檔案規(guī)范化管理研究

牛四美

摘要：

檔案管理對(duì)于各個(gè)行業(yè)而言都是非常重要的，其在人們生活中發(fā)揮的作用也非常大，所以，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化能夠確保我國(guó)各個(gè)行業(yè)發(fā)展的更加穩(wěn)定。隨著信息和科技的發(fā)展，各種文化信息不斷出現(xiàn)，這樣不但能夠滿足人們對(duì)于信息的各種需求，而且能夠讓檔案信息內(nèi)容更加的豐富。在檔案管理的時(shí)候，由于受到外部因素或者人為因素的影響，檔案管理依然存在很多問(wèn)題，無(wú)法跟上社會(huì)的發(fā)展，導(dǎo)致了隱患的出現(xiàn)。筆者主要分析了當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化存在的問(wèn)題，并提出了一些問(wèn)題解決措施，希望能夠讓檔案管理更加的規(guī)范。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化;工作

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作也取得了極大的進(jìn)步，呈現(xiàn)出信息化和現(xiàn)代化的特點(diǎn)，檔案服務(wù)的水平也有了極大地提高。但是在實(shí)際工作開(kāi)展的時(shí)候，雖然我國(guó)已經(jīng)根據(jù)實(shí)際情況和需要制定了檔案管理的相關(guān)制度，但是由于受到客觀因素和人為因素的影響，檔案管理中存在的問(wèn)題還比較多，檔案管理工作也不夠規(guī)范。新時(shí)期，怎樣實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化已經(jīng)成為了人們都比較重視的問(wèn)題。

一、檔案管理工作規(guī)范化的意義

在企事業(yè)單位運(yùn)行和發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理對(duì)于各項(xiàng)工作的開(kāi)展非常重要，這便要求在檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，必須對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行妥善的保管，做好檔案內(nèi)容的優(yōu)化設(shè)計(jì)工作，讓檔案工作項(xiàng)目設(shè)計(jì)的更加科學(xué)，將檔案管理在決策工作進(jìn)行中的作用發(fā)揮出來(lái)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了比較大的變化，檔案管理工作也呈現(xiàn)出技術(shù)化及信息化的發(fā)展趨勢(shì)，技術(shù)的進(jìn)步也提高了檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量[1]。但是就目前而言，檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，很多人并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其重要性，不夠重視檔案管理工作的開(kāi)展和檔案管理資源的使用，這也制約了檔案管理工作的開(kāi)展。面對(duì)新的形勢(shì)，我們必須真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作規(guī)范化的重要性，并根據(jù)實(shí)際情況和需要做好檔案管理工作。

二、檔案管理工作規(guī)范化過(guò)程中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)科技發(fā)展，檔案管理工作也獲得了極大的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨很多的挑戰(zhàn)，這也導(dǎo)致了檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，存在的隱患比較多，無(wú)法滿足檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要。通過(guò)分析和研究，筆者發(fā)現(xiàn)，主要存在下面幾項(xiàng)問(wèn)題。

（一）不夠重視檔案管理工作

在工作和生活的時(shí)候，檔案管理涉及到的內(nèi)容比較多，并且對(duì)于檔案管理工作過(guò)程中管理人員的素質(zhì)要求比較高。想要提高檔案管理工作規(guī)范化水平，便必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。但是實(shí)際工作開(kāi)展的時(shí)候，很多企事業(yè)單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作規(guī)范化的重要性，也沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況和需要來(lái)進(jìn)行規(guī)范化管理制度的制定[2]。這也導(dǎo)致了檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候存在的隱患比較多，很難滿足檔案管理工作規(guī)范化的實(shí)際需要，這也導(dǎo)致了檔案管理的質(zhì)量和效率提高緩慢，檔案的作用沒(méi)有得到發(fā)揮。

（二）檔案管理相關(guān)制度不夠完善

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，我國(guó)很多企事業(yè)單位都獲得了很多的發(fā)展機(jī)會(huì)，檔案管理工作質(zhì)量也有了極大地提高，檔案管理的時(shí)候，各個(gè)環(huán)節(jié)管理的規(guī)范化也有了明顯的增強(qiáng)。但是，就當(dāng)前而言，我國(guó)檔案管理制度還不夠完善，很多方面存在嚴(yán)重的隱患，這也導(dǎo)致了檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)范性沒(méi)有保證。現(xiàn)在，很多企事業(yè)單位在管理檔案的時(shí)候，思想和手段都比較落后，還是選擇以往的管理模式來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，這也導(dǎo)致了企事業(yè)單位的檔案管理水平很難真正的提高。

