談談如何做好基層單位文書檔案整理工作

程茶 趙波

武警后勤學院保密檔案與文化影視系

基層單位文書檔案是基層單位人員在各項整理工作中形成的原始歷史記錄，是基層單位寶貴的無形資產(chǎn)。“為黨管檔、為國守史、為民服務”是基層單位檔案工作者的神圣職責和光榮使命。文書檔案的整理是指按照一定規(guī)則，對檔案進行分類、組卷、排列和編目，使之有序化的過程。信息化條件下，還包括檔案信息的著錄、檔案內(nèi)容的數(shù)字化和加載。檔案法的修訂完善為新形勢下文書檔案的規(guī)范化整理提供了有力的依據(jù)與遵循，下面結(jié)合基層單位當前文書檔案整理現(xiàn)狀談談如何做好文書檔案整理工作。

一、文書檔案整理工作中的問題

（一）認識不到位。從基層單位文書檔案整理現(xiàn)狀來看，很多單位對文書檔案整理還不夠重視。目前，有些單位仍然將文書檔案整理看作單純的文件整理工作，對這項工作沒有更深層次的認識，不具備對文書檔案進行規(guī)范化整理的意識，也沒有實現(xiàn)文書檔案服務基層單位的實際功能，嚴重低估了文書檔案整理對于單位發(fā)展的重要意義。在全面統(tǒng)籌協(xié)調(diào)中，對檔案整理工作投入不足，相關的規(guī)章制度的落實也沒有嚴格要求。加之領導不重視，檔案員認為檔案整理工作地位不高，工作起來也就不夠盡心盡責。

（二）整理不規(guī)范。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，文書檔案整理之初的收集文件工作就存在難度，很多科室以及工作人員都沒有認識到文書檔案收集歸檔集中整理的重要性，為了方便自己工作，文件在部門或個人手中“私藏”，影響后續(xù)整理工作的完整性。整理過程中也存在如下問題：一是各單位文件歸檔范圍與保管期限不夠明確，沒有針對本單位職能任務及文件價值制定相應歸檔與保管期限標準；二是跨年度文件歸檔難，在每年年底的時候，一些重要文書檔案在時間落款上存在跨年度特點，對于這類文件的年度歸屬出現(xiàn)不一致情況；三是檔案裝訂不規(guī)范，沒有按照規(guī)范化“三點一線”進行檔案裝訂，甚至出現(xiàn)目錄、備考表缺失現(xiàn)象。

（三）檔案員整體素質(zhì)水平不高。對于文書檔案的年度整理歸檔工作開展而言，人是起決定作用的因素，首先要把管理檔案的人員素質(zhì)提上來，才能實現(xiàn)文書檔案整理的高質(zhì)量。有的基層單位忽視了對于檔案員的培養(yǎng)，檔案專職或兼職人員缺乏檔案相關理論及實操技能，不懂、不會、不學的情況還不同程度的存在，無法適應檔案整理的新要求，甚至日常整理工作都存在明顯漏洞與缺陷。

（四）檔案信息化程度不高。目前，檔案整理工作已經(jīng)進入向信息化發(fā)展的快速路，手工整理要與計算機管理進行有效銜接。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，基層單位在這方面存在很多問題，一是沒有完善的檔案信息化標準規(guī)定，信息化管理實施起來沒有依據(jù)與遵循。二是有的基層單位由于不重視檔案整理工作，資金劃撥不足，導致信息化裝備購置不及時不齊全的狀況。三是檔案管理人員缺乏檔案信息化相關知識與技能，習慣于按照傳統(tǒng)手工方式進行檔案整理，對新事物新要求適應慢，跟不上檔案信息化發(fā)展的速度，無法勝任檔案信息化整理工作。

二、文書檔案整理工作改進措施

（一）文書檔案整理規(guī)范。檔案鑒定準確，保管期限劃分合理。檔案分類清楚，組卷規(guī)范，排列有序，卷內(nèi)文件裝訂符合標準要求，全宗說明、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具完備。能夠按照規(guī)定時限和質(zhì)量要求，及時完成檔案整理工作。單位領導者應該提高對文書檔案整理的認識和了解，對本單位文書檔案整理工作中出現(xiàn)的問題提出針對性的治理辦法，保證檔案整理工作能夠有效進行，還應加大對文書檔案整理的經(jīng)費投入，注重檔案整理基礎設施的配備。除此之外，在文書檔案整理工作崗位人員配備上嚴格落實持證上崗制度，提高檔案整理工作的地位，加強上下級對檔案整理的重視，把檔案整理列入日常工作行程，并且不能對文書檔案僅僅是簡單的保存，要學會利用檔案整理的價值，使其能夠發(fā)揮其應有的作用。

（二）檔案隊伍能力素質(zhì)過硬。新體制下基層單位檔案人員隊伍構成上出現(xiàn)新變化，對檔案專業(yè)人才隊伍建設提出了新的更高要求。要將培養(yǎng)符合時代要求的檔案人才作為信息時代推進文書檔案整理發(fā)展的根本保證，按照政治合格和專業(yè)過硬的標準選配專兼職檔案工作人員，80%以上達到大專以上學歷，無占用檔案人員編制情況。檔案人員熟悉單位檔案資源，熟練操作檔案管理信息系統(tǒng)和各類設施設備，提供利用迅速，用戶滿意度高。檔案工作人員經(jīng)過上級組織的專業(yè)培訓，獲得檔案專業(yè)證書。一方面加強檔案整理人員的基礎業(yè)務技能，借助內(nèi)部培訓和對外交流等多重形式，不斷增強隊伍的綜合能力和整理效率；另一方面，要以信息時代的要求為指引，有針對性地加強檔案人員信息技術的開發(fā)培養(yǎng)，全面提升檔案工作者理解、獲取、利用信息的能力，建立合理、優(yōu)化的人才整理體系。通過檔案整理隊伍建設，有效促文書檔案整理工作的有序發(fā)展。

（三）檔案信息化管理有效。在信息化速度飛速發(fā)展的今天，基層單位一定要緊跟檔案信息化管理的步伐。要針對信息化條件下檔案工作的新特點，對電子文件歸檔、電子檔案法律效力和信息系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)整理等問題進行規(guī)范，體現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展思路。在信息化高速發(fā)展的今天，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等現(xiàn)代信息技術不斷應用于各個領域，基層單位檔案工作必須跟上時代，適應建設信息化基層單位要求。檔案法的修訂為我們從法規(guī)層面提供政策制度保障，加快推進基層單位檔案工作信息化轉(zhuǎn)型。

（四）檔案服務利用體系完善。檔案工作的基本任務是：“形成、收集和整理檔案，維護檔案的真實、完整與安全，開發(fā)和利用檔案資源，為基層單位建設、改革和經(jīng)濟發(fā)展提供服務保障”，為圓滿完成任務目標，關鍵是統(tǒng)籌全局，建立資源共享的檔案服務利用體系，“資源共享”是指摒棄狹隘的檔案資源觀，著眼發(fā)揮檔案價值作用，推進檔案資源的開放共享，制定既安全保密、又方便快捷的檔案利用規(guī)則，打破單位、部門、業(yè)務領域之間的壁壘，實現(xiàn)檔案信息資源有機整合，構建基層單位檔案資源共建共享體系。“便于利用”是指要把利用作為檔案工作的著眼點和落腳點，為單位和個人利用檔案創(chuàng)造便捷化條件，包括規(guī)范檔案整理、編制各類檢索工具、簡化利用手續(xù)、推進檔案信息網(wǎng)絡化利用等。