談更新觀念做好新時期高校檔案管理工作

紀娟 河套學院

引言：通俗來講，高校檔案其實就是對一所學校歷史的相關記錄，在整個檔案管理過程中，需要不斷地回顧校史，在回顧中深入思考，由此可見，加大對檔案的重視力度十分有必要，只有這樣，才有可能對學校建設的發展歷程深入了解，下一步計劃才能更好地推進，學校各方面發展包括教學水平、校風校紀管理等才能得到實質性的優化改善。因此學校管理工作中注重檔案管理工作的重要性具有很大的現實意義。在時代發展的帶動下，檔案管理工作迎來了新的技術挑戰，目前在檔案管理工作方面已暴露出諸多弊端，當下最重要的問題就是好好思考要如何做才能使高校檔案管理工作高效開展。

一、當前我國高校檔案管理工作現狀與問題

（一）認識不夠深入，重視程度不夠。當下我國檔案管理工作沒有給予檔案工作應有的重視，對檔案管理工作的認識還停留在單一的對文件、資料的整理和處理上，對學校教學工作的開展和管理計劃的制定工作中檔案的重要性還沒有一個清晰的認識，對檔案工作所創造的經濟價值存在很大的誤會，一切工作都建立在應付外調的形式主義上，只要能夠保證檔案不出現泄露丟失等原則上的大問題就行。

（二）管理技術落后，檔案信息查詢困難，利用率低。在素質教育大力發展和市場經濟快速發展的大背景下，即便辦學條件得到了一定程度的改善，檔案管理工作中也對計算機技術進行了一定的推廣和普及，然而，受各大高校在檔案系統方面極具獨立性的影響較大，目前為止，條目數據庫在各大高校檔案管理工作中較為常見，如此造成的其他數據庫包括全文數據庫、多媒體數據庫等的極少應用，在一定程度上加大了檔案信息查詢的難度。

二、如何做好高校檔案管理工作的思考

（一）引導管理人員樹立正確的意識，保障管理工作的規范性。結合目前高校檔案管理發展現狀，部門內相關工作人員對于正確的管理意識還極度缺乏，在日常工作中的表現尤其缺乏責任心。管理工作難以真正落到實處，容易引發一系列連鎖反應的產生。由此可見，管理人員作為高校檔案管理工作的重要實施者，首先要從思想上對管理意識有個正確的認識，其次要對管理工作的重要性有個清楚的概念，最后要以極高的責任心投身于管理工作中。

嚴格來說，檔案管理部門要對自己的職權有清晰的認識并做到嚴格把控，一定要杜絕濫用職權的發生，要時刻按照科學合理的原則，開展對檔案管理工作的相關指導工作。管理部門在管理學校檔案的同時，也受著學校高層的管理，兩者是相互監督、相互制約的關系，因此，管理工作的進行要嚴格按照規章制度，嚴格按照制度條例規范自身行為。另外，管理過程中難免會出現突發情況，管理人員的值班工作一定要落實，為使管理工作具備更高的規范性，管理人員工作時對工作證的佩戴要求以及嚴禁擅離職守的硬性要求很好的踐行了管理工作的規范性。

（二）加強管理隊伍建設，提高管理人員業務水平。作為高校檔案管理主體，相關管理人員自身所具備的素養與技能在一定程度上影響著高校的整體發展水平，當今時代是一個知識迭代、智能傳播的信息化時代，受市場經濟快速發展的影響以及社會對人才需求的影響，身處21世紀的高校，擁有高技能的人才相比于資質平庸的大眾有更大的發展機遇、提升空間，進入職場以謀求更好的發展需要做到以下兩點:第一，活到老、學到老，專業知識素養與技能是適應行業發展的硬核條件，跟隨時代發展的腳步，時刻準備好學習新知識、新思想、新技能、新規則才是王道；第二，具備基本的職業道德素養與業務能力，堅守崗位、處事公平公正、堅守原則和底線，做一個有責任心的人。高效率、高信譽的辦事風格是任何時代、任何高校都推崇的。

就目前來講，多數高校檔案管理人員極其缺乏專業性，他們在管理知識儲備方面極度缺乏專業性的基本素養，即便專業素養達到崗位要求，高校檔案管理工作也會有諸多問題產生，檔案管理宏觀上有眾多高校高層領導嚴格規范，也正因如此才導致檔案管理工作長期處于低質量的狀態。在這樣的發展現狀下，高校要加大對檔案管理部門的重視力度，提高相關管理人員招聘門檻，嚴格把控管理部門的招聘工作，建設專業性極強的檔案管理部門，另外，要加強對在職管理人員的管理培訓，增強他們的知識儲備，為順應時代發展的潮流貢獻自己的一份力量。要做好以上這些工作，高校可以通過考核的方式，對管理人員實行定期考核，如此一來，既有利于管理人員自身綜合素養的提升，又為高質量的管理工作提供了保障。除此之外，管理工作中責任制度的落實也相當重要，經調查研究表明，工作上出現問題大多時候是因工作人員缺乏責任心，因此，若工作中出現問題，相關管理部門十分有必要依據問題嚴重程度對工作人員進行相關處理，以此達到使工作人員積極工作、以高度的責任感投身于自己的工作建設的效果，并有意識地引導工作人員主動學習，促進自身工作素養等綜合素養的提升。

三、小結

面對新時期的變化，檔案在高校建設中發揮的重要作用依舊不可忽略，因此，當下在檔案管理工作方面要做的就是，加大對檔案的重視力度，深化檔案工作認知，加深對檔案工作的了解，做好對管理技術和管理理念的及時更新，規范檔案管理人員招聘，加強培訓提升專業素養與業務水平，將檔案的價值盡可能發揮到最大限度，為高校教學工作的開展、管理計劃的制定提供強有力的推動力。