檔案數(shù)字化掃描存在問題與對策

楊璐銘

摘要：本文通過近兩年開展的檔案數(shù)字化掃描工作中出現(xiàn)的問題，提出具有一定應用價值的檔案數(shù)字化掃描對策，以提高檔案數(shù)字化掃描工作的質量。

關鍵詞：檔案數(shù)字化;掃描;問題;對策

檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。當前，檔案數(shù)字化正處在一個探索和逐步完善階段，館藏檔案中，除少部分檔案是以實物、音像等載體形式存在外，絕大部分是紙質檔案，這就決定了檔案數(shù)字化的中心任務就是對紙質檔案進行數(shù)字化的轉換。紙質檔案的數(shù)字化掃描成為數(shù)字檔案館建設的基礎。我們在充分調研的基礎上選擇了最優(yōu)的掃描方式，在掃描流程、掃描技術手段、掃描設備等方面不斷地實踐，但運用于檔案數(shù)字化掃描仍然存在一些問題。

一、數(shù)字化掃描中存在的問題

1.1掃描范圍不夠明確

檔案館保存的檔案數(shù)量眾多，不同檔案的價值不同、開放利用時間不同保密程度也不同。這些因素的存在決定檔案館在進行檔案信息數(shù)字化掃描的時候，必須確定哪些信息需要優(yōu)先掃描，哪些可暫緩或不需要掃描。對于利用率不很高，可以暫緩數(shù)字化;利用頻率很高，可優(yōu)先掃描處理;目前沒有解密或密級太高、保存價值較高的檔案文件不適合做數(shù)字化掃描。然而，在實際工作中，對有些檔案，我們并沒有按照要求去規(guī)范，沒有進行檔案的層次化管理，而是把所有的檔案都進行數(shù)字化掃描處理，導致一些重要的檔案資源在掃描過程中因處理不善而受損，也影響著查閱的速度和準確率。

1.2基礎工作與數(shù)字化掃描的有機結合不夠完善

規(guī)范性、科學性是檔案數(shù)字化工作的基本要求。從檔案工作的整個流程來看，收集、整理和對其進行數(shù)字化處理等幾個環(huán)節(jié)相互關聯(lián)，缺一不可，在組織實施每個環(huán)節(jié)的同時，應看到它們的相互影響。在實際操作工作中，我們往往更多的是在考慮檔案掃描的進展速度，沒有做好這些環(huán)節(jié)有機結合以實現(xiàn)整體綜合效應，導致在工作中出現(xiàn)零散、單一、孤立的現(xiàn)象，從而影響了檔案數(shù)字化的最終效果。

1.3人員整體素質有待提高

目前我國檔案數(shù)字化建設還處在探索階段，工作人員的素質普遍不高，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，嚴重缺乏既懂業(yè)務知識，又懂計算機技術的復合型人才。不論是掃描檔案文件和對象的鑒定選擇，還是數(shù)字化掃描過程中參數(shù)的確定和特殊問題的處理方面，這一問題顯得尤為突出。從了解的情況來看，很多單位在數(shù)字化掃描過程中出現(xiàn)新問題新情況想辦法解決的時候就感到力不從心。再加上檔案工作人員對數(shù)字化的認識還處于一個模糊的認識水平，存在單一和片面的認識觀點，只求過得去不求過得硬的思想大有人在，認為把檔案掃描存儲進入計算機刻上光盤備份好就達到數(shù)字化的要求了，掃描的時候只注重了掃描速度，檔案幅面擺放不正、錯掃、漏掃現(xiàn)象嚴重。這些問題勢必造成檔案文件的無形損失和檔案掃描質量不高的問題。

二、提高檔案數(shù)字化掃描質量的對策

2.1基礎設施配備齊全

掃描設備配備的是否齊全以及性能的高低是提高檔案數(shù)字化掃描質量的前提。硬件方面，為滿足數(shù)字化掃描工作要求，配備聯(lián)想電腦，服務器，掃描儀，A3平板掃描儀等，使之適應系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理。

軟件方面，擁有一套檔案數(shù)字化加工軟件，支持高速掃描儀、普通平板掃描儀和大幅面工程圖紙掃描儀，具備對影像優(yōu)化處理、加蓋水印、自動糾偏、糾斜，生產(chǎn)多頁TIFF和PDF文件等功能，在技術上符合檔案信息化建設的基本要求。同時將檔案數(shù)字化成果上傳至集團公司檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案數(shù)字化成果的有效利用提供途徑。

2.2加強過程管理

根據(jù)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)，尤其在掃描工作開展之前，檔案室負責人專門對掃描人員進行檔案整理、標注頁碼以及檔案裝訂等相關培訓工作;在紙質檔案上做標記時，要求使用鉛筆，在紙張的右下角進行標記，筆記不能過重，字體工整，不能過大，以免傷害紙張;拆裝檔案時，尤其是“手風琴”式折疊的大幅圖紙時，要求小心翻動，不能用力過度，以保護脆弱紙張。

2.3加強后期管理保證質量

后期管理中，圖像質檢是一項至關重要的工作。甲乙雙方需要制定檔案數(shù)字化后的二校或三校質檢規(guī)定，校對工作根據(jù)加工進度按階段進行，杜絕在最后階段集中突擊校驗。首先，數(shù)字化工作人員（乙方）要對照原件，檢查掃描文件的清晰度，與原件無關的內容、斑點、墨汁等是否清除;是否進行糾錯及糾偏處理。其次，檔案工作人員對掃描件圖像進行逐卷逐頁校對，確保掃描件與原件完整一致。尤其基建檔案，要按照案卷目錄對卷內件進行逐件核對，特別要注意卷內件頁數(shù)與目錄、原件相符。最后，根據(jù)要求裝訂復原檔案，基建、勘探開發(fā)類檔案圖紙多，復原時注意圖紙正反、恢復手風琴式折疊，遇到破損紙質，及時修復，逐卷逐頁檢查裝訂質量。

2.4制定檔案數(shù)字化建設的總體規(guī)劃，準確把握思路，以適應檔案建設發(fā)展的需求，培養(yǎng)一批高素質的檔案工作人員

檔案數(shù)字化工程是一個龐大而長遠的規(guī)劃，而且也是一個嶄新的課題，科技含量高、專業(yè)性強，前人也沒有留下更多的經(jīng)驗讓我們學習和借鑒，這就需要我們去探索和總結。在實際工作中，我們應按照總體規(guī)劃，分步實施，突出重點，整體推進的步驟，以務實創(chuàng)新的精神對其進行組織實施。檔案工作從收集到利用的一系列流程都需要貫穿結合，使其成為一個有機的整體。要防止出現(xiàn)那種孤立片面的工作思路和認識，確保每一個環(huán)節(jié)有條不紊地開展工作，在機結合的前提下進行一一突破，從而保持工作的聯(lián)系性和協(xié)調性，在工作中要精心研究其特點和規(guī)律，發(fā)現(xiàn)和解決出現(xiàn)的實際問題，準確把握每一個環(huán)節(jié)。

結語

總之，檔案形成的歷史沿革時間較長，紙質為載體的紙張質地種類較多，所形成的檔案文件紙張和字體復雜多樣，不同時期的紙張質量不一，因此，在開展檔案掃描工作中，嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的技術與標準，要保證圖像的清晰可讀，最終實現(xiàn)檔案資源共享的需求。

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