實現檔案管理現代化的有效途徑

沙力塔娜提·比馬西

摘 要：現代科學技術的飛速發展，對檔案管理工作產生重大影響，這既是挑戰，也是機遇，檔案管理現代化勢在必行，我們要迎接挑戰，抓住機遇，在現有基礎上，積極采用先進的科學技術手段，努力實現檔案管理現代化。

關鍵詞：檔案;管理;現代化

隨著社會的需要和時代對電子化、數字化的發展，檔案管理現代化是檔案事業不斷發展、不斷創新、不斷實現的過程，是新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是檔案事業快速發展的必由之路。如何或怎樣實現檔案管理現代化，是擺在我們面前的一個非常大的困難，我們是一個邊境和少數民族地區且經濟欠發達，如果完全等待上級或財政的專項經費來實現檔案管理現代化這有點不現實，為此我們必須建立新的管理機制和管理體系或實現途徑，只有這樣才能適應持續、實現檔案管理現代化的需要，下面結合本人從事多年群眾文化檔案管理工作的實際，在此與檔案界各位專家共同探討我們邊境地區群眾文化系列實現檔案管理現代化的途徑，不足之處望多多指正。

1 實現檔案管理現代化的迫切性

隨著社會的不斷發展，檔案管理工作勢必也要與時俱進。傳統的檔案管理工作方法，已無法適應當前工作的需求。檔案管理的現代化已迫在眉睫，勢在必行。與檔案管理現代化相對應的是傳統手工管理模式。兩者的不同在于：一是管理對象及其特點不同，紙質檔案是傳統檔案管理的主體，其信息與載體不可分割;而檔案管理現代化，其對象更多的是數據化形式的檔案，具有可共享、動態、易控、可變、依賴等新型載體的特征。二是管理模式的不同，傳統的檔案管理是手工管理模式，包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統計和提供利用等環節;現代化的檔案管理以智能化的計算機管理為主，工作環節以監控信息為核心。實現檔案管理現代化，就是要改變檔案管理模式，改變保守的思想觀念，對檔案利用手段進行變革，促進館藏檔案信息資源的開發利用，樹立檔案館對外服務的新形象，使檔案館工作由傳統管理向現代化管理邁進，提高檔案現代化管理的整體水平。

2 實現檔案管理現代化存在的主要問題

大家都知道現階段檔案管理工作存在著很多問題，這是造成實現檔案管理現代化的最大瓶頸，主要可以概括為以下幾個方面：

1）對檔案管理工作重要性的認識不足，管理人員素質較低。造成許多單位或企、事業對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管 理工作不重要，檔案管理人員的聘用，主觀性較強，只是簡單的信息錄入和管理。

2）許多單位檔案管理的體制機制不健全，相互監督管理的制度不健全。

3）檔案管理工作的信息化水平較低。現代信息技術發展的十分迅速，一些企業仍然依靠紙質檔案的管理方法，跟不上社會變化發展的需求。

4）檔案的使用率和利用率不高，無法對政府、單位或企業提供必要的參考和查詢，加之部分領導和部門的主觀性較強，這些情況在不少單位都或多或少有所體現。其根本原因在于不了解檔案管理工作的現代化內容，對新方法、新技術、新技能置身事外更不愿投入資金。

3 實現檔案管理現代化的主要內容

1）檔案管理觀念現代化。檔案管理觀念現代化是實現檔案管理現代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，也無法解決檔案管理觀念滯后性與檔案管理發展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統檔案管理觀念的基礎上構筑檔案管理現代化的大廈，現代化的檔案管理，必須以創新的思想和觀念來開展。

2）檔案資源信息化。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在各個領域中發揮不可替代的作用.因此，加強檔案信息化建設，是新時期檔案管理現代化的核心內容，是檔案事業適應時代和社會發展，加速檔案管理現代化的客觀要求。一是檔案信息資源建設，將現行的電子文件通過邏輯歸檔方式收集和處理，將現行的紙質文件通過掃描電子化，將傳統館藏檔案進行。

