從全生命周期視角淺談集團化企業合同管理

【摘 要】 隨著新全球化的日益凸顯，尤其是后疫情時代的來臨，合同的全生命周期管理對國有企業市場化合規經營的重要性愈加突出。國有集團化企業的法律管理必將從“符合性”管理要求向“有效性”問題解決的方向轉化。因此在產品結構多元化發展的過程中，如何做好合同全生命周期管理成為助力企業改革發展的重要課題。筆者試圖從合同全生命周期管理的重要性、基本原則、其與相關公司管理的聯系以及公司合同管理流程等方面展開論述，探索國有集團化建筑施工企業合同管理路徑。

【關鍵詞】 全生命周期;合同管理

隨著全球化競爭日趨激烈，國有企業市場化、國際化經營成為必然趨勢。尤其是面對新冠疫情帶來的諸多風險和不確定性，加強全生命周期的合同管理成為防控企業法律風險以及全面風險管理工作的重要一環。

一、合同全生命周期管理在新形勢下的重要意義：

（一）迎接新形勢挑戰的有效避險手段

近年來，國際局勢風云變幻，各種“黑天鵝”“灰犀牛”事件頻發，國際關系存在更多不確定性。我國發展仍處于并將長期處于重要戰略機遇期，作為世界第二大經濟體，中國面臨的機遇前所未有，應對的挑戰也史無前例，這就要求國有企業要善于化危為機、轉危為安，持續深化改革，深度參與全球經濟治理體系重大變革。同時，伴隨中美貿易摩擦的不斷升級及其常態化的發展趨勢，國際形勢向新全球化轉變，國際化的商業競爭正通過法律化的手段開展。因此通過法律手段防范和化解重大國際商事危機成為必然。

通過對合同尤其是涉外合同的管理，企業可以線性化的從交易或項目的全周期識別和評估風險點，通過對合同管理中風險點的精準防范和全過程管理的精細化把控，形成企業合規管理的有力抓手，在各項公司管理的合力協作下達到防范和化解重大風險的效果。

（二）適應后疫情時代的必要長效機制

隨著新冠疫情席卷全球，國內疫情防控阻擊戰取得了重大成果，但是境外疫情蔓延勢頭仍沒有得到有效遏制，國內“防輸入”壓力仍然存在。在此種情況下，國內外工程項目的順利結算將面臨極大的挑戰。對于防范疫情帶來的諸多不確定性和即將出現的合同、法律風險，國有企業要做出預判并建立以合同管理為主線，合同、合規、風險管理一體化的協同聯動長效機制，這就要求企業要高度關注合同全生命周期的管理，將重點抓合同管理前端的合同簽訂、審核延伸至合同結算流程的把控，向收尾管理要成效。只有不斷完善合同全生命周期管理的機制建設，做好防控策劃，將突發意外轉化成可控風險，才能更精準有效的抵御疫情或重大突發事件帶來的危機。

（三）建立現代化企業的公司管理要求

企業的生產經營活動從法律角度講實際上就是合同的履行過程。合同的管理對履約的質效起著關鍵的作用，合同全生命周期管理是企業建立現代化管理體系的必然選擇。案例公司正向著“專業化、標準化、數字化、精細化”的目標發展，深度打造現代公司管理體系升級版。合同全生命周期管理成為公司綜合管理的載體，公司管理過程在合同全過程的規范中得以體現。由建筑施工企業的行業特點決定，公司基礎管理在于對項目的管理。改變原有的合同法律管理“重視文本審核，輕視合同前期項目立項、談判和后期合同履行”的管理模式，將合同的前期準備階段到終止階段的全部環節囊括到合同法律管理的整個過程，實現合同全業務生命周期閉環管理的效果，才能真正從項目管理上得到預期收益。

二、合同全生命周期管理的基本原則

合同全生命周期的管理不可單一的選擇法律作為發力點，而需要組建涵蓋生產經營、工程、法律、財務等合同全生命周期各環節的管理團隊，以合同管理為主線，以法業融合為思路，以人才培養為基礎不斷完善合同管理全過程的細節管理和宏觀把控。合同全生命周期的管理大致可以按照如下基本原則開展：

（一）制度完善原則

合同全生命周期管理的推進需要完善的制度體系作為支撐和指引，內方外圓的制度約束機制能夠更有效的貼近公司經營管理需求，在不斷的制度優化中將合同管理推向高質量的全生命周期管理。

