基于釘釘的辦公自動化系統的設計與實現

劉平

摘要：釘釘作為免費的溝通和協同多端平臺，內置各類模板，為企業自我定制辦公自動化系統提供了便利。文章初步探討了基于釘釘的辦公自動化系統的設計與實現，主要實現功能包括溝通功能、協同功能、審批功能、智能工資條、智能人事等功能模塊。

關鍵詞：釘釘;辦公自動化;審批;移動辦公;溝通;協同辦公

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）15-0104-03

釘釘（Ding Talk）是阿里巴巴集團專為中國企業打造的免費溝通和協同的多端平臺，電腦和手機端均可使用，且配置簡單方便，使用門檻低，可高效實現辦公自動化和移動辦公，全方位提升溝通和協同效率。

1總體設計

釘釘為辦公自動化提供了強大而豐富的功能，用戶可根據企業自身情況選擇、配置需要的功能，還可以選擇接入第三方應用，如智能人事、智能工資條等。而且配置簡單方便，不需要編程基礎也可輕松實現。根據單位部門分工情況，搭建了組織架構，設置了部門和部門主管，如圖1所示。再邀請員工加入單位所在的釘釘團隊，可通過手機通訊錄加入、花名冊導入、微信邀請、二維碼邀請、團隊號分享等方式。然后選擇并配置了以下功能模塊：溝通功能、協同功能、審批功能、智能人事、智能工資條等。

2功能實現

2.1溝通功能

釘釘的溝通功能多樣、實時且有效。可以通過建立群聊天、釘電話、釘消息、電視電話會議等多種方式實現溝通。消息已讀未讀顯示功能，可讓消息發送者及時了解消息的接收情況，對長時間未接受的重要信息可以以短信、釘電話等形式提醒對方，從而提高群發消息的有效性，提高了工作效率。多方電話、電視會議可以讓多地辦公人員就某一個議題實現有效、便捷地溝通交流。最高可支持30人電話會議，還支持免費高清視頻會議。

釘釘有統一的通訊錄，員工加入釘釘后，無須保存同事的手機號，即可在通訊錄中找到通話對象，選擇短消息、釘短信、普通電話、語音電話、視頻通話等方式進行溝通。

2.2辦公協同功能

考勤打卡功能可實現多種方式考勤，支持wifi及辦公地點打卡。外勤簽到功能，可讓管理者快速查看團隊外出員工分布，掌握員工外勤工作情況。

釘盤功能打通了多端跨平臺存儲共享，電腦和手機均可存儲、取出，這樣即使外出辦公，也可便捷訪問釘盤文件。還提供了權限保護功能，員工一旦離開了相應的權限，則會自動失去了文件的訪問能力。

2.3審批功能

審批功能提供了審批在線提交功能，方便企業員工日常的審批提交，即使領導出差，也可以實現隨時隨地申請秒批，大大提高了工作執行力和工作效率。釘釘提供了各類審批流程的模板，用戶可以直接使用，也可根據實際情況進行定制。單位目前使用的審批流程有：加班申請、請假申請、出差申請、用車申請、用章申請、業務批辦、合同審批、物品領用、會議室使用預約等，均可在釘釘系統中輕松實現。審批單支持打印，所有數據可實現后臺匯總導出，便于做統計分析。數據后臺導出界面，如圖2所示。

2.3.1加班審批功能配置

在管理后臺，進入到審批模塊，找到“加班”審批，進入編輯界面，可對其進行：基礎設置、表單設計、流程設計及高級設置等四個方面的配置。表單設計是對加班審批模塊的界面進行設計，可以根據需要從控件庫中拖曳需要的控件到表單設計界面上。表單設計如圖3所示。控件庫位于界面的左邊，如圖4所示。流程設計是對審批的流程進行配置：發起人選擇了除主任室的所有部門，一級審批人為本部門負責人或加班申請部門的負責人，二級審批人為分管領導，抄送人一般為辦公室人事負責人。為了靈活起見，這里一級審批人、二級審批人、抄送人均設置為發起人自選。流程設計界面如圖5所示。審批模塊配置好后，相關人員就可以在工作平臺直接使用，提交審批要求，流程就會自動流轉到相關人員，并附消息提醒，相關人員就可以即時進行審批，大大提高了審批效率。

2.3.2請假審批功能配置

請假審批的流程為：發起人為除主任室外的各部門;第一級審批人為部門主管;第二級審批加了一個條件判斷：發起人如果屬于資產部、后勤部及技能訓部，則審批人為其分管主任陳主任;如果屬于辦公室或財務部，則審批人為其分管主任張主任;抄送人為辦公室人事負責人。請假審批流程設計如圖6所示。請假申請界面如圖7所示。

2.4智能工資條

智能工資條為第三方接入的應用，可實現導人Excel表后自動生成工資條，一鍵批量將工資條發送給所有員工，并且支持隨時撤回，還支持閱后即焚功能，降低企業工資條管理風險。員工可通過登錄釘釘查看自己的工資條，可查詢每月工資明細，年度累計工資，歷史工資條等。上傳工資條界面如圖8所示。

2.5智能人事

智能人事也是第三方接人的應用，可高效實現辦理入職、辦理離職、考勤管理、假期管理、人文關懷、人事報表等功能。對于大量的職工信息錄入，可做好Excel表格后批量導人。對于少量新人職職工信息，也可由職工個人在線填寫。人事管理人員可進入人事報表，隨時隨地查看職工人事、入職、轉崗、轉正、離職等統計分析數據。在人文關懷方面，智能人事可在職工生日、入職周年自動發送祝福語，讓員工時刻感受到企業在關懷職工。

3總結

系統目前設計與實現的功能模塊，是根據單位辦公自動化和移動辦公實際需要所做出的嘗試和探索。從目前使用情況來看，釘釘在溝通交流、協同辦公方面的優勢已初見端倪，特別是審批流程的實時、快捷，大大地節省了審批的時間，提高了工作效率。釘釘為應用提供了大量模板，用戶可根據業務需求選擇相應的模板進行再開發定制，操作簡單方便，降低了編程的專業門檻。上文介紹的加班審批、請假審批均是在模板上再配置而實現的。由于設計時間倉促和本人水平有限，系統在使用方面還有很多不足之處，隨著平臺使用的推進，將逐步改進不足，并設計實現出更實用、強大的功能，以滿足實際工作的需要。