淺談流動人員人事檔案管理存在的問題與對策

辛岳 龍口市公共就業（人才）服務中心

人事檔案綜合記載了個人學習工作履歷、德能才績表現等，既是反映本人歷史的記載證明，更是選人用人的重要依據。新形勢下，隨著市場經濟體制改革的進一步深化，用人機制多元化、多樣化加速了人力資源流動，流動人員檔案管理滯后，利用率低，專業化、信息化管理落后等問題日益彰顯。如何健全完善流動人員人事檔案管理服務機制，建立檔案管理專業化便民服務體系，加快檔案信息化建設，更好促進流動人員合理流動，是流動人員人事檔案管理面臨的新挑戰。本文主要就流動人員人事檔案管理存在的問題和有關對策兩個方面的內容展開論述。

一、流動人員人事檔案管理存在的問題

（一）流動人員人事檔案管理經費不足，設施不完善

多數流動人員檔案管理機構檔案管理專項經費投入不夠，導致檔案管理設施配備“縮水”。2014年中組部、人社部等五部門聯合下發文件規定：自2015年1月1日起，取消人事關系及檔案保管費、查閱費、證明費、檔案轉遞費等，同時要求各級財政要保證檔案管理專項經費，政策很好，既減輕了流動人員經濟負擔，又明確各級財政承擔檔案管理經費。但從實際運作情況看，多數的檔案管理機構用于檔案管理投入不足，遠低于停止收費前，分析原因一是檔案管理部門取消收費前的檔案管理經費，是先收費繳財政后再按比例返還，不占用財政負擔，取消收費后則完全由財政承擔，取消收費前代理人事關系和檔案收費且按最低標準每人每年120元計算，1萬份檔案就收費120萬元，收費不占用財政負擔，用之還有盈余，不收費后財政要另外追加預算，加之對保證檔案管理經費缺乏必要的監督機制，導致逐漸降低檔案管理經費，二是部分單位對流動檔案管理工作重視程度不夠，有的甚至認為流動人員總是要流動嘛，存放個檔案沒必要投入那么多，防火防盜別出大問題就是了，導致檔案管理經費減少或被挪用。經費投入不足，管理設施配備“縮水”，特別是在基層縣級，有的壓縮檔案管理區域面積，檔案庫房、閱檔室和檔案管理辦公室沒有做到三室分開，有的庫房內專業設施配備不合標準，如缺少自動化防火報警系統的；沒配恒溫空調的；沒有防蛀藥品和滅菌設備的；沒配備自動溫濕度記錄儀的等等，總之真正做到完全符合防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀六防標準的不多，這就會使管理的檔案出現這樣那樣的問題，筆者在檢查轉入的檔案時，有發現毛霉菌、芽枝霉菌生成霉斑污染檔案、粘結檔案的，這說明檔案庫房溫度濕度肯定沒控制好，沒有滅菌設備，更有甚者發現檔案內居然有活的蠹魚，這樣的檔案如果不檢查不進行殺蟲處理就帶入庫房，將會對檔案造成嚴重危害。由此反映出這些檔案轉出地的檔案室專業化設備配備都是不完善的。

（二）流動人員檔案收集整理不規范，利用率低

人事檔案的內容應該隨著個人履歷工作而不斷地充實。對比國家公務員和事業單位人員，流動人員工作單位和崗位變動更加頻繁，歸檔材料數量遠低于國家公務員和事業單位人員。檔案管理部門對企業管理人員檔案材料也沒有按照公務員、事業單位那樣做出硬性規定，如必須進行年度考核，確定考核檔次等，獎勵審批、離任經濟責任審計等等，很多企業也不知道應該為員工建立和收集什么材料，年復一年流動人員檔案除了填寫履歷表和職稱考評材料歸檔外，企業幾乎沒為員工留下什么有價值的材料，還有一些企業有自己的技術技能類考核評價材料，但一般是企業自己留存，而不歸入人事檔案中，流動人員離開企業后這些材料相當于歸零。現行人事檔案主要分為十大類，所謂一履歷二自傳三鑒定，四學職五政審六黨團，七類八類是獎懲，九類任免調動與工資，其他參考歸十類，對于機關事業單位人員，每年都能形成各類材料歸入本人檔案，但是對于企業流動人員，形成歸檔材料很少，如執業資格、養老保險、人事爭議仲裁、勞動合同等方面材料都不能及時歸入檔案，檔案內容單一死板，對用人單位選人用人參考價值不多如同“雞肋”。 檔案失去了參考價值，利用率低，對流動人員檔案管理的影響是具有連鎖反應的，用人單位不看檔案，面試通過后，簽訂勞動合同后直接用工，流動人員不關注自己檔案了，很多流動人員是跨省域流動，目前社保繳費系統未實現全國范圍聯網，不轉遞檔案辦個用工手續，在外地交上保險工作了，流動人員檔案管理部門管理的檔案人失聯了，檔案成為所謂“休眠檔”，“休眠檔”增多會讓管檔單位逐漸減少檔案整理、保管與保護的經費，甚至會阻礙檔案服務利用和信息化建設發展。有資料顯示流動人員人事檔案每年人事檔案利用率只有不到40%，檔案補充材料存檔率不足14%。

