基層事業單位檔案管理現代化實現對策

閔天媛

摘? 要：在時代發展背景下，基層事業單位的檔案管理工作內容和形式發生了一定的變化，傳統工作方式的弊端逐漸凸顯出來。在這種情況下，單位開始意識到信息技術的應用優勢，并正在積極研究加大資金技術投入，建設網絡工作平臺，將傳統紙質檔案轉換為電子檔案進行集中存儲和管理。并將重點放在檔案資源的開發利用環節上，以此來實現檔案管理現代化建設工作的順利開展，全面提高檔案管理工作的質量和效率。

關鍵詞：事業單位? 檔案管理? 現代化建設

基層事業單位的檔案管理工作特點就是數據信息多，工作任務量大。想要充分發揮出檔案管理工作的實際應用價值，就必須要積極結合現代化的發展情況，分析出優化管理工作內容和形式的可行方案。

1? 基層事業單位檔案管理現代化的發展方向及實際發展情況

在時代不斷發展進步的背景下，社會信息化技術水平也在不斷提高，這就給檔案管理工作的可持續發展奠定了堅實的基礎。

1.1 發展方向

基于我國已經進入大數據時代，在基層事業單位實際開展檔案管理工作時，主要的發展方向就是引進信息技術設備，建立網絡工作平臺，開展信息化的管理工作。尤其是在攝影技術不斷發展以后，基層事業單位檔案管理擺脫了傳統的紙質檔案形式，多采用縮微化管理，也就是無紙化檔案管理。這種先進的檔案管理形式給管理人員的日常工作帶來了一定的便利，降低了人們的工作壓力，還有效提高了工作效率，能夠保障檔案資源應用價值的充分發揮。

1.2 發展情況

從各個基層事業單位實際開展的檔案管理工作情況當中可以看出，現階段仍然有一部分管理人員沒有意識到自身工作的重要作用，還在使用傳統的管理方式開展資料的收集和整理工作。這就制約了檔案管理現代化發展步伐的順利推進，影響著事業單位各項工作的有序運行。同時，有許多事業單位沒有加大資金技術投入引進信息化工作設備，導致現階段的檔案利用率、檔案檢索速率、檔案管理速度無法滿足實際的工作需求。基于此，如何完善檔案管理機制，科學開展檔案管理現代化建設，就是現階段基層事業單位的基本工作任務之一。

2? 基層事業單位實現檔案管理工作現代化的可行對策

在基層事業單位具體開展檔案管理工作的現代化建設過程中，必須要安排管理人員積極擬定科學的檔案管理工作方案，充分結合事業單位發展的基本需求，擬定科學合理的管理制度，從而確保各項工作的順利開展。

2.1 現代化管理方案

基于新時期檔案管理工作的發展方向主要是信息化建設工作，在開展現代化檔案管理工作時，必須要保證工作人員具備專業的技術操作能力。并且，需要結合事業單位的具體工作項目，對管理工作內容進行優化和完善，做好檔案資料的分類管理工作。這就需要事業單位積極擬定科學合理的管理方案，明確檔案管理工作的應用價值和基本工作目標。在這個環節當中，還應當重點開展宣傳教育工作，積極轉變檔案管理的傳統思路，創新檔案管理理念，積極引進國際最前沿的檔案管理方法。結合單位內部的工作情況及發展情況，不斷地與時俱進，不斷地改革創新。此外，這項工作還涉及到經濟支出方面的問題，這也需要事業單位制定經濟管理方案，在合理控制經濟支出的前提下，全面提高檔案管理工作的質量和效率。

