文秘崗位工作現狀調查及高職文秘專業建設的思考

曾雪晴

【摘? 要】現階段，“互聯網+”已滲透到社會生活生產的方方面面，各行各業都在積極探索，以實現更快更好的發展。文秘作為企業的輔助與服務崗位，當“互聯網+文秘”時，其工作會是怎樣一個狀態呢？為了解企業文秘崗位工作在“互聯網+”時代的現狀，課題組通過文獻調查開展研究。通過分析數據來掌握相關信息，并結合企業文秘崗位工作狀態來思考高職文秘專業的建設與發展。

【關鍵詞】文秘崗位;現狀調查;高職;文秘專業建設;思考

【Abstract】At this stage， "internet+" has penetrated into all aspects of social life and production. All walks of life are actively exploring to achieve faster and better development. Secretarial， as an auxiliary and service post of enterprises， when "internet + secretaries"， what kind of state will their work be？ In order to understand the status of the secretarial job in the "internet+" era， the research group conducted a literature review. Through the analysis of data to grasp relevant information， and combined with the working status of enterprise secretarial posts， the paper makes a reflection on the construction and development of secretarial specialty in higher vocational colleges.

【Keywords】secretarial post; status study; higher vocational colleges; secretarial specialty construction; reflection

1 引言

隨著互聯網經濟的發展，“互聯網+傳統行業”的范圍越來越寬泛，影響也越來越深入。作為為社會培養高素質、應用型文秘人才的主要陣地，高職文秘專業在面對飛速發展的互聯網，應如何適應新形勢、利用互聯網，不斷提升人才培養的質量和水平，專業團隊圍繞這一課題采用文獻調查方式，以期刊文獻為調研對象開展了一系列的調查研究工作。

2 基本情況

調查對象：專業期刊與招聘廣告。期刊以《辦公室業務》《秘書》《秘書工作》等為主，期刊時間跨度為兩年，搜索的關鍵詞有“新時期秘書工作”“互聯網時代秘書工作”“大數據下秘書工作”等，排除教學研究類，共得66篇論文。招聘廣告的獲取渠道為“前程無憂招聘網”，隨機抽取20份。

3文獻數據分析

3.1 數據總體調查與分析

筆者對66篇論文的作者單位性質、行業、作者職務及論文整體內容進行了數據比例分析。分析數據如下：國有企業（包含下屬分公司），占總數57.6%;事業單位（包括學院、醫院等）占28.8%;行政機關（如民政局、教育局）占12.1%;合資企業占1.5%。企業均是集團公司或是集團公司分公司，規模以中大型為主。行業涉及建筑、制造、礦業、冶煉、醫療、教育、電力、運輸、科研、網絡等。作者一般是辦公室或相關部門（檔案管理部門）的工作人員，有的還擔任著一定的職務，如辦公室主任。論文內容主要是針對本職工作的思考與探索，如“改進秘書工作”等，這些研究對文秘專業建設與發展是有所助益的。

3.2 文秘職業素養體系

3.2.1 職業知識

文獻提到秘書人員除要鉆研行業知識外，還要學習互聯網知識、互聯網技術知識、新媒體運營技術知識等，以應對“互聯網+”時代提出的各種挑戰[1]。

3.2.2 職業道德修養

秘書工作者應具備較高的職業道德修養。職業道德的具體內容按其所占比例從高到低依次排列為：服務意識19%、政治素養15%、責任意識12%、創新意識12%、互聯網辦事思維9%、學習意識7%、信息意識6%、主動意識6%、心理素質5%、法律意識3%、保密意識3%、危機意識3%[2]。

“服務意識”比值最高達19%，應與辦公室的樞紐地位、秘書工作的輔助性有關;“政治素養”排名第二，這與國有企業的公務性質及辦公室政策性工作的要求有關;“責任意識”和“創新意識”并列第三為12%，“責任意識”是基于辦公室實實在在的工作而言，“創新意識”是作者們基于“互聯網”“人工智能”“新形勢”給自己的工作帶來了新的挑戰的認識而提出[3]。

學習意識、信息意識、主動意識、心理素質（抗壓力）四項比值非常接近，說明其在秘書工作者心目中的地位平分秋色[4]。法律意識、保密意識、危機意識三項排在末尾，所占比例相同，應該是與其對應的工作范圍窄小有關，畢竟普通秘書工作者接觸法律事務、機要秘密、公關事務的機會還是比較少的。

3.2.3 職業能力

秘書崗位職業能力比例明顯呈現出三個等級，第一個等級比例在12%及以上，第二個等級比例在6%～7%，第三個等級的比例是3%。

第一個等級的職業能力：互聯網技術運用能力22%、信息處理能力16%、溝通協調能力12%、表達能力（含寫作能力）12%。顯然這些能力與辦公室的工作有著直接而重要的關聯。網絡時代，互聯網技術是必須的，辦公室的信息輔助職能要求秘書要根據領導決策的需要及時提供準確的信息服務，辦公室履行“上傳下達”“左右溝通”的職能時，必然要利用到溝通協調能力與表達能力。第二個等級的職業能力：學習能力7%、創新能力7%、新媒體運營能力6%、應變能力6%。學習能力、創新能力、應變能力與第一個等級的能力相比，它們雖不直接作用于工作，但它們的強弱將影響秘書工作者工作效率的高低和工作質量的好壞。第三個等級的能力：角色切換與掌控能力、督辦能力、危機公關能力、電子公文處理能力，比例最低，均為3%。這與工作者的職務、資歷、部門有一定關系。例如，督辦工作一般是辦公室主任或是資歷深厚的秘書工作者的工作，而危機公關能力則更多偏向于公關部門。

文獻作者對于“新媒體運營技術”是一種推崇的態度，認為“互聯網+”時代數字化發展是必然趨勢，秘書人員應該掌握新媒體運營技術。電子公文的處理則受限于各企業信息化建設程度[5]。

4 招聘廣告數據分析

為彌補文獻調查的不足，研究組又隨機抽取了20家中小企業的招聘廣告作為研究的補充材料，多角度了解文秘崗位工作狀態。從招聘廣告的工作職責與任職要求兩方面信息數據看，中小企業文秘崗位工作職責內容沒有太大的變化。中小企業首先看重文秘工作者的溝通協調能力，其比值為75%，其他各項能力和品質依次為寫作能力（65%）、責任意識（65%）、辦公軟件運用能力（60%）、工作經驗（55%）、形象氣質（50%）、表達能力（50%）、認真細致（45%）。

5 文秘專業人才培養思考

5.1 培養目標與課程建設

綜合數據及招聘廣告信息可以看出：企業需要責任意識、服務意識、溝通協調能力強，能說會寫、經驗豐富、工作細致認真嚴謹并且具有互聯網技術及互聯網思維的創新型、國際化、復合型人才[6]。

5.1.1 培養目標

培養責任意識、服務意識強，溝通協調技術高超，工作細致認真嚴謹，形象氣質佳、經驗豐富，具備扎實的文秘專業技能和較高的英語水平，具有互聯網技術及互聯網思維的創新型、國際化、復合型人才。

5.1.2 課程建設

加強文秘專業課程的“思政”教育。文獻數據顯示“政治素養”在職業素養中排名第二，中小企業在招聘廣告中明確提出“為人正直”的任職要求。可見，“思想政治素養”的重要性，這與文秘崗位政策、綱領等的傳達、解釋、執行的職能有關，也與文秘工作者在工作過程中所體現的為人處世模式有密切的關聯。

課程建設特色化。專業建設應以企業的實際要求和國家對高職教育的期望為出發點，在人才培養目標、課程優化、教學方式、實踐實訓等方面向企業看齊，融合“互聯網+”朝著傳媒、國際化的方向，建立有特色的人才培養模式[7]。

課程建設國際化。隨著我國全方位對外開放，中外交流日益密切，高職文秘課程國際化是大勢所趨。文秘專業國際化人才培養需要強化學生的英語應用能力，包括出色的英語口語表達能力和書面表達。專業建設上可以依托本院英語教育優秀資源。文秘課程+英語表達強化訓練，內容以外貿交易、前臺秘書工作為主。