3）檔案工作技術現代化。檔案工作技術現代化，是指運用先進的技術裝備武裝檔案工作部門，使之廣、快、精、準地完成各項任務。檔案工作應用的先進技術與裝備主要有：電子計算機技術、縮微照相技術、復印復制技術、聲像以及其他技術等。檔案工作電子計算機化與檔案存貯微化，是今后一段時間內檔案工作技術現代化的核心內容，也是檔案工作現代化的一個標志。

4）檔案工作組織與管理現代化。就是在檔案事業的建設和檔案工作的組織管理過程中，運用科學管理方法與手段來研究和處理各種問題，使檔案管理日趨完善。它的內容包括：管理理想的現代化，即以現代科學理論指導檔案管理，進行合理地組織、計劃、協調和控制;管理方法的科學化，即由單一行政管理手段，發展成為既有行政的，又有法律的、經濟的、計劃的、宣傳咨詢的綜合管理手段，提高管理功效;管理機構的高效化，即組織機構充分發揮管理功能，有效地行使管理職責;管理內容的標準化，即一起管理內容逐步規范，最終達到標準一致，使管理活動更加先進、科學。

5）檔案工作專業人員的現代化。就是指形成一致的檔案事業發展所需要的，掌握現代化的技術和管理方法的現代化的檔案專業人員隊伍，這是實現檔案工作現代化的關鍵。檔案管理機構由人構成，現代化技術由人掌握，設備由人操縱，科學的管理由人實施，這一切離不開檔案專業人員的素質。必須培養既熱愛本職工作，又有一定能力和專長的，既能掌握最新科學技術，又能熟知檔案業務知識的檔案專業人才。

4 實現檔案管理現代化的有效途徑

我們地處邊境又是一個多民族聚集地區，區域面積跨度大且大多數是山區地帶交通不便，還存在多民族語言文字等方面的障礙，僅憑我們現有的檔案管理工作者要想實現檔案管理現代化還遠遠不夠。我們必須把實現檔案管理現代化納入檔案管理現代化建設和改善各族群眾生活的工作中來，做為一項經常性、基礎性工作來做，無論是在基礎設施建設還是在人才培育資金投入方面都要提高，并且采取分層次、分批次，有重點、分專業的方式進行實現。采取政府主導，專家指導，公眾參與，多方興辦。我們探索實施群眾文化藝術檔案實現檔案管理現代化的搜集與管理的“3+3”模式既“統一安排部署、統一目標要求、統一活動平臺”、“分領域實施、分層次推進、分專業施策”和“統分結合”。

1）統一安排部署：制定了實現檔案管理現代化的搜集與管理工作的總體定位、重點規劃、實施標準、落實措施、工作步驟和時間安排，以縣市為基本單位推進落實。

2）統一目標要求：培育一支“懂文化、懂政策、有特長、會組織”的實現檔案管理現代化的搜集與管理工作隊伍。

3）統一活動平臺：為實現檔案管理現代化人才提供充分的學習、交流、鍛煉、成長的機會。

4）分領域實施：打造實現檔案管理現代化特色品牌。（1）分地區實施，分別確定實現檔案管理現代化的搜集與管理目標和工作任務。（2）分內容實施，將實現檔案管理現代化的搜集與管理工作任務分解，分別部署工作重點和相關要求。（3）分特色實施，打造實現檔案管理現代化特色品牌，做到實現檔案管理現代化的搜集與管理有特色。

5）分層次推進：建立科學的實現檔案管理現代化的搜集與管理體系，層層分解工作指標，調動各級工作小組的力量，實現量化管理，狠抓實現檔案管理現代化的搜集與管理完成工作。

6）分專業施策：實現各專業領域實現檔案管理現代化的專業化管理，優勢互補、強強聯合。