1.制度的適當性

公司制度的創設需符合適當性的要求。一是要與企業實際情況相適應，切實有效推動企業發展。公司合同制度的建立不僅僅從合同管理本身入手，還需根據公司主業的特點和產品的結構調整各項合同相關制度，使制度體系切實適應公司經營發展實際和履約習慣，形成內方外圓的管理機制。在合同管理制度中明確“分類、分級、分流”的管理思路并做制度化的處理，將管理中的實際需要和流程制約固化成制度文件。二是要與企業發展規劃相適應，具有一定的前瞻性。制度的制定、優化需體現公司的發展戰略和改革方向，如今大型國有集團化企業發展呈現“大型化、綜合化、一體化”的特征，發展戰略也鑒于新機遇、新形勢、新要求的出現而進行調整。面對高質量的合同管理需求，公司合同相關制度要及時作出適當性的優化，推進公司和所屬各單位的制度一體化進程，助力制度支撐公司集團化—專業化—多元化的發展。

2.制度的可執行性

制定制度的目的在于執行，用制度來確立公司內部人員的行為標準、權責范圍和辦事流程，公司制度正是合規管理中企業內部“規則”的集合。健全的合規管理體系要求合同管理制度要有明確的規范，可指導相關人員的具體操作;要有適度的激勵，使員工在制度的規范下價值得到最大限度的發揮;要有權責的體現，讓制度規制到的人和事可以得到有效的落實和反饋。

3、制度的一致性

科學的制度架構是在滿足體系一致性的提前下建立起來的。國有集團化企業的制度體系不僅需要各自公司內部制度相對統一不出現矛盾，同時也要滿足不同層級公司之間的制度體系保持一致，便于制度的貫徹執行和公司的協調統籌，做到有制可依，上下協調，整體聯動。面對差異化的公司主營業務、產品結構，要做出“人性化”的選擇，在滿足適當性的前提下，既體現制度的一致性，又讓集團下的每個公司得到專業化、多元化的發展。

（二）權責明確原則

權責明確原則顧名思義是對合同全生命周期的管理中的每個環節、環節中涉及的每個部門、流程中不同角色的人員都要有明確的權責規定和劃分。

1.權責劃分明確具體

合同全生命周期的管理涉及到市場、工程、法律、財務等相關部門和集團不同層級公司之間的履約銜接。對合同履行所涉及的相關主體，公司相關制度、專項會議、法律建議、工作指引中要做明示，對合同中所預見的責任、義務的承擔主體需有明確的界定。一方面權責的明確劃分對合同能否履行到位有直接的影響，另一方面有針對性的將合同履行全過程包括合同簽訂前的市場開發活動和后端的結算辦理乃至糾紛案件的防范處置都做好籌劃。做到履約安排高效明確，履約機制有人執行，履約活動有跡可循。

2.權責劃分不排斥協調聯動

明確分工是為了高質量的合作。在以合同為主線，合同、合規、風險管理一體化的管理體系打造過程中，優質高效的協調聯動為實現企業的全生命周期管理提供了保障。以案例公司合同會簽審批為例，明確合同的會簽由合同涉及的相關部門負責人閱簽;法律審核由法律部門合同管理崗的員工以及部門負責人進行;不同種類、不同金額的合同分流給不同層級公司管理人員審批;不同用印要求的合同分派給公司辦公室或者法律部門分別處理。高效的合同會簽審批程序是在明確了各方職責的前提下，按照制度設計流程協調聯動才得以實現的。因此，權責的明確劃分是管理流程中各方聯動的基礎和前提，并為合同全生命周期管理中相關方的高效協同履約提供了保障。

（三）流程清晰原則

實現合同全生命周期管理要同步推進各項工作流程化管理，加快推動流程標準化、流程表單化。

1.管理流程的梳理

管理的流程化梳理可以提高工作的效率，減少各環節連接上的摩擦，提升整體工作質量。公司下發相關通知，以各單位為單元開展合同管理流程的梳理。將合同簽訂流程、合同審查審批流程、合同變更流程、結算流程以及合同后評價流程進行梳理并形成固定的工作模板，相當于合同管理工作的指引手冊，全過程可以按照流程圖線性化的進行。

