(shè)，完善后勤管理制度和標準，制定科學(xué)合理的信息化監(jiān)管制度，進而為事業(yè)單位實現(xiàn)信息化的后勤管理提供可靠的條件，促進事業(yè)單位工作效率的提升。