淺談軍工固定資產項目檔案管理

龔霞

【摘要】本文從單位軍工固定資產項目檔案管理工作角度，對軍工項目檔案管理工作存在的問題進行了梳理，結合工作實際，對軍工固定資產項目檔案管理問題產生的原因進行剖析，最后提出相關對策建議。

【關鍵詞】軍工固定資產;項目檔案;項目驗收

軍工固定資產項目檔案是軍工固定資產投資項目管理的重要組成部分，是項目在論證、批復、實施、竣工驗收、運行維護等各階段形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件，是項目全過程的全部行為的原始記錄，是項目管理的子系統，是驗證責任、追溯責任的憑證。一個項目的建設，全程都在產生文件、資料，而檔案管理工作就是做到對過程文件資料全程管控。只有做好項目檔案管理，才能真正把反映項目建設全貌且有保存價值的文件資料都完整、準確、齊套歸檔。隨著軍工固定資產投資工作的開展和國家對檔案工作重視程度的加強，檔案管理越來越規范。2007年2月，國家檔案局和原國防科工委聯合印發了《國防科技工業固定資產投資項目檔案驗收辦法》（科工計〔2007〕161號文），規定了未經檔案驗收過檔案驗收不合格的單位不得進行或通過竣工驗收;2007年7月，原國防科工委印發了《國防科技工業固定資產投資項目檔案管理規定》（科工辦〔2007〕744號文），對推進項目檔案管理工作制度化、規范化、標準化提出了要求;2015年10月，國家國防科技工業局、國家檔案局印發了《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理辦法》（科工計〔2015〕931號文），是適應國防科技工業固定資產投資項目管理發展需要、新時期國家對檔案工作新精神需要，制定的基礎性法規。隨著檔案管理規范化，既能推進項目開展，保證項目質量，又能確保項目順利竣工驗收。然而，在實際工作中，項目檔案管理還存在著或多或少的問題。基于固定資產檔案管理工作和參加集團公司項目檔案驗收的經驗，筆者談談當前軍工項目檔案管理工作存在的問題，對問題產生的原因進行剖析，最后提出對策建議。

一、當前項目檔案管理存在的問題

（一）檔案工作不及時。一個固定項目從前期立項、實施到最終驗收，往往跨年度甚至歷經多年才能完成，檔案工作經常與項目建設不同步，步調不一致，很多重大專項會議檔案部門沒有被要求參加，很多重大設備開箱驗收檔案人員沒有及時到現場收集資料，現場工作人員沒有較強的歸檔意識，導致很多重要文件、資料遺失，后期很難彌補。固定資產項目工作重點被放在項目的立項、論證和招投標等過程中，對最末端的檔案工作投入精力不多，導致項目結束時，檔案文件突擊歸檔，驗收前留給單位整理編目、自查的時間不夠，僅僅能保證檔案有無的問題，不能保證檔案的歸檔質量。

（二）檔案質量參差不齊。在項目檔案歸檔整理過程中，經常發現大量復印件，雖然復印件在備查功能方面與原件相同，但檔案最重要的原始憑證作用丟失了。設備儀器檔案的開箱驗收文件缺失較嚴重，很多重要的開箱單、隨箱檢驗報告、合格證等歸檔不全，尤其是重大設備，有的數百萬的設備儀器歸檔資料寥寥無幾。基建檔案由于專業性強，主動權掌握在施工方手中，很多施工、監理過程資料移交不齊，施工日志、監理月報、備忘錄、監理人員變更記錄、圖紙更改單等不主動歸檔。基建和重大設備普遍缺少聲像檔案資料、隱蔽工程檔案。還有很多歸檔文件存在不符合歸檔要求的圓珠筆、鉛筆字跡。

（三）檔案過程文件缺失。現實工作中，經常發現過程文件缺失，導致項目脫節，不能完整反映項目進程。如：招投標文件收集不全、缺少評標記錄、評標報告、中標通知書和未中標通知書;缺整改結果反饋材料、設計變更文件沒有閉環;缺安全保密方面的證明文件、缺參與涉密項目的保密資質文件、保密承諾書;缺照片、錄音、錄像材料;缺具有決策性的過程文件，如重要會議的會議紀要，沒有參會人員簽到、沒有記錄參會人員意見，只有會議結果的記錄;設備儀器缺交付、使用、安裝過程中產生的文件。