5.2 專業課程優化

隨著科技的發展，社會的進步，尤其是“互聯網+”的滲透，專業課程的建設應適時做出調整，不斷優化，使其更符合社會對文秘人才需求的標準。

5.2.1 增設《新媒體寫作》課程

“互聯網+”時代，企業通過新媒體與社會各界溝通聯系、宣傳推廣，而實現溝通聯系功能和達到宣傳推廣效果就得靠“新媒體寫作”。

根據調查，80%以上被調研人員提出文職人員要具備微信推文、官微宣傳、H5平臺使用等新媒體文案寫作與編輯能力。目前，我校文秘專業所開設的《秘書寫作》課程主要是針對常規性應用文寫作能力的培養，其寫作思維、格式、風格與“新媒體寫作”是兩個截然不同的概念。面向中小企業培養人才的高職文秘專業應與時俱進增設“新媒體寫作”課程，培養學生新媒體文案寫作與編輯的能力，提高他們的入職幾率。

5.2.2 更新教材內容

數據顯示，辦公室已開始使用智能一體化辦公設備，原有的OA辦公軟件系統也逐漸被更新更好的系統所取代。文秘專業原有課程《辦公自動化》《網絡化辦公》是培養學生現代化辦公設備、軟件操作和網絡辦公的課程，課程中某些內容需要更新，如辦公設備更換為智能一體化設備的操作和使用，以使學生能跟上科技發展的步伐，培養學生學會使用更多相關軟件，使學生具備微宣、官宣工作的能力。

5.2.3 增加信息數據處理訓練內容

強化軟件的信息數據處理能力的培養，數據中信息處理極其重要。一般來說，文職崗位會做一些基礎性的信息數據收集與處理的事務，普通課程包含了常規軟件的內容，但需要增加練習內容，以使學生獲得更多實際性的訓練[8]。

5.3 教學方式改革

隨著“互聯網+”在社會生產生活中的滲透融合，文秘專業課程的教學也應積極嘗試“課程+互聯網”，將互聯網的手段融入平常教學中，以培養學生的互聯網技能和互聯網辦事思維，如設計制作微課、建立慕課、視頻直播教學等方式都是互聯網與課程教學融合的體現。

5.4 強化實踐實訓

招聘信息數據中“經驗豐富”的比例達50%，是比較高的，證明企業在用人方面強調實際才干。因而，文秘專業核心課程一定要強化課堂實踐教學，明確目的，優化實踐教學設計;更新校內實訓室，創建更多校外的實習實訓平臺，為學生提供更多真實的實踐機會;創造多種形式的實踐活動，彌補課時的不足，如“秘書活動”“技能競賽”“假日實習”等。

5.5 加強與企業的合作

專業培養的人才是否符合社會用人單位的標準，最終還是由企業來檢驗。為確保專業人才培養的質量，還需與企業進行深入的聯系和合作，了解企業對文秘人才的確切要求。同時，邀請企業參與專業的建設與考核，準確設置專業課程，合理考核學生的實際能力，切實培養出高素質、可持續發展的復合型人才。

【參考文獻】

【1】郭榮軍.基于互聯網時代的人力資源管理新思維探索[J].辦公室業務，2019（4）：167-168.

【2】索景輝.關于國有企業辦公室服務意識提升的研究[J].卷宗，2018（31）：276.

【3】李清芳.提高企業辦公室行政秘書工作水平研究[J].秘書工作，2019（4）：74，97.

【4】方艷峰.國有企業性質.[J]中國管理信息化，2019（24）：75-77.

【5】田進達.對新時期國有企業辦公室建設的幾點思考[J].活力，2019（11）：83，95.

【6】劉雅英.試論移動互聯網新形勢下電信行業秘書工作的新挑戰和對策[J].辦公室業務，2014（7）：4-5.

【7】李瑩.論人工智能時代公共部門政務秘書面臨的挑戰[J].秘書，2018（23）：11.

【8】趙霞.“互聯網+”時代檔案編研工作發展策略[J].辦公室業務，2019（20）：132-133.