新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

郭金花 山西省石樓縣水利局

在新的時(shí)代背景下，檔案已經(jīng)脫離了單純的記錄功能，而是能夠與單位的各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)支撐。檔案管理工作的開(kāi)展，不僅有利于事業(yè)單位人力資源的分配，而且對(duì)于本單位長(zhǎng)期的工作規(guī)劃，具有非常重要的指導(dǎo)意義。新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，要想能夠更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案中所蘊(yùn)含的價(jià)值，首先就要能夠?qū)ζ涔芾矸绞竭M(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位的檔案工作在新的時(shí)代背景下得到了極大的延伸，是單位發(fā)展的重要參考依據(jù)。因此，這就要求能夠按照社會(huì)的需求更新檔案管理的模式，積極與時(shí)代的發(fā)展相接軌。特別是近些年來(lái)，各個(gè)社會(huì)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化建設(shè)，如果事業(yè)單位一味的采用以往的人工管理模式，在各項(xiàng)資料和數(shù)據(jù)的收集過(guò)程中，就會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，直接限制著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。建立現(xiàn)代化的檔案管理模式，不但可以在很大程度上提高工作的效率，也能夠使整體的內(nèi)容具有層次，節(jié)省整體工作的時(shí)間，幫助單位向好發(fā)展。另一方面，檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位整體人力資源規(guī)劃工作具有非常重要的意義，它所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)具有非常強(qiáng)的人員安排參考價(jià)值。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）意識(shí)建設(shè)缺失

俗話說(shuō)意識(shí)形態(tài)決定行為高度，在很多事業(yè)單位的內(nèi)部，對(duì)于檔案管理工作的重視不足，在很大程度上制約著檔案管理工作所發(fā)揮的積極效應(yīng)。一方面，由于意識(shí)形態(tài)存在問(wèn)題，整體事業(yè)單位的檔案管理制度就存在問(wèn)題，難以根據(jù)單位的發(fā)展而采取具有針對(duì)性的策略。無(wú)法對(duì)檔案管理工作人員的行為進(jìn)行有效率的約束，檔案在整理的過(guò)程中，經(jīng)常存在字詞等基礎(chǔ)性錯(cuò)誤，可能會(huì)直接影響到企業(yè)內(nèi)部決策的正確性。另一方面，由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視度不足，根本就不會(huì)耗費(fèi)資金去進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)，在目前的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，信息化檔案工作已經(jīng)成為各個(gè)市場(chǎng)主體最為基礎(chǔ)的內(nèi)容，但是在事業(yè)單位的檔案管理工作中，對(duì)于各種信息技術(shù)的使用并不熟練。在進(jìn)行檔案使用的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，難以有效率的發(fā)揮檔案所具有的價(jià)值。

（二）工作人員專(zhuān)業(yè)技能缺失

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，專(zhuān)業(yè)人才能夠使各項(xiàng)工作更具有科學(xué)性和針對(duì)性。但是由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的重視度不足，很多檔案管理人員大多都不具有專(zhuān)業(yè)的技能，而是從別的崗位上轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，部分小型事業(yè)單位的檔案管理工作人員甚至身兼數(shù)職，根本無(wú)法對(duì)接單位的檔案進(jìn)行妥善的管理。由于他們對(duì)檔案管理的專(zhuān)業(yè)工作和單位的基礎(chǔ)情況并不了解，這樣的工作人員根本無(wú)法有針對(duì)性地開(kāi)展檔案管理工作，更無(wú)法滿足互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案管理創(chuàng)新。因此在工作的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，造成事業(yè)單位決策缺乏有效的數(shù)據(jù)支撐。而對(duì)于那些人員編制比較少的事業(yè)單位，甚至不存在專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，直接將檔案堆放在辦公室內(nèi)，就不去進(jìn)行處理，不但造成資源的閑置，而且也不利于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）強(qiáng)化意識(shí)建設(shè)

檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位具有非常重要的意義，而且能夠服務(wù)于各個(gè)部門(mén)。為了更好地強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的重視，首先就要能夠改變領(lǐng)導(dǎo)的傳統(tǒng)觀念，主管事業(yè)單位的部門(mén)要能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)進(jìn)行積極的引導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)到進(jìn)行檔案管理工作的重要性，并在工作中進(jìn)行積極的貫徹。其次，單位內(nèi)部要能夠改變其他部門(mén)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，通過(guò)各種形式讓單位的所有員工都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的內(nèi)涵，以便于檔案管理部門(mén)在進(jìn)行工作的過(guò)程中取得其他部門(mén)的配合和支持，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和氛圍。特別是要能夠建成各個(gè)部門(mén)之間的有效交流，避免在材料對(duì)接的過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。另外，單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理，工作人員的思想培訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到新時(shí)代背景下的檔案管理工作，主要是具有服務(wù)的作用，不再被動(dòng)地進(jìn)行檔案的整理和規(guī)劃，而要能夠主動(dòng)地發(fā)揮和挖掘檔案中所潛在的價(jià)值。根據(jù)單位的發(fā)展需求調(diào)整整體工作的方向，通過(guò)有效的制度建設(shè)，保證企業(yè)的各種資料和信息進(jìn)行高效的整理。

（二）建立高效工作團(tuán)隊(duì)

高效的檔案管理工作離不開(kāi)檔案管理工作人員的努力，一方面，事業(yè)單位在進(jìn)行人員招聘的過(guò)程中，要能夠選擇專(zhuān)業(yè)對(duì)口的人員，從檔案管理專(zhuān)業(yè)中選拔優(yōu)秀的人才來(lái)進(jìn)行工作。特別是要能夠開(kāi)展相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到理論知識(shí)和實(shí)踐工作所存在的區(qū)別，更要為其提供好的工作氛圍，為其解決工作的后顧之憂。另一方面，雖然很多老員工并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作知識(shí)，也不熟悉信息化檔案建設(shè)的操作，但是他們的工作的時(shí)間比較長(zhǎng)，非常的了解單位的實(shí)際狀況和工作的內(nèi)容，因此他們也是非常寶貴的人才資源。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)這部分工作人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和集中學(xué)習(xí)的方式，幫助他們更深入的了解檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)理論技能，以便于他們?cè)诠ぷ髦懈玫匕l(fā)揮自身的作用。另外，單位也要能夠加強(qiáng)對(duì)工作人員信息化工作能力的培訓(xùn)，特別是要能夠?qū)φw網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行有效的監(jiān)管，避免本單位的重要信息被盜竊；單位也可以聘用專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)和更新，但是要能夠簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議，避免本單位的信息外泄。

事業(yè)單位的檔案管理工作，對(duì)其經(jīng)濟(jì)效益具有非常重要的意義，目前在工作的過(guò)程中還存在很多問(wèn)題，需要在檔案管理工作的過(guò)程中，從本身的實(shí)際狀況出發(fā)，結(jié)合目前的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立科學(xué)完善的制度和高效的人才隊(duì)伍，保障整體檔案管理工作的價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮。