淺析ERP系統在電商企業的運用

慕翠竹

摘 要 現代快速的生活節奏及網絡購物的便捷性，讓越來越多的人選擇在各種電商平臺購物。同時隨著京東、淘寶、蘇寧等大型電商的普及，近幾年電商企業呈爆發式增長，具有店鋪多、訂單量大、產品多等特點，ERP的核算與管理正是在這樣的需求中應運而生。但是在ERP的實際運用過程中，通常會出現ERP不適應本企業的電商業務、ERP系統淪于形式、與供應商對賬數據不準確且對賬流程煩瑣、提供的會計數據失真等問題，本文討論了怎樣使ERP發揮一體化、全面化、系統化的管理模式來處理電商企業的核算和管理問題。

關鍵詞 電商企業 ERP系統 問題 對策

一、ERP系統應用于電商企業的意義

電商企業是近十幾年興起的行業，電商企業的財務核算有其特殊性，如果繼續靠傳統的EXCEL表等工具來輔助核算已不能滿足電商企業的要求，ERP系統能夠管理種類繁多的產品及店鋪、供應商的往來賬務、收入及成本數據。ERP系統使企業的財務核算能按需求的模塊提供及時、準確的數據，并能按管理者的要求提供真實可靠的財務分析報告，為企業的戰略決策指明方向。

（一）推進實現電商企業財務核算的高度自動化

ERP系統的自動化程度相對較高，各部門只需按要求及時上傳數據，企業就能整合各部門的實時數據，提取財務共享的數據，按表單要求形成管理層需要的報表，減少了財務部門和其他部門的溝通時間，降低了人為因素引起的誤差現象的發生;ERP系統數據按模板管理，可以按店鋪、品種、自營或第三方每天分別開展核算，真正實現業財融合，在確保企業數據及時、有效性的基礎上，為企業長期戰略發展目標實現奠定了良好的基礎。

（二）推進電商企業的管理水平

ERP系統不僅是現代企業信息高度集中的平臺，而且能將外部的可控資源也納入一并管理，為電商企業的采購、銷售、運輸及第三方店鋪的一體化提供系統支持。使企業的各種資源有效配置，并加快在每個環節所耗費的時間。而且電商企業本來成長在大數據的前提條件下，不同于傳統企業的管理模式，事后發現問題再來處理會給企業帶來致命的傷害，ERP系統能夠預測出市場動態、消費者習慣、成本情況，為管理者預先作出市場動態等判斷，使本電商企業的管理走在行業的前端。

（三）為電商企業的政策調整提供可靠的依據

ERP系統定期分析電商平臺的采購、銷售等數據，企業管理層可降低或者取消業績低板塊的，對業績高板塊加大投入人力物力，對消費者評價差的第三方店鋪實施處罰措施，對物優價廉的供應商提供現金折扣等，為企業持續性發展奠定良好的基礎。電商企業使用ERP系統的主要目的在于降低成本，提高銷售量，用傳統表格的統計方式不但耗時久而且不準確，ERP系統能夠及時準確提取數據。

（四）有助于提高電商企業的資金周轉率

隨著ERP系統在電商企業中的應用，為企業及時掌握購進、銷售、存貨及物流等環節，大大提高了電商企業管理團隊在各個部門溝通協調的效率，確保各項工作在電商企業順利進行。電商企業在各個環節密切監控、及時跟進，確認銷售后的資金又迅速流入進貨環節，提高了電商企業的資金周轉率。為了確保電商企業資金周轉率平穩性，企業在經營過程中必須根據自身發展的要求及市場變化的情況，應變地調整公司的發展政策。

