醫院檔案管理的重要作用

殷航

【摘要】隨著社會的不斷發展，信息化技術的不斷進步，檔案管理工作的重要性日益凸顯。檔案信息化管理的實現為檔案管理在社會各項工作中的發揮作用提供了條件。醫院作為特殊的社會組織，檔案管理顯得尤為重要。

【關鍵詞】醫院檔案;重要作用;研究

一、醫院檔案管理涵蓋的內容

與普通社會組織相比，醫院的檔案涵蓋的內容更復雜，管理難度更大。醫院檔案一般分為文書檔案、人事檔案、科技檔案、病歷檔案、聲像檔案和實物檔案六大類。

（一）醫院的文書檔案。醫院的文書檔案主要包括黨群檔案、行政檔案和業務檔案。黨群檔案主要指黨務工作檔案、共青團工作檔案、工會工作檔案及其他群團工作檔案。其中涵蓋了上級部門下發的各種相關文件、醫院黨組織的各種相關文件、共青團和工會等群團組織的相關文件等。行政檔案主要指各項規章制度、各事項的決策文件、各種通知通告等等。業務檔案包括業務合同、客戶來往函件等。

（二）醫院的人事檔案。醫院的人事檔案是指醫院職工、人事安排和職工獎懲等人事相關的檔案。醫院職工的各項材料和手續，如合同、入職表、任職情況、個人資料等個人信息都屬于人事檔案的范疇。人事檔案還包括職工的獎懲信息，如考勤情況、個人獲獎等信息。

（三）醫院的科技檔案。醫院的科技檔案一般涵蓋兩個方面的內容：一是科研檔案，二是基建檔案?？蒲袡n案是指醫院的科研情況，如醫療方法的研究檔案、科研教學技術的檔案等等。科研實力是醫院綜合實力的重要組成部分，相關檔案的管理工作也十分重要。基建檔案是醫院建設和設備購置等方面的檔案，其中有醫院建筑設計圖和施工圖、設備信息和相關的購置合同等重要信息。

（四）醫院的病歷檔案。醫院的病歷檔案是指醫院對病人進行治療及病人身體情況的檔案記錄。這其中有病人入院的檢查情況、醫生的診斷書和治療方法、病人的用藥情況和恢復情況、手術前的家屬簽字等等。病歷檔案是整個治療過程的記錄，既可以通過對醫療過程記錄來避免一些醫療糾紛，也可以通過比較成功的案例分析進行醫療科研和教學。

（五）醫院的聲像檔案。聲像檔案主要是指照片、膠片、錄音和影像檔案。聲像檔案可以更加真實具體地進行記錄。聲像檔案涵蓋的內容比較復雜，可以是醫院重大活動事項的錄像檔案，也可以是醫療過程的錄像檔案。主要是由于其特定的性質而劃歸一類以便于管理。

（六）醫院的實物檔案。醫院的實物檔案也是一個比較特殊的檔案種類，主要是指醫院在發展過程中形成的證書、獎章、獎牌等實物，記錄了醫院的發展和進步，是醫院歷史的見證。實物檔案是醫院文化的一個重要組成部分。

二、醫院檔案管理的重要作用

醫院檔案的分類標準各有不同，但是檔案管理的重要作用不是割裂開實現的，而是所有檔案統籌到一起發揮的作用。

（一）加強檔案管理有助于樹立醫院品牌和文化。醫院的檔案記錄了醫院創立和發展的歷史，是醫院文化形成的搖籃，也是醫院樹立品牌的最可靠證據。檔案記錄了無數仁人志士為醫院的發展嘔心瀝血的事跡。檔案也記錄了醫院的建設從無到有、從小到大的全過程。醫院每個科室的創立和發展都離開一批又一批優秀的院領導、醫生、護士、職工等的貢獻，檔案記錄每個人的貢獻。檔案記錄了醫院創立的初心和使命，是醫院文化傳承的最重要載體。檔案記錄的治療成功案例、科研突破成果、醫師個人榮譽也是醫院樹立品牌的重要素材。加強檔案管理有助于樹立醫院品牌和文化。

（二）加強檔案管理有助于提升醫院管理效率。醫院檔案管理既是醫院管理工作的重要內容，又可以有效促進醫院管理效率的提升。檔案管理工作涉及醫院工作的方方面面。醫院的改建需要查閱檔案中的工程設計圖紙和施工圖紙，醫院購置設備需要現有設備的具體數據和使用程度，醫院人事安排需要進行高效的人力資源管理，這些都離不開檔案管理工作的支持。加強檔案管理可以有效提高醫院的管理效率。

（三）加強檔案管理有助于醫療、科研和教學發展。在醫院的運行過程中，會形成各種檔案，醫療護理、預防保健、科研教學、藥物管理等等，這些檔案是醫院管理的重要條件，也可以為醫院進行醫療、科研、教學提供信息服務。醫院檔案可以通過對醫療實踐的記錄為后續的相似情況提供解決方案，也通過以往的醫療實踐找出醫療工作中尚需改進的地方。醫院檔案通過對醫療方案的記錄和藥物使用的記錄也可以給醫療科研提供幫助。同時醫院檔案的記錄可以為醫療教學提供良好的素材。

（四）加強檔案管理可以監督和還原醫療全過程。目前我國醫患關系比較緊張，時有無良患者在醫院滋事。醫院通過病歷檔案可以記錄一個病人從入院、檢查、制定醫療方案、采取醫療措施、觀察恢復情況、出院等整個過程。通過這些記錄可以看出醫生在治療中的操作有無不當，病人在治療過程中是否配合。這就為出現醫療糾紛時，提供了直接的證據，可以幫助還原事情的真相，使醫院避免無良醫鬧的影響。

三、如何發揮醫院檔案管理的重要作用

要發揮醫院檔案的作用，必須加強對醫院檔案的管理。在注重保密性的前提下，通過信息化技術的使用，最大化挖掘醫院檔案的作用。

（一）注重保密，引入信息化技術統一管理。醫院檔案中有很多是醫院無法向外界透露的，如病歷檔案屬于病人的個人隱私，在進行檔案管理的時候一定要注重保密。醫院檔案管理要引入信息化技術，將檔案進行電子化統一處理，一方面有利于信息的管理、查閱和使用;另一方面更方便對信息進行分析和處理。通過電子檔案的處理，完全可以在病歷中抹去病人的個人信息，僅僅顯示醫療過程中的檢查情況、醫療方案、用藥情況、恢復情況等等。這就做到了在注重保密的前提下挖掘檔案的作用。

（二）權限分離，規范檔案管理制度。檔案的管理工作主要包括檔案信息的錄入、存放、查閱、提取、處理等等。醫院的檔案很復雜，在構建檔案信息化系統時必須要分門別類，規范檔案管理制度。首先是錄入要準確，各部門要安排專人負責錄入和校對相關檔案信息。其次是存放，要設立專門的檔案管理室并配備專門的檔案存儲和管理設備。再次是查閱，檔案的查閱要實現權限分級，明確各個職級可以查詢的檔案范圍。最后是提取和處理，要完善檔案提取的程序，保證檔案提取和歸還過程中不會出現泄密。要設立專門的檔案分析處理人員，對于因用來科研和教學等需要公開的檔案，要進行嚴格處理。要在最好保密工作的前提下，不斷創新方式方法發揮檔案管理的重要作用。

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