基于信息一體化的國企檔案管理效率提升

李安然

【摘要】國企檔案管理工作一直以來在國企之中都不被重視，導致很多的情況下，國企檔案管理都難以發揮效果。而且在日常的建設過程中，國企檔案管理能夠獲得資源也一般較少，我國大部分的國有企業之中，檔案管理工作都存在老舊的情況，而且為了充分的節約成本，人員的能力也根本無法滿足國企檔案管理的需求。所以，當前國企檔案管理的建設已經迫在眉睫，否則國企檔案管理根本無法滿足國有企業的需求，最終導致國企檔案管理名存實亡。其核心就是要在國企檔案管理中增加更多的信息化技術，從信息一體化入手，創造出全新的國企檔案管理工作方式。針對此類情況，則本文將從信息一體化對提升國有企業檔案管理效率的現實意義入手，全面展開基于信息一體化的國企檔案管理效率提升。

【關鍵詞】檔案管理? 信息一體化? 國企

一、信息一體化對提升國有企業檔案管理效率的現實意義

（一）改善了檔案管理工作的效率

在企業內部，工作人員的執行效率始終是判斷企業競爭力的重要標準之一。經過調查研究，許多企業的檔案手工管理流程只能進行到第11步，而許多信息化系統，例如乾坤OA，可以直接將客戶數據送入系統中，然后由系統自動對檔案進行統一處理，處理完畢后再傳送給各個部門。相比之下，信息化系統無論是在處理檔案的速度上，還是保證檔案的安全性方面，都要優于人工操作。

（二）實現了文檔的信息化處理

文檔的信息化處理，可以有效改善檔案管理工作的效率，并且節約運行成本。信息化系統可以將辦公系統中產生的有效數據進行及時、自動的整理，然后根據數據特性分類歸檔，整個過程幾乎不需要人工操作，節約了大量勞動力成本。在進行檔案查詢時，文檔的信息化處理不僅提高了查詢速度，而且由于電子數據不會被損壞，從而降低了檔案的管理成本。

（三）減少了企業的運營成本

在以前的檔案管理工作中，需要產生大量的紙質文件，而信息化檔案管理模式可以實現全面的無紙化辦公，這就降低了企業在開發其他項目時的成本損失。而且，信息化管理系統會將企業生產經營過程中有價值的管理信息和經驗進行總結，從而形成寶貴的內部信息資源，進一步提升企業的市場競爭力。與此同時，創建信息資源的同時其實也是在享受檔案的信息服務功能，從而實現檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下提升國有企業檔案管理效率的途徑

（一）加強檔案管理人員的培訓，加強業務能力

為了提高培訓本身的專業化程度，應該在企業內部建立一套完整的、科學的人才培訓方案。從具體操作的角度來看，國有企業首先要了解檔案管理工作的現狀以及管理人員的業務水平，然后有針對性的創建培訓方案，為了能讓大多數員工接受，目前應該以網絡教育為主，線下培訓為輔。從培訓內容的角度來看，企業應該先對管理人員的基礎知識進行鞏固，其中比較重要的有軟件操作能力和檔案管理實踐能力，其次，為了激發管理人員的學習熱情，企業內部還可以開展知識技能評比活動，給予優勝者恰當的物質獎勵，促使員工自發的開展學習工作，為檔案管理工作注入新的活力。

（二）優化檔案管理的服務方式，提高檔案利用率

如何提高檔案利用率為企業工作進行服務一直是橫亙在企業內部的大問題。為了優化這一問題，首先應該從態度入手，只有管理人員真正重視檔案管理工作，才能發揮出檔案的實際效果。其次，要加強對檔案的開發能力和利用能力，從根本上創新管理工作。從具體操作的層面來說，國有企業完全可以借鑒高校數字圖書館的管理模式。其次，還可以創建內部網絡，加強內部的信息檢索能力。最后，還可以給用戶創建在線服務功能，通過網絡的便捷交流方式實時解決用戶在查閱檔案時遇到的問題。

（三）完善檔案管理制度，加強管理能力

建立合格的、完善的制度始終是規范檔案管理人員的基本條件，國有企業只有將制度建立和系統開發結合在一起，才能真正實現檔案管理人員管理能力的飛躍。在檔案管理制度中，不僅要對檔案管理人員有所限制，還要對使用者以及領導層進行條件約束，只有這樣才能真正規范化檔案的使用流程，確保檔案的安全性、可靠性。

（四）做好國有企業檔案管理工作的基礎建設

對于國有企業檔案管理工作而言，其最大的問題就是設備方面存在的問題比較明顯，很多的國有企業仍舊使用傳統的紙質檔案管理的方式來進行國有企業檔案管理工作，這也就直接導致國有企業檔案管理工作的效果極差，甚至出現檔案丟失的情況。為了充分的解決這個問題，則最好的辦法就是進行國有企業檔案管理工作的基礎建設，要增加更多的設備，才能確保全新的方法得到更好的應用。這種情況下，最好的辦法有兩個：第一個就是要進行國有企業檔案管理工作基礎建設專項基金的設立，從而讓國有企業檔案管理工作的基礎建設資金不會出現被其他的部門挪用的情況，保證了國有企業檔案管理工作的建設資金不會出現問題。第二個就是要增加對國有企業檔案管理工作的撥款，信息化設備的建設需要大量的資金，單純的依賴既定資金已經無法滿足，所以需要國有企業的領導向國有企業檔案管理工作傾斜更多的資源。

三、結語

綜上所述，國有企業檔案管理工作一直以來都不被國有企業的領導重視，這主要是因為國有企業本身的特殊性而導致的。國有企業的核心是為了更好的填補市場的空白，并且引領市場的發展，對于國有企業而言，科研和市場的帶動是其運營的關鍵，所以其商業化的建設，以及自身內部的管理建設都不被重視，因此，國有企業的內控建設相對較差，也就讓國有企業檔案管理工作難以得到更多的資源，從而引發國有企業檔案管理工作效果不佳的情況。但是隨著時代的變化，當前檔案對于企業的重要性越來越高，如果國有企業檔案管理工作一直不能進行相應的改進，那么就會直接導致國有企業檔案管理工作名存實亡。針對此類情況，則本文提出了上述內容，希望我國的國有企業能夠謹慎的參考其中的內容，從而促進國有企業檔案管理工作的發展。但是需要注意的是，本文的內容為參考性的內容，想要讓其發揮出應有的效果，就需要按照實際的情況進行調整。

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