簡析事業單位干部人事檔案管理現狀及對策

摘要：針對我國目前企業公司發展現狀，多數事業單位為促進體制內在職人員保持向上發展的精神勢頭，采取多種方式改革舊式體制內體系制度弊端。然而，在前進的過程中必然有許多問題亟待解決，這給管理部門的人員考核和檔案管理工作增加了不小的難度，同時對未來的發展方向也提出了更高的要求。本篇論文主要針對體制改革問題中事業單位人事檔案管理工作的問題進行分析闡述，希望最終的理論結果可以為后來者提供一些可用的參考實據。

關鍵詞：事業單位;干部人事;檔案管理

隨著社會前進步伐的不斷加快，事業單位在發展過程中想要贏得來自行業領域內機遇的同時也要有實力面對預制并行的挑戰。[1]首先，事業單位在管理崗位層面上的改革就是一大難題，尤其是在干部人事檔案管理方面。既要能夠協調任用好干部的管理能力，又在要在符合時代發展要求下，讓在職干部員工更好的為事業單位發展貢獻發揮出自身的學識和水平。因此，就需要事業單位對現存人事檔案的管理問題進行行之有效的管理解決，自此刻開始提高部門及整個單位的人員管理的水平。

一、當前企事業單位檔案管理工作現狀

1. 人事方案管理工作存在的不足

由于事業單位中部門間人員流動性較大，在管理過程中就存在人員檔案調動的問題。如果行政部門沒有明確的檔案管理條例，制度寬松。就很容易出現人員忽視單位制度，甚至是演變成檔案內容造假，擅自更改檔案內容等惡劣情況。同時，還可能造成人員與本人檔案分離不同步的情況發生。事業單位之所以會發生上述這些情況，根本原因是沒有指定嚴格的檔案調動管理規定，現存人員檔案雜亂、分散存放，以至于出現檔案丟失和人在檔案不在的嚴重問題，給人事部門的人才招聘及后續錄用入職工作造成很大麻煩。

2.管理人員缺乏專業素養

在事業單位的工作任務分配中，檔案管理工作一向以“低腦力勞動”著稱，不被工作人員重視。加之大多數事業單位為節省財務支出，在這一項工作崗位上多招聘兼職人員負責此工作，而不是具備專業素養的人事檔案管理人員。其次，負責該項工作的人員有時還身兼還有一些其他的工作，存在精力分散、注意力不集中的情況，拉低工作效率的同時也會頻頻出錯。這樣就會出現檔案不能被及時收集整理和存檔入庫的問題，延遲了檔案管理部門的下一步工作。此外，即使是正規招聘來的負責檔案管理工作人員大多也缺乏專業的職業素養。原有檔案管理情況不善，加之新招聘人員缺乏對檔案管理的了解，問題不異于雪上加霜。[2]

3. 管理的方式不科學

在多數企事業單位行政管理部門的日常工作中，人員檔案管理一般采用的是A4紙張格式，但是干部領導在遞交個人檔案時使用的是16開紙張大小的規格。這樣就需要工作人員重新對交遞上來的干部人員檔案進行統一格式整理歸類，浪費大量的時間去做不必要的工作。由此可見，檔案管理人員除了每天必須完成的十分散碎的工作，往往還會多出許多額外的類似以上干部人員檔案此類不必要的事情。如此日復一日，工作效率得不到有效提高。

4. 對信息技術利用程度較低

隨著近些年來我國科研力量的不斷壯大，各種高科技技術應運而生，以網絡技術為代表的信息化工程技術開始迅速走入人們的工作和生活。在各行各業引進并普遍運用計算機技術后，普遍應用，工作效率得到了明顯的提升。雖然在行政管理部門，工作人員在一些文件整理上也運用到了部分計算機技術，但是一些先進的技術并沒有被充分挖掘和發揮。通常只是將一些文字和數字信息錄入信息系統，把一些基礎的內容數字化，并沒有實現無紙化閱讀。很多的資料信息還是采用傳統的人工勞動力方式，這樣不僅加大了工作力度，同時保管的效率也比較低下。

二、提高干部人事檔案管理的相關對策

1. 對檔案管理制度進行規范

企事業單位如果沒有建立明確標準的檔案管理制度體系，就會存在檔案管理書寫不規范、內容填寫不準確等錯誤，影響后續存檔工作。這就需要事業單位制定科學的管理辦法。首先，制定規章制度時要堅持檔案管理工作制度性、原則性強的特點，在此基礎上對各項原有規章制度進行完善。這樣就能做到工作時有有章可循，促使該項工作的準確性。其次，嚴格按照《檔案法》以及《檔案工作條例》等規定執行。將每一環節的工作任務都嚴格落實到具體人員頭上。第三， 明確獎懲制度。對于表現的好的員工予以獎勵，包括精神上的獎勵和物質上的獎勵。有錯也必罰，尤其是對于個別人員偽造檔案虛假信息，擅自涂改、作假等違規違法行為不得忽視縱容;并且對于檔案管理人員玩忽職守丟失被保管人員檔案或檔案損毀等嚴重過失，必須給予嚴厲處罰和責任坐實。[3]

2. 加強管理人員管理意識

第一，相關行政部門負責人需要提高自身對此事的重視程度，起到帶頭作用。領導在間接管理人員檔案工作方面，不僅要建立完善的工作責任制度，更要充分發揮好手中員工任免權的作用，選擇有責任和擔當感的員工來負責管理檔案工作。同時，財政部門也要積極參與到檔案管理工作體系改革的進程中來，部門負責人負責劃撥必需的經費支出來支撐檔案管理基礎設施的完善。第二，事業單位應當加強對檔案管理工作的正面宣傳和導向工作，為該部門的制度改革營造良好的氛圍和環境，提高管理人員的重視度。

3. 創新管理方式

在檔案管理中，對于用紙格式不統一的問題可以適當放寬標準，根據實際情況調整要求 這樣能夠減少不必要的審核流程，使工作性質更加科學合理化。具體的操作如下：對于小于16開的不需要做裱糊，對于那些受損的材料需要做裱糊。對于大于A4大小的紙張折疊至邊界整齊即可。這樣做不僅節省了紙質檔案管理的時間，而且提高了管理效果。

結語

在事業單位中要最大程度的發揮干部人事管理工作的作用，為企事業單位引進優秀人才提供完整的人事檔案，做好充分的后勤行政保障工作。[4]尊重客觀事實，反映干部人事的真實面貌。因此，要從根源上重視該項工作，制定合理的管理制度，提升管理人員的綜合素養和對工作的重視程度。同時要更新相應的管理方法，跟上時代發展的步伐，提高人事干部檔案管理的水平，更好的服務社會。

參考文獻

[1]陳小華.事業單位管理中計算機信息管理系統的應用[J].科技風，2020（12）：114.

[2]秦紫英.加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法[J].科技風，2020（11）：242.

[3]馬健.機關事業單位離退休人員檔案的管理與服務工作探討[J].中外企業家，2020（11）：141.

[4]鄭芙蓉，盧玉梅.OA環境下事業單位電子檔案管理思路探究[J].機電兵船檔案，2020（02）：84-85.

作者簡介：李莉莉，（1991.12—），壯族，女，助理工程師，本科，綜合辦公室副主任