淺談企業財務信息化建設中的問題及完善方法

孫軍

摘 要 財務工作借助信息化從1993年至今也取得了顯著的進步，極大的提高的財務的工作效率和質量，讓財務工作從核算型往管理型轉移，讓財務人員能更好地為公司決策提供幫助。物流行業作為一個新興的行業，財務信息化更是決定一個企業的核心競爭力，甚至關系到企業的生死存亡。對于物流行業財務系統化系統顯示就尤為重要了。本文以A公司為例，介紹A公司在信息化系統中遇到的問題，及在后續過程在對財務信息系統升級后對于財務信息化管理的幫助，以及綜合人才的儲備培養對企業財務信息化管理的專用

關鍵詞 物流企業 財務信息化 問題

一、企業財務信息化建設的重要性

在大數據時代信息就顯得格外重要，而財務管理要利用好信息，企業財務工作要提高效率，就應利用好財務管理信息系統。信息化系統可以說是物流企業最核心的競爭力。通過信息化系統物流企業可以了解客戶資源，特別是B2B的企業，客戶相對固定，客戶的需求相對集中。貨量也在一個區內間波動，物流企業可以根據這個特點合理的規劃路線，從而導致整合資源節約成本的目的。物流公司財務人員根據數據分析可以把客戶分為不同的行業，通過營收貨量分析，分析客戶增加或者降低的原因，分析各行業對公司的利潤貢獻，了解貢獻被后的原因，從而對業務開發企業發展方向做支持，或者改進現在客戶結構，從而達到企業增長擴張的目的。上述分析的前提必須是財務信息化。只有做好了財務信息化，財務工作效率和質量才有保證。財務工作效率為分析數據提供了保證，財務工作質量保證分析數據的準準確性、真實性，只有這樣才能得到更接近真實的結論。誰的信息化技術更先進、考慮得更周全，能做出更合適自己及客戶的方案，讓客戶有更好的體驗，就更能達到與客戶雙贏的局面。這樣客戶的黏性就會加強，從而推動企業的核心競爭力。財務人員通過分析可以提前做規劃，提前分析到趨勢，提前做好準備，把握需求的增長或減少，實現企業利益最大化，當然這實際上和客戶之前形成雙贏，穩定了客戶。

二、企業財務信息化建設存在的問題

（一）財務信息化系統軟件落后

物流企業由于行業所處的地位不一樣，投入不一樣。這就形成有的企業物流信息系統非常先進，而有的相對非常落后。以A企業為代表分析企業化軟件的問題。A企業是一家中型物流企業，有一百家分公司，十家轉運中心。之前用某財務軟件，每個分公司都設定了相應的財務處理模塊、會計報表模塊、工資核算模塊、固定資產模塊、業務核算模塊、成本核算模塊。但是財務系統沒有把整個公司看成一個整體，每個分公司轉運中心都是相互獨立的，沒有關聯，對于數據的往來核對需手工花費巨大的時間，準確性也得不到保障。新增套賬也是要重新建，效率低，各套賬之前的科目也很難保持一致性，不能實際合并報表，需人工合并，這樣工作效率和質量都得不到保證。物流企業之前固定資產經常需要調動，多為車輛在不同的分公司之間調動，必須要做清理后才能調動，效率低下。財務系統沒有直接付款功能，出納效率較低，容易出錯。重要的資料比如押金條合同等，在財務系統不能上傳附件，導致后續查找不方便。

（二）業務信息化系統軟件落后

物流行業都有自己的業務操作系統，系統的先進性可操作性直接關系到客戶的體驗。業務操作系統數據對接到財務的軟件，則影響財務分析數據真實性。A企業之前用的老系統界面比較呆板，每個模塊要單獨登陸，導致工作時要開很多界面，影響工作效率。業務系統不能與0A系統和財務系統對接導入數據。業務系統數據數據錄入OA系統及財務系統時都需要手工重新導入，需要很多重復勞動，導致工作效率低下。系統整個操作界面呆板，沒有OFFICE軟件靈活，操作起來非常不方便，效率低下。登陸加密設置也不先進，只用密碼就行了控制。如密碼被盜取會使信息全部被盜，對企業的損失是致命的。對各種數據統計分析沒有標準模板，需導出后用EXCEL加工，效率低下。對于需要打印出來的簽名上交的資料，沒有標準模板直接打印，需導出加工，降低效率并增加培訓的難度。客戶賬單沒有批量導出功能，導致在導賬單時就要花費很長時間，影響工作效率。

（三）缺乏復合型人才，系統設計不科學

財務信息系統的構建對財務建設系統人員要求高，既要其懂軟件又要具備財務方面的知識。對于這樣的綜合型人才，企業沒有儲備這導致財務信息化系統建設中設及不合理，不能滿足財務分析內控審計方面需求。財務信息系統的建立是一個長期的過程，是一個慢慢改進的過程。這需要企業在人才儲備上持續的投入，穩定優秀人才，引進掌握最新技術的高端人才，而公司在這方面的投入還不夠。

