會計電算化對企業財務工作的影響

韓靜

摘 要 相比傳統會計，會計電算化提高了會計工作的質量和工作效率，是會計界的一次技術革命。它經過30多年的發展，已經成為會計人不可缺少的得力助手。本文分析會計電算化對企業財務工作的促進和實施電算化過程中存在的問題，并針對出現的問題提出解決方案。提出為了使電算化更好地服務企業，需要加強人員培訓、樹立保密觀念加強內控管理、定期做好數據備份、增強管理人員的管理意識等觀點，肯定了會計電算化的方向，為已經實行電算化和準備實行電算化的企業提供理論和實踐的支持和參考。

關鍵詞 會計電算化 財務工作 影響

一、會計電算化對企業財務工作的促進作用

會計電算化簡化了工作流程，提高了會計工作的質量、效率，方便內、外部人員的查詢，為企業的財務數據分析提供了支持。

（一）會計電算化簡化了會計工作的流程

會計電算化是指利用計算機軟件對會計工作進行處理，是運用計算機代替人工處理會計數據，從而將會計人員從繁重、重復的記賬、對賬、生成會計報表等一系列工作中解放出來。相比傳統會計，會計電算化提高了會計工作的質量和工作效率，使煩瑣的記賬工作變得簡單高效。在手工記賬的程序下，從記賬憑證的填制到各類明細賬的登記，再到憑證匯總、記入總賬、結出月末余額、做出報表等一系列的程序，都是靠會計人員手工完成。如果報表出現不平衡的情況，那就得再回頭與明細賬核對。有時會因為明細賬記錯了數字，有時在月末結余額時出現計算差錯，一分錢的差額就得翻個底朝天，牽扯了會計人員很多精力。而電算化只需要我們正確錄入憑證，憑證的審核和所有的日記賬、明細賬、總賬的生成都能在一瞬間完成。利用計算機的超級計算功能，杜絕了手工記賬經常發生的總賬和明細賬不一致的情況，節約了財務人員核對賬目、查找錯誤的時間。

（二）會計電算化使會計資料的查閱、核對變得及時便捷

財務工作的內容不只是記賬，財務人員的很多精力還用在了與單位內部人員的核對，為單位管理人員提供各種各樣的賬目查詢服務，與往來單位的對賬，與稅務局等外部單位業務核對等方面。有些業務查詢會涉及幾年甚至十幾年的賬目。在手工記賬的情況下，這些需要在檔案室翻閱一天甚至幾天的明細賬，現在只需要幾分鐘就可以把要查詢的明細賬頁全部打印出來，便捷的查詢系統使企業整體效率得到了提升。軟件中的查詢模塊還可以根據查詢的數據設定查詢條件，限定金額或金額范圍，經過數據過濾，可以迅速縮小查找范圍，找到該憑證，查詢起來方便快捷。

（三）會計電算化可以瞬間生成會計報表，為企業的財務分析、業績考核提供充分的數據支持

手工記賬的年代，報表的編制要經過各種計算核對，依然有可能出現編制平衡的情況，而會計電算化使報表能在幾秒內生成。只要錄入的憑證都已經記賬，費用、成本、收入等損益類的科目已經結轉完畢，資產負債表肯定是平衡的，這樣可以使財務人員騰出更多的時間和精力去作財務分析，為企業管理人員提供有效的決策依據。有時候企業的一項決策需要幾年的報表資料，財務人員依據報表系統可以迅速輸出相關數據，為管理層的決策提供快速、準確的數據資料;有時財務部門會同勞資部門、業務部門和綜合部門開展員工業績考核、財務預算、財務決算等工作，電算化可以迅速調出部門人員的費用及業務總量，為企業的業績考核出具權威的數據資料，為管理層提供各種橫向、縱向的數據及分析報告。

二、會計電算化實施中容易出現的問題

（一）部分財務人員的計算機操作水平低

實施會計電算化需要有一定的計算機基礎，一些會計人員習慣了手工記賬，對鍵盤操作不適應，學習起來有畏難情緒，認為不如手工記賬操作簡單，不愿使用財務軟件。以往的財務人員學習時沒有計算機操作課程，更別說會計電算化的培訓了，所以對鍵盤的操作不熟練、打字慢，這些都是客觀原因。主觀上還是對新事物接受能力差，從思想上沒有認識到電算化是國際發展的大趨勢，是會計發展進程中的大革命。

（二）數據資料的存儲抽象化，數據保存存在風險

手工記賬的情況下，數據存儲在紙質賬本上，各種日記賬、明細賬、總賬等資料是看得見摸得著的，是具體的、形象的;而會計電算化的數據資料平時都存放在電腦硬盤上，是抽象的，存儲介質需要的條件更嚴格。一旦由于突發事故電腦損壞，數據資料有可能存在無法恢復的風險。

（三）操作人員的保密意識差

手工記賬的情況下，會計的分工操作是按照出納、會計、審核、明細賬、總賬等分工管理。在會計電算化的實施中，操作人員的權限是由管理員分配、明確崗位職責、分清業務范圍，操作員依據操作密碼登錄系統。有的操作人員對自己的操作密碼保密意識差，隨意透露自己的密碼，這樣就容易被別有用心的人員利用，趁機篡改賬目，造成賬務混亂。例如，某企業出納在登錄系統時不注意對自己登錄密碼的保護，被會計竊取。由于二人在工作中有些矛盾，于是這名會計趁機以出納的名義登錄系統，篡改出納記錄的一筆現金收入，將現金收入金額增加了2000元，在出納核對現金時，就出現短款2000元;還有人隨意刪除別人錄入的憑證。這樣人為因素造成了賬目混亂，給企業的管理帶來了隱患。