2.分類表單的梳理

管理流程梳理后，合同全過程的管理路線已經明晰，按照先僵化、再優化、后固化的思路法律部門聯合戰略發展部、財務資金部以及流程與信息化部門對合同全生命周期管理線條上每個環節進行表格化固定，并進行定期或不定期的優化調整，逐漸將流程操作內化為每個承辦人的行為習慣。如此循環往復，使得合同全生命周期管理的每個環節和流程邏輯都有了具象化的表達。

（四）全面覆蓋原則

全面覆蓋原則既表示對履行合同的所有流程中的每個環節要管理全覆蓋，又表示對集團公司、各所屬單位以及項目部每個基礎單元貫通性的覆蓋，還表示對每個環節涉及的承辦人的覆蓋。

1.流程全覆蓋

整個合同履約過程可以前后延伸到合同簽訂前的相對方的資信調查、商事談判——履約完成后合同賬款結算、糾紛的解決。相較于僅僅重視合同審核的模式，合同全生命周期的管理模式因流程跨度涉及整個合同相關的行為過程，從而要求對各環節的管理要進行全覆蓋，不僅從法律的視角審視合同的合法性，更要從業務的角度合法合規的促成合同的簽訂，并在整個交易流程中時刻防范風險，保障履約的順利完成，直至合同利潤的實現。

2.主體全覆蓋

集團化公司的管理體系建設不僅體現在單個流程或者單一法人主體的管理上，而需要自上而下的、一體化的管理覆蓋。在保證適度管理彈性的基礎上，嚴控系統化風險;在保障整體利潤的基礎上，嚴防每個層級單元出現不同原因的虧損，實現貫通化的管理實效。

3.人員全覆蓋

統籌管理的效率和行為的一致性相關，行為的一致性來自于制度的長期因襲和人員操作的習慣積累，而管理的全面覆蓋自然涵蓋了制度的制定執行以及流程和操作規范上對人的約束。對合同全過程中從一般員工到管理人員不同權限、流程、節點進行管理上的覆蓋最大限度的降低了違約風險的發生。

三、合同全生命周期管理與相關管理的聯系

合同全生命周期管理是公司管理的重要組成部分，不可割裂來看，需將其放置到整個公司管理及全面風險管控的維度內展開研究。筆者試圖從三方面論述合同全生命周期管理與公司各項相關管理間的聯系。

（一）與項目管理對接

對于建筑施工企業來講，項目是企業發展的基本單位也是風險防控的最基礎環節，向項目要效益，向管理要利潤自然成為公司經營發展的基本途徑。從法律關系來講，項目的來源無疑來自合同的簽訂。相關數據顯示，案例公司以及各所屬單位項目主要來自各個主業領域。基于項目合同管理中發現的問題和梳理的解決方案，該公司近期修訂發布《直屬項目分包管理辦法》《工程分包管理指導意見》，工程管理部門根據經營多年來數據的統計分析，結合合同管理中對誠信履約、違約情況和事故發生情況的不同，制定分包商“白名單”“黑名單”，將分包合作商進行分類，定制不同的評價方案，促進項目的優質履約。

由此可見，合同全生命周期管理從項目前端合作方的資質審核到后端的履約效果都起著監督的作用，并對項目管理的全過程進行有效的合規反饋，加之合同管理對基礎文件材料管理的要求，系統化的促成優質、高效、合規的項目履約。

（二）與案件管理對接

公司糾紛案件分析統計顯示，合同相關法律糾紛案件占全年處理案件的80%左右，標的總額將近占到全部已處置案件標的總額的90%;合同糾紛案件中，主業合同糾紛占全年處理合同案件的50%以上。可見，公司法律糾紛案件集中發生在合同糾紛，且主業合同占絕大多數。因此加強合同管理尤其是主業相關合同的精細化管理是防范糾紛案件發生的主要方面。

合同全生命周期管理實際上是糾紛案件的前端管理。要防范特別是重大糾紛案件的發生，合同全生命周期管理勢在必行。近年來公司集團上下加大了主動維權的力度，案件量和標的額都有所上升，但也從另外一個側面表明之前的合同管理工作的主要關注點傾向于合同審核，而未將合同行為內涵和外延解釋到全生命周期的維度。在糾紛發生后合同參與人員、管理人員更接近和了解合同真實情況，由他們及時與相對方溝通磋商;或在糾紛案件發生后，合同管理人員主動承擔相關訴訟代理，對于梳理合同事實以及獲得更有利于公司利益保護的結果有著顯著的成效。