（三）人事檔案管理制度執行不嚴，缺乏監督

中組部、人社部等五部門聯合下發《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，對流動人員人事檔案管理提出了很好的指導意見，統一規范流動人員人事檔案管理工作標準，但在具體實施過程中，對流動人員檔案管理的監督檢查力度不夠，導致流動人員檔案管理違規行為時有發生，筆者在近年的檔案管理工作發現：有的單位違反相關規定，將檔案交由本人保管、轉移，存在個人私拆檔案或丟失的風險；部分人才服務機構沒有取消檔案管理費，繼續亂收費的；檔案材料年齡、工齡、學歷造假的；善自將檔案下放交給不具備檔案管理權限單位管理的；檔案管理不當，造成檔案污染破損的等等。

（四）人事檔案信息化建設起步晚，相對滯后

同國外發達國家相比，我國的檔案信息化建設起步晚，相對滯后，國內各地在流動人員人事檔案信息化建設上，發展水平不均衡，水平參差不齊，總體上，對人事檔案作為一種社會資源開發利用認識不到位，對人事檔案信息化建設重視程度不夠，檔案信息化建設投入的人力物力財力不足，檔案基礎信息化采集工作大多沒有完成，存在檔案信息化建設標準不統一，檔案信息數據庫信息材料掃描、信息錄入不完善、檔案信息化服務便民程度低，檔案信息化建設安全防護不到位以及綜合利用共享無法實現等問題。

二、加強流動人員人事檔案管理的有關對策

（一）完善流動人員人事檔案基本公共服務經費保障制度

要將相關經費納入同級財政預算，明確規定按照保管流動人員人事檔案數量確定經費數額。加強對檔案管理專項經費使用的監督，不得擅自壓減和挪用檔案管理專項資金，要加大流動人員檔案基礎設施投入，配齊專業設施設備，檔案庫房、閱檔室和檔案管理辦公室必須做到三室分開，檔案庫房要配備消防設備和自動化防火報警及監控系統，配備臭氧滅菌機和防蛀藥品；配備恒溫空調控制保持溫度14到24攝氏度之間，日變化幅度不超過2攝氏度，相對濕度控制在45-60%，自動溫濕度記錄儀每天做好記錄等，真正做到完全符合防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀六防標準，確保檔案存放安全。

（二）完善人事檔案管理內容，提高利用率

流動人員人事檔案管理部門應科學論證流動人員檔案存檔材料范圍，適當擴大豐富檔案內容。注重收集個人在工作期間形成的工作業績、素質評價、技能特長、執業資格等內容，完善充實檔案內容，提高人事檔案的利用價值。結合檔案管理服務信息建設，建成利用檔案管理服務信息系統形成的數據源，對流動人員、數量、結構、分布，流向等開展統計分析，強化流動人員檔案信息大數據綜合利用，推動建立與人力資源社會保障持卡人員基礎信息庫、單位基礎信息庫等基礎信息庫的關聯，實現與就業創業、社會保障、人事人才、勞動關系等信息共享，推動與教育、公安、民政、衛生健康、工商等部門資源數據互認。

（三）健全流動人員人事檔案管理體制

流動人員人事檔案管理實行集中統一、歸口管理的管理體制，人力資源社會保障部門主管，同級黨委組織部門要抓好監督和指導。流動人員人事檔案具體要由縣級及以上公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。要嚴格執行檔案的接收和轉遞;檔案材料的收集、鑒別和歸檔規定，按照《流動人員人事檔案管理服務規范》（GB/T32523－2016）啟用新版《流動人員人事檔案調函》，《流動人員人事檔案接收登記表》，和《流動人員人事檔案轉遞通知單》，杜絕將檔案交由本人保管和轉移檔案材料，嚴防年齡、工齡、學歷造假，堅決取締違規收取檔案管理費用。

（四）要結合本地檔案工作實際和信息化工作水平，制定科學合理的信息建設工作方案

有重點，分步驟推進，要按照國家規范的標準統一檔案基礎信息規范，統一采集項目，統一指標體系，統一代碼，開展信息采集工作。實現檔案信息聯通共享、異地查詢、網上辦理，加快推動檔案信息掃描影像化，采集檔案基礎信息，將數字化掃描實體檔案信息導入基礎信息庫，推動數據向上集中，實現檔案信息在省、市、縣（市、區）三級聯通共享，要進一步完善網站升級，完成網絡與基礎數據庫對接工作，推進網上辦事大廳建設，開展檔案管理互聯網+便民服務，創新開發手機APP等方式，開啟流動人員人事檔案線上服務，實現在線查詢，網上經辦。依托流動人員檔案信息系統建設，實施前臺受理、網上辦理、系統備案的全新一體化服務模式。要嚴格按照國家信息安全保護制度要求，加強檔案信息化安全建設，落實信息安全分級保護制度，嚴格做好流動人員人事檔案信息業務專網和互聯網的安全隔離，及時對流動人員檔案數字化信息進行數據備份并完善應用級容災措施，建立系統安全測試和備案制度，確保檔案信息化安全。