二、ERP系統應用于電商零售企業存在的問題

（一）ERP系統不適應本企業的電商業務

電商企業對于ERP系統的選擇大多是遵循大品牌ERP或同行業企業所選擇的ERP，在選擇后因前期已投入了大量的人力物力，一般也不會輕易更換，且國內開發的ERP程序各模塊和各功能不一定十分完善。不少企業的 ERP軟件功能只限于企業常規財務管理、物資出入庫管理等，距離 ERP 概念提出的企業資源整合管理優化的理念還相去甚遠。電商企業訂單量大、平臺多、供應商多需要強大的ERP系統來實現數據的準確性、及時性，且每個電商平臺的定位不一樣：淘寶商家都是第三方、物流也是第三方;京東商家涉及京東自營和第三方，京東物流也涉及京東自營和第三方物流，那么ERP就要根據不同的定位實現不同的模塊整合。后續系統跟本公司業務的融合還需ERP的團隊的維護，目前有強大的服務團隊公司更是鳳毛麟角，使ERP系統在正式運行后不能發揮整體的作用，只停留到一些簡單的模塊。

（二）ERP系統淪于形式

電商企業在ERP上線前，沒有對所有相關部門進行培訓，認為ERP數據的錄入和歸集是財務部的事;或者對所有相關部門進行培訓，但是沒有理解透徹，只考慮將本部門的數據錄入，至于跟其他部門數據有沒有相關性不考慮，如：采購部門只把產品購進價導入ERP系統，沒有導入正確的稅率，以致財務部門還需根據產品種類再進行修改正確的稅率。還有各部門統計的口徑不一致，也會使整體數據產生差異，如：其他部門和財務部門統計的產品分類不一致。更有甚者在ERP運行一段時間后，覺得使用EXCEL臺賬更簡便，不用ERP仍然用EXCEL做臺賬;領導對ERP重視程度不夠，只要能把數據提供出來，即使沒有使用ERP也行。長此以往這些問題會引起取數困難、信息阻塞、甚至影響整體數據的正確性，導致管理層作出錯誤的決策。

（三）與供應商對賬數據不準確且對賬流程煩瑣

電商企業供應商多不勝數、商品種類繁多等特點給財務對賬工作帶來很大的阻力，品種、分類、數量、進價錄入有失誤就會對整個數據的準確性產生影響。流程設置不合理，采購人員錄入后直接調價，財務人員處理賬務時清理調價產品;供應商付款條件及折扣條件不一致未在系統設置，財務人員和供應商對賬時發現有誤再和采購確認;產品入庫后相關人員未對產品及時清點，銷售時發現產品入庫數據有誤，再從當月所有的進貨單中查詢;未規定對賬時間節點，供應商隨時都在對賬，影響財務日常工作的開展;供應商數量龐大，良莠不齊，難免會有鉆空子行為，給企業造成損失等一系列問題，造成ERP系統得到的數據不準確且不高效。

（四）提供的會計數據失真

對收入核算不準確：財務需要在自營和第三方的平臺上多次切換，自營平臺公司技術還可以根據財務的要求優化，第三方平臺上的數據統計表大部分是固定的不能更改，加上有退貨、換貨、合并訂單的情況，收入經常會出現重復、漏記、金額錯誤的情況。

成本費用核算不準確：電商企業的產品毛利，除了產品本身的成本，還包括物流費用、產品的包裝費等。有部分電商企業把這部分成本歸集到費用里，導致產品的毛利虛高;有部分電商企業雖然把這部分成本歸集到成本里，但采用的是平均分攤的方式，不能真實反映單個產品的成本。電商企業部分產品銷售量高，但其實是采用了推銷的方式羅列在明顯位置，如果核算成本的時候沒有把推銷費加入成本，會使領導層誤認為該產品毛利高，繼續推銷該產品。

財務分析報表不準確：收入、成本、費用數據的不準確，會導致資產負債表、利潤表及領導所需的各分解不準確的報表。如收入環比表、同期各店鋪盈虧對比分析表等無法給領導提供決策依據。