（三）與合規管理對接

合規管理的成效往往通過合同履約體現，合同項下公司內部不同層級的主體在合規管理中的法律行為決定著合同全生命周期管理能否有效實現。

公司、各單位亦或聯合體本身作為合同主體一方，在對外進行合同履約的過程中，合規管理的界面和內容都有待重新定義時，做好層級化合同管理指引主動提升企業合同行為的確定性，擬定守信履約激勵機制增加企業市場競爭力和創新力，為企業合規管理建立對外行為規范機制。

公司的業務行為即是合同法律行為的外化，合同全生命周期管理將合同履行各環節細節中的漏洞、問題很快展現出來，為合規管理提供一手材料和決策方向。從宏觀上將各個板塊不同業務包括行政、采購、物管、工程建設等在內的獨立板塊進行綜合管理，形成一體化的合同管理機制防控合規風險。

合同全生命周期管理將未出現在合同中的“人”也進行了框架化的約束。正如前文所述，合同全生命周期是將與合同有關的所有主體、環節、流程都進行規制。而實踐中，讓合同發揮效力的主體往往并非是合同文本中的主體，而是相關的公司法人和合同處理環節中的每一位自然人。合同管理延伸到全生命周期的每一個相關人員，則讓合同的隱性基因也時刻發揮著保障機體整體運轉的作用。

四、國有集團化建筑施工企業合同全生命周期管理路徑

不同國有集團化企業由于身處不同行業、不同發展階段和所處的外部環境不同，合同管理也有著各自不同的訴求和方式，筆者結合對前文所述的公司管理實際，建議在集團化管理模式下公司的合同全生命周期管理可以推進五個一體化。

（一）推進思想認識一體化

公司主要是其各級所屬單位和項目部要充分認識開展合同全生命周期法律管理工作的重要意義，從制度建設、決策機制、考核評價等方面強化頂層設計，提升企業主要負責人的風險意識和履責認識。改變原有的合同法律管理重審核、輕過程的管理模式，對于合同把關的原則、制度、寬嚴程度進行一體化規范，實現合同全業務生命周期一體化管理的效果。并在各層級單位、不同管理層級和每位員工中進行宣貫和培訓，加強相關人員的底線思維和履約思維，使外在管理要求內化成每個人的行為準則。

（二）推進制度建設一體化

根據合同全生命周期管理的制度要求，重點構建以合同管理為主線，合同、合規、風險管理一體化的制度體系。自上而下用制度的約束統一合同行為的標準和合同管理的范疇與方式。在集團公司和下級各單位形成分層級、上下邏輯關系協調、行動準則一致，管理準則嚴明的制度架構。進行與合同全生命周期管理的層級、流程一致的制度調整和修訂，在集團總體制度的框架下結合企業實際理順不同公司的管理需求，從而調整各單位的相應制度。同時對于重要制度的一致性要報送集團公司進行審核，有效推動合同全生命周期管理相關制度在集團上下統一貫徹執行。持續推進法業深度融合，保障合同管理在參與公司主業和新興產業中發揮功效。

（三）推進體系建設一體化

1.組織體系建設

依據合同和項目需要建立合同全生命周期管理專項或臨時工作組，統籌推進集團及各單位體系建設;統籌各板塊、各層級的主要力量發揮作用;統籌協調合同管理中各單位存在的差異化要求。完善法律、內控、審計、財務綜合性合同管理機構建設，打破職能部門的界限，在合同管理的全過程中推行上下一致、部門步調統一、各部門協同聯動的一體化組織建設，提升合同管理質效。

2.監控體系建設

公司合同全生命周期管理的初衷即是防范風險的發生，因此需要健全全面風險管理體系，構建法律、審計、紀檢等部門協同聯動的“大監督”格局，形成一體化的監控體系。尤其在企業國際化發展背景下，加強國別風險監控，從全面風險的角度積累合同風險全過程的監控舉措，并統一部署到各個管理層級直至項目部。

3.數字體系建設

數字化發展在推動集團化企業合同管理的過程中提升了管理質效，但同時還存在某些不盡如人意的問題。不斷推進合同管理流程信息化，并以信息化的手段處理合同全生命周期管理節點中的銜接問題。把不同人鏈接到同一個合同管理鏈條上來;把不同層級的管理界面連接到同一個管理結構中來，體現合同全生命過程化的管理，建設與財務、工程、物管相對接的合同流程數字化體系。