三、完善企業財會信息化建設進程的措施

針對之前信息化系統中存在的問題，A企業做了如下改進：

（一）升級財務軟件

以組織的形式建立賬套，操作人員可以快速切換組織，無須退出重新登錄，管理員可批量對操作人員設定相關的權限，包括組織范圍使用權限（可以進入的賬套），操作模塊（總賬、固定資產、應收管理、應付管理、出納管理等）虛擬組織此組織維護大部分的基礎資料，包括會計科目、供應商資料、客戶資料、組織架構等。升級后的財務軟件在虛擬集團組織維護并分配基礎資料到下級組織，如將客戶分配給對應的站點組織。在虛擬集團層可以實現聯查功能，虛擬集團組織可以同時查看所有下級組織的數據，如同時查看所有站點的現金余額，費用明細、固定資產清單等，方便查賬和統計數據。虛擬集團組織在報表管理模塊可以自定義管理報表取數，節省大量的數據統計分析時間。由于科目統一，對于數據的導出實現了標準化，方便財務人員在財務系統制作各種excel分析模板。固定資產模塊優化，增加固定資產調撥單可以實現各組織之間的資產調動，無須做固定資產清理步驟;增加固定資產拆分和合并可以實現對固定資產進行拆分或合并;增加往來通知單，虛擬集團組織和下屬組織直接通過往來通知單的形式核對往來賬務，自動鉤稽或者手動鉤稽，確保每月的往來賬務不遺漏（往來賬務不平不允許結賬）;改進期末對賬，總賬與固定資產模塊、應收管理模塊、出納管理模塊等期末對賬，不平不允許結賬;增強合并報表功能，在虛擬集團層組織進行編制，各組織在報表管理模塊進行上報個別報表，管理員在集團層接收報表，然后編制合并報表（線上合并）。內部交易往來通過個別科目來反映，編制抵消分錄時抓取科目發生額，自動生成合并抵消分錄;增加銀企直聯功能，財務系統與銀行對接授權付款，在財務系統編制付款單，審批后即可授權銀行直接付款，實現在財務系統里操作付款，無須登錄網銀進行支付操作;增加業務系統對接功能，財務系統與業務系統實現對接，數據從業務系統直接推送到財務系統，生成對應的單據，減少人工操作，提高賬務準確性、提高效率、數據處理更加標準化。

（二）業務系統升級

每個物流公司都有自己的業務系統，為保證數據的準確和方便與財務系統對接對業務系統進行了升級。更新的業務系統登陸錄后，可以在各個子模塊之前切換，實現一賬號登錄全部模塊，極大的提高的效率和操作流暢度。軟件升級后A公司實現了業務系統與財務系統的對接，極大的提高了工作效率和質量。系統操作界面改為Excel風格，操作界面易操作，可以多選、多重刪除、復制、粘貼、篩選等功能。這極大地提高了業務系統的操作流暢度和方法。登錄界面采用校驗機器硬件的序列號登錄，只有在后臺服務器留有硬件序列號的賬號才能在特點電腦上面登錄特定的賬號。整合各部門需要統計的數據表格，統計在報表管理里面做模型，在模型里面增加減少屬性可以達到大家各種需求的目的。對于各部門需經常統計數據，則單獨做好一個模塊，統一標準方便查詢，還增加一些自由組合功能，加大了統計分析的深度和效率。業務系統對于各個部門需要的打印出來簽字的表格，在業務系統里面全部做好模版，做好后直接打印，提高了工作質量和效率，也從一定程度上降低了人員培訓的難度。客戶導單實現了批量導出，質量和效率成幾何倍提升。

（三）健全人才培養機制，加快復合型人才培養

首先，企業應提高人才引進門檻，加大對復合型人才招募，以暫時彌補人才缺口。其次，完善人才培養機制，加快財務人員轉型，并組織信息人員、業務人員以及財務人員互相學習。企業信息系統人員從企業系統開發及財務需求雙角度去考慮系統開發，使系統開發能滿足財務分析內控內審等功能。通過在BOSS招聘網站上招適合公司發展財務信息化及企業發展的財務管理人才，及信息系統開發人才，從人才儲備上，保證財務信息系統化進一步適應企業發展，實現財務內審、內控、財務數分析、為企業提供決策建議等功能

四、財務信息化后對工作效率和質量的影響

A企業通過財務信息化升級，及加強對復合人才的培養，實現了財務信息系統、業務信息系統、OA之間的對接，避免了信息的重復錄入，避免了在系統重復錄入過程在出錯。公司通過財務系統優化方案進行系統自身控制，實現了賬套建立的便捷，財務合并報表快速出具，固定資產之前各分公司轉運中心的調撥，財務軟件與銀行的聯網對接，自動生成抵銷分錄，沒有達到往來賬平衡的情況下不準結賬。公司通過業務系統的升級實現，業務操作界面改善，報表模塊導入的深度實用行，安全性的提高保證信息安全，各種報表實現線上打印，實現批量導入。A公司通過對財務系統和業務系統本身進行升級來提高工作效率和質量，沒有在兩個之前對接上面的提高那么明顯，但對于工作效率和質量的提高也是看得到的，這個是戰術層面上的效率提高，作用也是顯而異見的。通過系統軟件升級A公司財務部在工作量增加百分之二十的情況下，人員反而減少百分之二十，工作效率取得明顯提升。工作質量較之前有顯著提升，取得了不錯的成效。A公司通過財務軟件及業務系統軟件升級，在技術層面加強了內審和內控，使公司的內審和內控制度完全落地實施提供了必要保證，加快了公司由核算型財務轉變為管理型財務的速度，提高了財務在企業的地位，為進一步推動財政部制度提供了有利保證。

（作者單位為深圳市原飛航物流有限公司上海公司）

參考文獻

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