檔案數字化掃描存在問題與對策

楊璐銘

摘要：本文通過近兩年開展的檔案數字化掃描工作中出現的問題，提出具有一定應用價值的檔案數字化掃描對策，以提高檔案數字化掃描工作的質量。

關鍵詞：檔案數字化;掃描;問題;對策

檔案信息數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。當前，檔案數字化正處在一個探索和逐步完善階段，館藏檔案中，除少部分檔案是以實物、音像等載體形式存在外，絕大部分是紙質檔案，這就決定了檔案數字化的中心任務就是對紙質檔案進行數字化的轉換。紙質檔案的數字化掃描成為數字檔案館建設的基礎。我們在充分調研的基礎上選擇了最優的掃描方式，在掃描流程、掃描技術手段、掃描設備等方面不斷地實踐，但運用于檔案數字化掃描仍然存在一些問題。

一、數字化掃描中存在的問題

1.1掃描范圍不夠明確

檔案館保存的檔案數量眾多，不同檔案的價值不同、開放利用時間不同保密程度也不同。這些因素的存在決定檔案館在進行檔案信息數字化掃描的時候，必須確定哪些信息需要優先掃描，哪些可暫緩或不需要掃描。對于利用率不很高，可以暫緩數字化;利用頻率很高，可優先掃描處理;目前沒有解密或密級太高、保存價值較高的檔案文件不適合做數字化掃描。然而，在實際工作中，對有些檔案，我們并沒有按照要求去規范，沒有進行檔案的層次化管理，而是把所有的檔案都進行數字化掃描處理，導致一些重要的檔案資源在掃描過程中因處理不善而受損，也影響著查閱的速度和準確率。

1.2基礎工作與數字化掃描的有機結合不夠完善

規范性、科學性是檔案數字化工作的基本要求。從檔案工作的整個流程來看，收集、整理和對其進行數字化處理等幾個環節相互關聯，缺一不可，在組織實施每個環節的同時，應看到它們的相互影響。在實際操作工作中，我們往往更多的是在考慮檔案掃描的進展速度，沒有做好這些環節有機結合以實現整體綜合效應，導致在工作中出現零散、單一、孤立的現象，從而影響了檔案數字化的最終效果。

1.3人員整體素質有待提高

目前我國檔案數字化建設還處在探索階段，工作人員的素質普遍不高，不適應高速發展的計算機工作環境，嚴重缺乏既懂業務知識，又懂計算機技術的復合型人才。不論是掃描檔案文件和對象的鑒定選擇，還是數字化掃描過程中參數的確定和特殊問題的處理方面，這一問題顯得尤為突出。從了解的情況來看，很多單位在數字化掃描過程中出現新問題新情況想辦法解決的時候就感到力不從心。再加上檔案工作人員對數字化的認識還處于一個模糊的認識水平，存在單一和片面的認識觀點，只求過得去不求過得硬的思想大有人在，認為把檔案掃描存儲進入計算機刻上光盤備份好就達到數字化的要求了，掃描的時候只注重了掃描速度，檔案幅面擺放不正、錯掃、漏掃現象嚴重。這些問題勢必造成檔案文件的無形損失和檔案掃描質量不高的問題。

二、提高檔案數字化掃描質量的對策

2.1基礎設施配備齊全

掃描設備配備的是否齊全以及性能的高低是提高檔案數字化掃描質量的前提。硬件方面，為滿足數字化掃描工作要求，配備聯想電腦，服務器，掃描儀，A3平板掃描儀等，使之適應系統中大量數據的快速處理。

軟件方面，擁有一套檔案數字化加工軟件，支持高速掃描儀、普通平板掃描儀和大幅面工程圖紙掃描儀，具備對影像優化處理、加蓋水印、自動糾偏、糾斜，生產多頁TIFF和PDF文件等功能，在技術上符合檔案信息化建設的基本要求。同時將檔案數字化成果上傳至集團公司檔案管理系統，從而為檔案數字化成果的有效利用提供途徑。

2.2加強過程管理

根據檔案數字化加工的基本環節，尤其在掃描工作開展之前，檔案室負責人專門對掃描人員進行檔案整理、標注頁碼以及檔案裝訂等相關培訓工作;在紙質檔案上做標記時，要求使用鉛筆，在紙張的右下角進行標記，筆記不能過重，字體工整，不能過大，以免傷害紙張;拆裝檔案時，尤其是“手風琴”式折疊的大幅圖紙時，要求小心翻動，不能用力過度，以保護脆弱紙張。

2.3加強后期管理保證質量

后期管理中，圖像質檢是一項至關重要的工作。甲乙雙方需要制定檔案數字化后的二校或三校質檢規定，校對工作根據加工進度按階段進行，杜絕在最后階段集中突擊校驗。首先，數字化工作人員（乙方）要對照原件，檢查掃描文件的清晰度，與原件無關的內容、斑點、墨汁等是否清除;是否進行糾錯及糾偏處理。其次，檔案工作人員對掃描件圖像進行逐卷逐頁校對，確保掃描件與原件完整一致。尤其基建檔案，要按照案卷目錄對卷內件進行逐件核對，特別要注意卷內件頁數與目錄、原件相符。最后，根據要求裝訂復原檔案，基建、勘探開發類檔案圖紙多，復原時注意圖紙正反、恢復手風琴式折疊，遇到破損紙質，及時修復，逐卷逐頁檢查裝訂質量。

2.4制定檔案數字化建設的總體規劃，準確把握思路，以適應檔案建設發展的需求，培養一批高素質的檔案工作人員

檔案數字化工程是一個龐大而長遠的規劃，而且也是一個嶄新的課題，科技含量高、專業性強，前人也沒有留下更多的經驗讓我們學習和借鑒，這就需要我們去探索和總結。在實際工作中，我們應按照總體規劃，分步實施，突出重點，整體推進的步驟，以務實創新的精神對其進行組織實施。檔案工作從收集到利用的一系列流程都需要貫穿結合，使其成為一個有機的整體。要防止出現那種孤立片面的工作思路和認識，確保每一個環節有條不紊地開展工作，在機結合的前提下進行一一突破，從而保持工作的聯系性和協調性，在工作中要精心研究其特點和規律，發現和解決出現的實際問題，準確把握每一個環節。

結語

總之，檔案形成的歷史沿革時間較長，紙質為載體的紙張質地種類較多，所形成的檔案文件紙張和字體復雜多樣，不同時期的紙張質量不一，因此，在開展檔案掃描工作中，嚴格執行統一的技術與標準，要保證圖像的清晰可讀，最終實現檔案資源共享的需求。

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