淺析人事檔案管理問題和對策

摘要：文章粗淺分析了人事檔案管理目前存在的一些問題和相應的對策。人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。隨著社會的發展和各項制度的改革，檔案管理面臨前所未有的挑戰，加強人事管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，提高工作人員素質，完善人事檔案管理制度，應用現代化管理等，是目前提高檔案管理效率的重要目的和任務。管好、用好人事檔案，對人力資源開發起著重要作用。

關鍵詞：人事檔案;管理;問題;對策

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是在人事管理活動中形成的，是個人經歷和實踐的歷史記錄，既能反映出個人的經歷、學歷和技術職稱，同時又能反映個人的社會關系和獎懲等情況。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對人力資源開發起著重要作用。

隨著社會的發展和各項制度的改革，傳統的管理方式和規章制度已無法解決新出現的問題，人事檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。現就人事檔案管理存在的問題和對策進行分析：

一、人事檔案管理工作中存在的問題

1、對人事檔案管理工作不夠重視。長期以來，一些領導、工作人員對人事檔案工作的重要性認識不夠，將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作。

2、檔案管理人員專業素質不高。在實際工作中，由于對人事檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上很少配備專職人員，而大多是采取人員兼職這種辦法來應付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應人事檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。

3、人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。 然而在人事檔案管理上，我們就會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、提高人事檔案管理工作的對策

1、轉變觀念，提高認識。為進一步做好人事檔案管理工作，單位領導應轉變原有的傳統思想觀念，高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立健全制度，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要明確責任，責任到人，獎懲分明，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2、加強隊伍自身建設，提高人事檔案管理人員素質。人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體。加強人事檔案工作隊伍建設，要努力提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，樹立牢固的保密觀念，在日常的管理中體現它的嚴肅性，要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。同時，提高檔案管理人員的素質要以發展的目光，根據長遠的需要選用合適的人員負責人事檔案工作。從事人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作、檔案工作、能應用計算機及網絡技術等能力。檔案員要通過學習、業務培訓努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量，積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

3、加強人事檔案管理信息化建設，提高科學管理水平。隨著信息化的發展，要想真正做好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進的技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，加快檔案信息化進程，提高人事檔案工作的效率和水平。建立人事檔案數據庫，使人事檔案的管理實現電子化、科學化，在規定相應使用權限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機制，這樣不僅能使大家增強檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發現人才、培養人才和使用人才奠定了信息基礎。同時，科學化的人事檔案管理，有利于信息的完整、準確和及時更新，有利于檔案管理員業務水平的提高，有利于降節約工作時間、提高工作效率，使檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，體現以人為本的人性化管理理念。

總之，要使人事檔案管理工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，在體制、政策、制度改革的前提下，解放思想，提高認識，建立健全制度，加強信息化建設，進一步完善我國的人事檔案管理機制，科學、合理的利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

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作者簡介：張長龍（1987.8-）;性別：男;民族：漢;籍貫：山東省濟寧市梁山縣;職稱：助理館員二級;學歷：大學本科;單位：濟寧市人事考試中心