2.2 現代化管理制度

在基層事業單位實際開展現代化管理工作時，還需要建立健全監督管理機制。首先，在內部開展員工管理工作時，應當將工作重點放在如何實現人性化管理工作方面。這是時代發展背景下事業單位開展內部管理工作的基本要求，能夠提高員工對單位的滿意度，引導員工自覺規范自身的工作行為，全面提高員工對工作的認同感和歸屬感。這就要求事業單位在設置管理機制時，不能過于嚴格，不能一味地研究如何對員工產生強有力的約束。要從員工的角度出發去思考問題，提高內部管理工作的適應性，避免員工對管理機制產生反感，反而容易影響工作效率。

其次，從檔案管理工作方面來看，現代化管理工作關注的重點主要是如何保障檔案資料的安全性，而且重點在于對檔案資源的合理利用。基本目的在于發揮出檔案資料的應用價值，為后續各項工作的有序運行提供基礎的數據支持。比如，可以通過檔案資料總結以往的工作經驗，并分析市場運行情況，用來判斷新項目是否適合運行。這就對檔案的真實性提出了更高的要求，還需要保證檔案資料的及時更新。這些都是現代化管理工作的重點內容之一，還需要依賴于我國相關的法律法規，來全面加強基層事業單位檔案管理的可靠性。

3? 檔案管理現代化的應用優勢及建設工作的基本要點

事業單位應當充分分析出現代化檔案管理工作的應用優勢，明確檔案管理工作的優化目標以及新時期建設環節中應當關注的重點問題有哪些。

3.1 應用優勢

從實際工作情況當中可以看出，基層事業單位的檔案管理工作在現代化的發展建設過程中，可以有效發揮出檔案資料的應用價值。而且，能夠及時清理已經過期的資料信息，避免在項目決策時，由于員工使用了過期的資料而導致項目方案設置工作存在經濟運行的安全隱患問題。同時，在新時期的發展過程中，事業單位開展現代化的檔案管理工作，可以充分借助信息技術的應用優勢，及時收集和整理相關的資料信息，并可以創新資料的收集和整理模式。比如，現階段比較常見的就是使用圖片、圖表、視頻等方式來存儲檔案資料。這種方法可以讓資料信息更加直觀地呈現在員工面前，為后續各項工作的可持續運行提供了極大的幫助，值得進行推廣應用。

3.2 基本要點

在基層事業單位實際開展檔案管理現代化建設工作時，還有一些注意事項需要遵守。首先，就傳統模式而言，檔案管理工作所采用的檔案資料載體都是紙張。但是，紙張無論從檔案保管的角度來講，還是檔案的利用效率角度而言，都是存在著較為明顯的弊端。而如何將紙質檔案科學有效地轉換為電子檔案進行集中存儲，就是現階段工作的重點及難點所在。這就需要事業單位引進先進的信息化技術手段以及專業的工作設備，通過文件掃描或者手動記錄的方式，完成信息化建設工作，及時錄入電子資料信息。目前，應用比較廣泛的就是微縮技術，能夠節省基層事業單位檔案管理的成本，并且大幅度提高檔案儲存的效率，還可以延長檔案的保存周期。其次，現代化檔案管理工作注重于突出服務屬性，這還要求管理人員能夠具備服務的意識，基層事業單位需要從服務素質的教育角度對員工進行培訓和教育工作，提高員工對自身工作重要性的認識，以此來確保檔案管理工作的可持續健康發展。在時代發展進步的過程中，服務屬性已經成為了檔案管理工作的基本屬性，需要管理人員引起重視。

4? 結語

在檔案管理的現代化建設過程中，各個基層事業單位應當積極結合自身發展情況擬定科學的檔案管理方案，關注于檔案資源的存儲及取用安全的問題。同時，應當從人員工作行為及工作能力的管理方面，開展培訓教育工作，在內部建立健全監督管理機制，結合國家相關法律法規，推動檔案管理工作的有序運行。并加大資金技術投入，構建網絡工作平臺，充分發揮出信息技術的應用優勢。在這個環節當中，還應當充分研究有效地將紙質檔案轉換為電子檔案的方法，并突出體現檔案管理在新時期的服務屬性。

參考文獻

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