（三）檔案管理工作信息化水平偏低

隨著社會(huì)科技的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)深入到了我們的工作學(xué)習(xí)中去，改變了我們的工作生活方式。企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，因?yàn)闄n案管理工作思想和手段的落后，經(jīng)常受到外部因素及人為因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作存在較多的安全隱患。為了滿足實(shí)際的需要，很多企事業(yè)單位也已經(jīng)逐步的將信息技術(shù)引入到了檔案管理工作中去，切實(shí)提高了檔案管理工作的規(guī)范化水平[3]。但是，由于受到思想及人員素質(zhì)等一些因素的影響，在檔案管理的過(guò)程中，信息技術(shù)的作用并沒(méi)有得到較好的發(fā)揮，這也導(dǎo)致了企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在較大的問(wèn)題。

三、提高檔案管理工作規(guī)范化水平的措施分析

只有檔案管理工作規(guī)范化程度提高，檔案的作用才可能真正的發(fā)揮出來(lái)，從而幫助企事業(yè)單位更好的進(jìn)行決策，提高決策的科學(xué)性。筆者在上文中主要分析了檔案管理工作規(guī)范化存在的問(wèn)題，并在下文中提出了一些問(wèn)題解決措施，希望能夠讓檔案管理工作開(kāi)展的更加規(guī)范，發(fā)揮檔案的作用。

（一）進(jìn)行檔案管理制度的完善

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需要，制定了一系列檔案管理的規(guī)章制度。但是隨著社會(huì)時(shí)代發(fā)展，以往制定的規(guī)章制度已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案管理的實(shí)際需要，無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，將制度的作用發(fā)揮出來(lái)。面對(duì)這種情況，我們必須在考慮到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況下來(lái)完善檔案管理制度。相關(guān)部門必須分析實(shí)際情況，及時(shí)的更新檔案管理制度，細(xì)化相關(guān)的條例，企事業(yè)單位也必須嚴(yán)格的根據(jù)相關(guān)的制度來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，將制度的作用發(fā)揮出來(lái)。

（二）重視檔案管理人員素質(zhì)的提高

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作也愈加復(fù)雜，其涉及到的內(nèi)容也在不斷地增加，面對(duì)這種情況，我們必須根據(jù)需要來(lái)提高檔案管理人員的能力和水平。但是通過(guò)分析企事業(yè)單位的檔案管理人員情況可以發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理人員本身的素質(zhì)比較低下，甚至不具備檔案管理信息化的基本能力，無(wú)法熟練的使用計(jì)算機(jī)設(shè)備[4]。面對(duì)這種情況，企事業(yè)單位必須對(duì)市場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行合理的分析，了解檔案管理人員的實(shí)際情況，給檔案管理人員提供更多接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和信息素質(zhì)，確保其檔案管理工作開(kāi)展的時(shí)候，能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)手段運(yùn)用進(jìn)去，發(fā)揮信息技術(shù)的作用。此外，在招聘的時(shí)候，企事業(yè)單位也必須重視高素質(zhì)檔案管理人員的引進(jìn)，從而提高檔案管理工作的整體水平，讓檔案管理工作開(kāi)展的更加規(guī)范。

（三） 提高檔案管理信息化的水平

隨著網(wǎng)絡(luò)和科技的發(fā)展，各種信息產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，人們的生活工作和學(xué)習(xí)都離不開(kāi)這些信息產(chǎn)品，很多企事業(yè)單位也已經(jīng)將信息技術(shù)很好的引入到了檔案管理中去，這也給檔案管理工作更加順利的進(jìn)行提供了方便[5]。為了推動(dòng)企事業(yè)單位更好的發(fā)展，提高檔案管理信息化水平，企事業(yè)單位必須根據(jù)實(shí)際情況和需要來(lái)做好檔案信息管理體系的建設(shè)，在這個(gè)過(guò)程中可以借鑒國(guó)外先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，將信息技術(shù)更好的運(yùn)用到檔案管理中去，提高檔案管理信息化建設(shè)的水準(zhǔn)。

結(jié)語(yǔ)：

隨著社會(huì)科技的發(fā)展，檔案管理工作已取得了極大的進(jìn)步，但是依然會(huì)受到外部因素和人為因素的影響，這也給檔案管理工作規(guī)范化造成了較大的影響。所以，為了推動(dòng)檔案管理工作更好的開(kāi)展，企事業(yè)單位必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位發(fā)展的重要性，并從實(shí)際情況出發(fā)，來(lái)對(duì)檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行完善，發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。

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[5]周婷.新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（23）：105.

（作者單位：山東省臨沂市沂水縣檔案館，山東 臨沂 276400）