（四）推進流程管理一體化

流程管理中各個環節和履約細節的管理是合同全生命周期管理的基礎和切入點。集團企業在推進合同全過程管理的工作中，各層級單位要按照統一部署，從源頭管控、過程監控和事后閉合的流程角度來全面統籌系統化的風險應對策略，加強各環節法律管理，防控重大風險。

1.強化源頭預控的法律管理

一是持續做好合同簽署環節的法律審核把關，在不斷提高合同法律審核率的基礎上，注重法律審核意見的質量提升和落實反饋;二是提高法律人員參與合同前期談判、招投標環節的介入深度，堅持高質量的營銷，從源頭上降低合同風險;三是重點加強合同相對方資信審查和準入管理、合同授權委托、合同示范文本等管理，推進法律管理嵌入審批流程。

2.強化過程監控的法律管理

一是加強合同交底策劃，市場開發、工程管理和法律部門聯合做好合同交底策劃，全面梳理合同管理過程中風險控制的著力點、變更索賠的切入點、成本控制的關鍵點，并將合同管理的要求落實到項目管理制度和具體崗位職責中;二是加強變更索賠的法律管理，各公司要確保法律人員參與到項目變更索賠工作組中，充分查找索賠的政策和合同依據，并做好材料組織和與業主的溝通談判工作;三是加強對分包、物資設備等采購活動的法律管理，推進法律部門對供應商準入、招標、合同執行過程的法律審批和監督;四是強化計量結算過程的法律管理，積極推進法律人員參與對業主計量結算資料的組織、上報，強化對供應商的計量、結算資料的法律審核;五是強化工程保險理賠過程的法律支撐，法律人員要做好保險合同條款和政策研究，制定理賠預案，全程參與理賠流程;六是強化合同糾紛管理，各級公司要強化對合同爭端解決機制研究，嚴防不必要的訴訟糾紛發生，確有訴訟必要的，法律部門要與相關部門緊密配合，做好訴訟策劃和資料準備。

3.強化事后閉合的法律管理

一是強化合同后評價管理，法律部門要配合相關部門開展合同執行結果評價，既要總結合同本身的經驗教訓，又要分析合同管理行為的不足之處，不斷完善合同管理體系;二是針對產生糾紛案件的合同和項目，系統分析、全面總結糾紛產生的內外部原因，對共性問題由法律部門及時出具法律風險提示書或建議書。

（五）推進人才培養一體化

公司發展的核心要素在于人，公司管理的核心在于人的培養。如何培養一支、一代代懂業務、會外語、精法律的綜合性合同管理人才，是實現科學的合同全生命周期管理的關鍵。

調整培養目標，優化人才結構。好的人才是培養出來的，招聘入職后的員工需要在工作中不斷打磨歷練，公司更需要設計與集團化企業發展目標相匹配的人才培養目標，針對不同專業背景和工作經歷的人員，進行合理分組，并在制度和操作上提供人才上下流動和橫向流動的機會，在專業化的同時提升人員綜合管理能力。在人才數量上對標國際一流企業合同管理人才的數量，在合同管理人才的年齡結構和來源組成上下功夫。突出重點培養和均衡能力的提高，在競爭激烈或者國際化環境下，重點培養合同管理帶頭人，從專業入手，提升其管理和組織能力，帶領團隊開展合同管理。

人才晉升機制的優化。集團上下打通人才通道，可以突破職級界限為優秀人才的晉升創造機會。制定人才激勵制度，預留橫向和縱向的晉升渠道，形成內部競爭機制，優化人才分配，形成人才價值創造的內在驅動力。

五、結語

綜上，合同全生命周期管理對企業發展以及應對國際化、市場化的競爭發揮著巨大的作用。構建以合同管理為主線，合同、合規、風險管理一體化的管理體系，全過程化開展合同管理成為國有集團化企業發展的必然選擇。為此集團上下需按照“制度完善、權責明確、流程清晰、全面覆蓋”的原則，完善合同管理體系，從制度、流程、資源投入等方面，保障和提升法律風險管理參與合同全業務生命周期管理過程的廣度和深度。在思想認識、制度建設、體系建設、流程管理以及人才培養上推進多個一體化，為集團化企業全生命周期合同管理以及風險管控提供保障。

作者簡介：張美春（1984），女，漢族，籍貫：天津，職務/職稱 法律部副處長，學歷：碩士研究生，單位：中交疏浚（集團）股份有限公司，研究方向：法治文化培育與依法治企。