（四）檔案編目不合理。項目檔案遵循“誰形成、誰歸檔”原則，但兼職檔案人員交給檔案室的檔案文件普遍存在組卷不規范的現象：案卷和文件排列不符合時間形成順序，排序不規范;卷內文件不連貫;案卷、文件題名著錄不規范;案卷封面、卷內文件目錄、脊背標簽和備考表填寫不規范;設備儀器未按單臺套歸檔;聲像、電子文件等特殊載體的檔案保管不規范。

二、項目檔案管理問題的原因分析

（一）檔案意識不強。檔案工作不及時的主要原因在于——檔案意識不強、不重視。領導的總體協調意識不夠，建設部門的歸檔管理意識和檔案管理部門項目前期介入的意識不強。在機制體制上沒有做到檔案的“三納入、四同步”;沒有完善的項目檔案規章制度;沒有采取納入合同管理等有效措施;沒有完全遵循項目檔案管理的“誰主管、誰負責、誰形成、誰歸檔”原則。

（二）職責分工不清。固定資產項目檔案包括文書檔案、基建檔案、設備儀器檔案。每個專項檔案都是個有機聯系的整體，從前期準備、實施過程到完成驗收，每一份原始文件、資料都是項目實施過程的真實反映。項目實施工程過程中，由于工作節點較多，銜接過程中，檔案文件交接配合不緊密或責任心不強，都會導致文件散落遺失;有的工作人員為了方便自己利用，把很多重要文件資料留在個人手上，不交檔案部門歸檔，也造成了日后歸檔不齊套。

（三）項目實施不規范。歸檔缺失材料大部分都是與施工方、供貨商前期沒有確定好歸檔要求造成的。比如，與委托招標代理公司沒有約定好招投標過程的歸檔文件清單;對施工單位、監理公司歸檔的圖紙、月報、日志等過程文件沒有提歸檔要求;設備廠商在簽訂合同時，沒有明確交貨驗收時需要提供的文件、資料。等到項目驗收的時候，再想補缺補漏就不太容易了。

（四）檔案培訓不到位。固定資產項目檔案涉及門類多，人員廣泛，只有單位檔案部門加強檔案專業培訓，加大宣傳力度，及時宣貫國家相關政策、法律法規，才能讓大家形成較好的歸檔意識，讓兼職檔案員在日常歸檔工作中做到合理、合規。其中科工計〔2007〕161號文、科工辦〔2007〕744號文、科工計〔2015〕931號文和DA/T28-2018《建設項目檔案管理規范》等規定是項目檔案工作中必須熟練掌握的。

三、加強項目檔案管理的建議

（一）固化管理體制。依法依規建立管理體制;制定與項目檔案管理一體的檔案業務制度;制定“三納入”“四參加”“四同步”制度;明確檔案管理機構設置、隸屬關系和管理權限;明確檔案管理的責任主體和基本流程，固化檔案收集整理業務的管控模式，做到“誰主管、誰負責、誰形成、誰歸檔”。

（二）細化業務培訓。項目管理各類相關人員都要進行項目檔案培訓，了解互相工作內容，在關鍵點、結合點上要有效配合。將國家標準的“歸檔范圍”進一步延伸到自己單位的

“歸檔文件分類收集范圍”，定點責任到相關業務部門。細化文件形成、整理、審核、移交和驗收程序的責任控制規程，制定切實可執行的有節點控制的歸檔計劃表。把檔案分類體系與項目檔案整理規范結合，對兼職檔案人員提出案卷整理、文件著錄等要求。

（三）強化檔案管控。將檔案管理納入合同管理，明確歸檔要求，歸檔驗收審查納入合同項目驗收程序;開展檔案工作年度考核，將文件歸檔情況納入部門績效考核體系;日常檔案管理按階段不定期組織相關人員對項目檔案進行自查，及時找到問題及時整改。只有做到這些措施，檔案文件收集、整理、歸檔才能與項目建設同步，做到系統、完整、準確的高質量歸檔。

四、結束語

總之，軍工固定資產項目檔案是項目管理的子系統，是驗證責任、追溯責任的憑證。只有不斷固化管理體制、細化業務培訓、強化檔案管控，切實做好項目檔案管理，才能真正把反映項目建設全貌且有保存價值的文件資料都完整、準確、齊套歸檔，從而推進項目開展，保證項目質量，確保項目順利竣工驗收。

【參考文獻】

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