三、完善ERP系統應用于電商零售企業的策略

（一）選取適應本企業電商業務的ERP系統

電商企業對于ERP系統的選擇不光是遵循大品牌或同行業企業所選擇的ERP，可在2～3個備選方案里再考慮，在 ERP 系統上線前，電商企業需要對自身業務流程、管理模式及組織架構開展調研，從價值鏈管理的角度考慮對系統功能的需求，對 ERP 系統能夠為企業業務流程與組織體系提供的優化進行評估。電商企業應該發揮ERP 的企業資源整合管理優化的理念，根據本電商企業的定位實現不同的模塊整合，達到數據的準確性、及時性。同時，需要對現有業務流程進行修改，以此達到企業優化管理層級、提升管理效率的目的，但由于市場環境的不斷變化，企業業務流程在不斷改進，管理人員對企業組織體系和業務流程的理解也在不斷更新。這就需要及時跟ERP的服務團隊及時溝通，把固有的ERP功能與模式跟企業的業務相融合。

（二）公司制度規定只能使用ERP系統

首先要讓電商企業管理層對ERP系統的重要性有深入了解，讓管理層了解到企業開展ERP整合管理的必要性，并將其管理層自身的引導作用充分發揮。電商企業在ERP上線前，對所有相關部門進行培訓，采購、銷售、核算每個環節由相應的部門負責錄入，每個部門的負責人指定專門的錄入及審核人員，并和績效掛鉤，執行準確及執行不準確都在績效上體現，使用傳統的EXCEL表各部門領導不會簽批。各部門專人負責收集員工的要求和問題，在設置業務流程時采取優化的流程、統一的口徑。大大提高各部門之間溝通的效率和得到準確數據的時間，使財務人員能往管理會計方向發展，分析各種數據體現出的市場變化和經營管理情況。

（三）優化ERP系統，提高與供應商對賬的準確性

電商企業供應商數量眾多，單純使用手工對賬不現實，應該跟采購部溝通從源頭抓起，采購部對新供應商付款條件及折扣條件在系統里準確設置，調價流程設置必須經過財務部，對入庫產品定期抽查正確性，對商品稅率不清楚跟財務部確認，對商品的分類統一錄入口徑。對供應商按提供的資質分類管理，從而使應付賬款模塊與進銷存系統得到優化。每月規定與供應商對賬的期間，實行集中對賬，發現錯誤的及時跟相關部門確認并修改。

（四）建立電商零售企業的核算制度，提高會計數據準確性與可比性

在ERP系統與自營和第三方平臺上對接端口，設置好對應科目，在商品銷售后，自動計入收入，有退貨、換貨的情況可以沖收入或計入其他產品的收入。成本費用可跟其他部門溝通把產品對應的成本直接設置到單個產品的成本，不會造成單個產品成本的虛高。收入和成本費用也不會出現多計、漏計、錯計的現象。收入、成本、費用數據的準確性，能使資產負債表、利潤表及領導所需的各分解報表準確。同時定期對財務人員進行財務專業知識和業務知識培訓，及時反饋在使用ERP中遇到的問題和優化建議，并根據財務人員對企業作出的貢獻，提升其薪資待遇，從而使財務人員自發地為企業用心工作。

四、結語

電商企業的發展迅速，急需ERP系統提升企業會計核算及管理水平。隨著電商企業的不斷發展壯大，對ERP系統整合的性能要求也相應提高，企業需要對ERP系統的運行情況反復測試、調整。公司ERP相關人員需要進行專業知識和ERP操作能力的培訓，跟上企業現代化管理的步伐，為企業的運營及管理層更好地服務。

（作者單位為全商匯<深圳>控股集團有限公司）

參考文獻

[1] 朱三霞. ERP系統下的企業財務成本管理及其優化策略[J].財務審計，2018（10）：124-126.

[2] 周祥賦.企業成本管理中ERP系統的應用探討[J].價格月刊，2018（06）：92-94.

[3] 羅向東.企業成本管理中ERP系統的應用探討[J].財經縱橫，2018（031）：183.