（四）電算化輸出的數據有時需要分析填報，直接輸出的數據并不準確

在自動生成的會計報表中，應收賬款的取數是總賬應收賬款科目的余額，而應收賬款明細賬可能有出現貸方余額的特殊情況，這時就需要人工將這部分貸方余額從應收賬款中剔除，加入預收賬款中，在預收賬款中體現;應付賬款的取數是總賬應付賬款的余額，而應付賬款明細科目可能有借方余額的情況，這時就需要將明細科目的借方余額從應付賬款中剔除，加入預付賬款科目中體現。

（五）實施會計電算化需要資金投入

實現會計電算化需要購買財務軟件。在軟件開發普及的初期，開發成本高導致電算化軟件價格較高，同時還需要配備電腦設備、打印機等，使用期間出現問題還會有軟件的維護費用，這些都需要資金投入。有些企業領導認為這項支出太大，看不到投入的成效，不支持搞會計電算化。隨著計算機技術的發展，軟件的升級換代也很快，如果企業的更新太慢，可能出現軟件維護者無法維護的情況。

三、會計電算化推動企業財務工作進一步完善的具體方案

（一）加強會計人員計算機知識的培訓學習，熟練巧妙使用操作軟件

20世紀90年代初期，企業購買專業的財務軟件，軟件開發方會對企業財務人員進行操作培訓，能實現基本的操作。如今由于電腦的普及應用，購買財務軟件時，軟件開發商不再提供免費的培訓，但會有專門的模塊及軟件操作使用手冊供財務人員學習。想要利用好軟件的各項便捷的功能，必須精讀使用手冊，多加操作練習，提高熟練度。例如，在賬務處理模塊的明細查詢功能中，可以定義查詢條件，對明細賬中借方或者貸方金額進行范圍或者確定值的定義，提高查詢的效率;還有賬務處理模塊中的憑證自定義功能，可以通過自定義自動結轉期間費用，自動結轉收入、成本，大大提高了核算的效率。任何新生事物都有一個被大家接受的過程，會計人員不僅要掌握專業的財務知識，而且要跟上時代潮流，計算機、互聯網、大數據這些我們要了解，而且要把它們運用到我們的工作中。可喜的是在目前現代化的教學中，會計電算化已經滲透到了大學的課程中，學生在學校就已經接受了電算化知識的學習和操作，有的學校已經把它作為一門專業的課程去教學。所以，個人努力加上社會的支持，電算化使用者的素質會越來越高。

（二）財務數據資料隨時備份，財務電腦專機專用

賬務處理的數據庫以Cwbase.db文件的形式存儲在電腦硬盤中，是財務軟件的核心資料。電腦操作中可能遇到不可測的情況，所以數據備份在電算化工作中非常重要，為防止意外事故發生時造成的數據丟失破壞，數據庫文件要做好隨時和定期備份。盡量將數據備份在不同的物理設備上，在出現意外情況時，可以重新將備份的數據導入系統。財務專用電腦要保證專機專用，禁止財務操作員之外的人員操作電腦，存儲介質的保存要指定專人管理，外接優盤要注意殺毒，以免病毒損壞系統，造成系統癱瘓。

（三）加強保密意識和內控管理

會計電算化的應用使企業內控制度發生了一些變化，原來會計人員之間的業務是通過相互交接完成的，直觀性較強，不同的筆跡可以作為控制的手段。在電算化信息系統中，只能通過對操作人員的身份識別及授權的控制來完成。這樣操作人員的操作密碼要嚴格保密，要像保存自己的銀行密碼一樣保存自己的登錄密碼，只有這樣才能盡可能避免人為利用計算機做出違法犯罪的行為。

（四）對輸出的電算化資料進行審核，對財務報表數據要分析填列

財務軟件處理的公式化使輸出的某些報表的數據并不準確，這時作為財務人員就要根據明細科目再分析填列。提前查看可能需要分析填列的數據，做好操作記錄，避免將一切交給電腦，導致企業報表數據不準確。

（五）增強企業管理者的管理意識

企業管理者要以現代管理者的頭腦管理企業，對財務部門工作的重視及對財務辦公軟件的配備，也是現代管理者應該具備的意識。對財務辦公軟硬件的投入可以提高辦公效率;為管理者提供高質量的查詢、各種數據的分析;提高管理層決策的正確性。同時，管理者也要意識到會計電算化是大勢所趨，是時代發展的必然趨勢。財務人員要有力推動會計電算化，要向單位負責人陳述利弊，為了把工作做得更好，為了企業的發展這個統一的目標，一定會獲得領導的支持。

四、結語

回顧會計電算化的實施進程，其已經作為一種新的工具成為會計人不可缺少的工作支持，給企業提供了便捷的數據平臺。在實際工作中，它與傳統的手工記賬方式相比顯示了強大的優勢，也存在新的矛盾和挑戰，但這并不影響它作為現代企業管理強有力的工具的普及，它已經對企業的發展產生了積極的影響。

（作者單位為山東省農業實業集團公司）

參考文獻

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