淺談如何提高辦公室檔案管理工作效率

郭曉東

摘 要：檔案管理是辦公室工作中的重要基礎，直接影響著辦公室工作效率和質量。伴隨著辦公信息化的快速發展，傳統的檔案管理模式已逐漸無法適應現代化辦公要求，在管理效率方面明顯“動力不足”。本文主要對辦公室檔案管理中的問題進行了分析，探討了提高工作效率的措施。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

隨著科技的發展，信息時代的到來，網絡信息化技術被各個領域廣泛應用，傳統的辦公室檔案管理模式已經不能適應社會的發展。為了跟隨時代的發展步伐，應不斷完善辦公室檔案管理工作，運用網絡信息化技術提高辦公室檔案管理的工作效率。

一、做好檔案管理工作的重要性

檔案是指國家機關、社團、企事業單位及個人過往發展過程中的業績和成果的有效記錄，是成長過程的記憶，是寶貴的歷史財富。檔案管理工作是辦公室工作的重要基礎，是提高機關單位工作效率和質量的基礎性工作，它不僅能展現每個單位、每個人的成長過程，還能為組織人事等部門以及領導決策提供可靠的依據，做好檔案管理工作，對單位科學管理、民主管理等有著十分重要的作用。

二、當前辦公室檔案管理存在的問題

（一）辦公室檔案管理工作的重視程度不夠。檔案管理是辦公室工作中的重要組成部分，然而許多單位對檔案管理的重視不夠、要求不高，致使檔案管理工作停滯不前。一是單位領導對檔案管理的標準化、現代化、重要性還不了解，認為檔案管理工作只是簡單的材料收集、整理和保存，沒有把檔案管理工作放到重要位置，更舍不得花精力、財力投入建設，放松乃至忽視了檔案管理工作;二是辦公室檔案管理人員大部分都是兼職人員，對檔案的重要性認識不足，認為檔案管理可有可無，工作缺乏主動性，只盡到了保管員責任，無法體現檔案的使用價值;三是許多檔案管理仍為紙質版，檔案管理信息化利用率低，不能適應現代化檔案管理要求。

（二）辦公室檔案管理人員的專業素質不高。檔案管理人員大多是身兼數職，缺乏專業培訓，管理水平不高，嚴重影響了辦公室檔案管理工作效率。一是辦公室檔案管理人員大多是兼職，對檔案管理重要性認識不夠，沒有主動學習檔案專業知識和相關技能，致使檔案整理管理無序、質量不高;二是組織檔案管理人員參加系統培訓較少，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不熟練，致使業務水平和實操能力不高，不能滿足檔案管理現代化信息化的要求;三是辦公室工作人員流動大，無相對固定的專、兼檔案管理人員，工作穩定性較差，業務能力不強，只能從事簡單的檔案資料收集、保存，不能規范化地進行整理、立卷、歸檔等工作。

（三）辦公室檔案管理的規范化信息化不強。很多單位缺乏先進的檔案管理模式，存在著管理不規范的情況。一是大部分單位檔案工作經費投入力度不大，檔案管理設施陳舊落后，安全保護措施不到位，一定程度上制約了檔案管理工作的正常開展;二是缺乏檔案管理激勵機制，單位領導和檔案員對檔案管理工作存在消極情緒，缺乏主動性和積極性，認為干好干壞一個樣，檔案管理得過且過，沒有發揮檔案的重要價值;三是大多數單位檔案管理工作仍采用紙質化方式，信息化配套設施投入不足，沒有建立專屬的檔案管理系統，檔案管理信息化程度較低，影響了檔案利用率和管理效率。

三、如何提高辦公室檔案管理效率

（一）建立健全辦公室檔案管理制度。科學完善的檔案管理制度是檔案管理科學化的重要保障。一是各單位要結合自身實際，科學編制檔案管理工作的流程和規范，對各項管理工作進行全面的安排和指導;二是單位領導要高度重視，建立機制、壓實責任，把檔案管理工作作為單位一項重要基礎工作來抓，確保檔案管理工作有人抓、問題有人查、責任有人負，做到及時收集、整理、歸檔，才能確保檔案管理工作有序開展;三是要加大檔案管理的宣傳力度，讓干部職工知曉檔案的重要性和利用價值。

（二）提高檔案管理人員專業素質。加快機關檔案管理信息化建設，硬件設備是基礎，培養創新型人才是關鍵。一是檔案管理人員要加強專業知識及科學知識學習，涉獵與檔案管理有關的書籍，汲取檔案管理的先進經驗，并結合實際情況，制定適應時代、適合單位的管理體系;二是檔案管理人員要嚴格按照國家《檔案法》等相關規定管理檔案，不得隨意泄露個人隱私或單位秘密，要深知檔案的極端重要性和使用價值，以恪盡職守的工作態度保證檔案的安全性、完整性和嚴密性，以良好的服務意識，為檔案查閱者提供高效優質服務;三是檔案主管部門要積極開展檔案信息化建設業務指導，通過組織培訓、舉辦講座、現場講解等方式，傳授檔案信息化建設方面的專業知識，讓檔案管理員及時掌握方法，少走“彎路”，不斷提高他們的檔案管理水平和見識。

（三）提升檔案管理信息化水平。發揮網絡信息化技術在辦公室檔案管理工作中的作用，讓檔案管理更加有序、快捷。一是要加大對檔案信息化管理設備的投入力度，改善檔案保管保護條件，完善防火、防盜、防潮等安全防護設備;二是要結合單位實際，統籌規劃、分步實施、突出重點，把現有紙質、實物檔案分門別類、規范標準的實現數字化轉換，對庫藏檔案進行數字化加工，建立檔案目錄數據庫、全文信息庫，逐步建成層次分明、量多質優的檔案信息數據庫，更好地保護檔案原件;三是要加強檔案信息化管理的安全防范，通過針對性措施來保障電子檔案信息資料不受外界非法攻擊影響，避免單位或個人檔案資料被盜取、丟失，同時，要加強辦公室檔案管理人員的安全意識培養，建立健全檔案安全保密機制，使檔案管理工作走向專業化、制度化。

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