基于現代人力資源管理的人事檔案管理工作模式探究

謝迎杰 北戴河區就業服務局

一、人力資源管理和人事檔案管理的關系

（一）人力資源管理概述

人力資源管理是企業、公司管理員工、培養人才的一種戰略方法，主要是致力于激發員工的潛能，提升員工就職能力，對維持企業公司健康發展有著重要作用。人力資源管理秉持“以人為本，以員工為本身”的理念，最大限度的保持員工和企業共同發展的目標，可以這樣說，兩者之間相互依托，員工需要依靠企業謀生成長、發展，企業也需要依托員工的積極高效工作促進發展，提高競爭力。[1]而現代人力資源管理是社會發展過程逐漸演變產生的產物，它依托科學的現代管理理念，對人力資源進行各項活動的組織培訓以達到提高人力資源的最優化，從而最終達到促進企業健康發展，不斷提高核心競爭力的目的。當下時勢，只有不斷提高現代人力資源管理水平，才能使人力資源得到充分利用，才能發揮出每個員工的能力，為企業謀發展、做貢獻。

（二）人事檔案管理的定義

人事檔案是國家機構、社會組織在人事活動中形成的記錄，主要用于記錄員工個人的人力經歷、德能勤績和工作表現等反饋，通常以個人為單位作存檔。人事檔案能夠歷史地、全面地考察和了解員工工作能力的一個重要依據，故企業做好人事檔案管理工作十分有必要。

（三）人力資源管理和人事檔案管理的關系的闡述

人事檔案管理是人力資源管理的一個重要組成部分，兩者關系十分密切。人事檔案里面的記錄是人力資源部門用來考察員工工作能力，衡量員工職位獎懲的一個重要依據，人力資源的廣泛使用能夠促進人事檔案管理的發展；人事檔案的科學化管理又能促進人力資源管理的高效運行，二者互相作用，相輔相成，共同進步。目前，人力資源管理隊員對人事檔案管理工作提出了全新的要求，只有人事檔案管理工作與時俱進，更好的迎合現代人力資源管理的切實需要，才能充分發揮人事檔案管理工作的價值。

二、當前人事檔案管理工作存在的問題

近幾年來，我國的人事檔案管理工作與以前相比取得了很大的進步，但是在實踐中依然存在著很多問題需要去一一解決。

（一）人事檔案收集力度不足，檔案利用率低

首先，現在很多企業在人事檔案管理這一塊并不是十分重視，人事檔案管理部門對于人事檔案的資料信息收集并不全面，僅僅是收集了員工的一些基本身份信息即存檔，對于一些關于員工工作技能、德育素質和品行方面的信息并沒有進行記錄在案，這其實對于人力資源部門的管理工作是十分不利的，因為僅僅提高提供員工的基本信息，根本不能作為人力資源管理部門考核員工能力的重要依據，使得人事檔案的存在沒有充分發揮到它的支撐作用。其次，人事檔案的利用率低下，檔案管理工作人員收集了資料之后很多時候是把它收藏起來，并沒有拿出來應用，因而無法體現人事檔案存在的價值，不利于人力資源管理工作的進行，這種人事檔案管理工作模式與現代人力資源管理理念是不相符合的。[2]

（二）人事檔案管理制度落后，缺少專業的檔案管理人員

首先，造成人事檔案管理制度落后的原因之一是人事檔案管理的工作人員缺乏專業的人事檔案管理才能，企業在任用檔案管理人員時沒有考察其資歷條件，也沒有對其進行崗位培訓，造成其工作水平低下，檔案管理不到位；加上管理人員不重視，導致檔案的保存并不完善。其次，缺乏合理的檔案管理機制也是人事檔案管理制度落后的原因，檔案的歸檔毫無章程可依，順序亂放，缺乏分類和統計登記，使得后期查找資料十分困難，導致人事檔案管理工作效率低下。

（三）對人事檔案管理工作投入力度不足

目前社會信息化技術發展越來越快，人力資源管理也走上了信息化時代，然而作為現代人力資源管理的重要組成部分：人事檔案管理卻依然停留在紙質記錄、保存的工作管理模式，出現這個情況的最重要的一個原因是現在很多企業對人事檔案管理工作的投入力度不足，無論是人力還是財力亦或是信息技術的支持上。傳統的紙質化人事檔案管理工作模式，不僅資料記錄保存需要浪費大量人力物力資源，如果保存不好，缺乏合理的保存措施，還會導致紙質資料容易損壞、不易查找等問題，因此，加大對人事檔案管理工作的投入力度，引入信息技術為支撐的檔案管理工作的現代模式勢在必行，也是現代人力資源管理工作的要求。

三、優化人事檔案管理工作模式的途徑

（一）加強人事檔案信息的收集，提高利用率

企業要建立一個合理的收集員工人事信息資料的制度，充實人事檔案內容。在人力資源管理過程中，在檔案信息中，除了收集員工的基本身份信息，還要收集員工的性格特點特長分析、職業技能經歷和個人價值觀等信息和反映員工發展潛力的一些信息，以形成一個人事信息全面的信息庫。在檔案管理過程中，對于單位發展具有建設性意見與建議的信息也要收集記錄在冊，從而為管理層的發展提供決策依據位置，提供數據上的支持，使得事業單位的發展成為一種良性的發展經濟。[3]檔案管理工作人員要定時組織評議、綜合整治信息資料，以保證信息的動態更新，保持對員工的客觀全面評價，為現代人力資源管理工作提供有價值的信息支撐。還要注重人事檔案資料的利用率，實時調動，及時提供。

（二）制定完備的人事檔案管理制度

首先，要注重提供人事檔案管理工作人員的專業素養和工作責任感。企業在任用人事檔案管理工作人員前，一定要先對上崗人員進行提前的資歷考察，聘用具有檔案管理資質的人擔任檔案管理員，企業還應對上崗人員進行上崗前培訓并進行培訓考核，考核等級達到優秀方可讓其上任。針對工作人員的招聘，企業應當對需要的人才有一定的規劃，掌握人才的實際用途和分配情況，借助先進的科學管理模式來推進員工的能力。其次，要建立一個合理的人事檔案歸檔方案，細分人事檔案類別。制定一個查找目錄表，對人事資料按先按職位進行劃分區域，然后再按姓氏進行排列，從左往右的方向進行擺放，然后可以通過利用顏色來進行對不同類別的檔案進行區分；引入顏色檔案管理工作模式可以更加有條理地對人事檔案進行歸檔，能夠進行有效的分類和快速的查找，提高人事檔案管理工作的效率，從而實現事業單位現代人力資源管理效率的提升。

（三）加大對人事檔案管理工作的投入力度

企業的人力資源管理部門應該加大對人事檔案管理工作的投入力度，主要分為加大財力投入力度和信息技術投入力度兩方面。一方面，加大對人事檔案管理工作的財力支持，除了用于購買物資，最重要是建立合理的薪酬體系，以提高人事檔案管理工作人員的積極性。薪酬體系必須要能夠為員工帶來足夠的激勵，員工的薪酬因素應該逐漸向工作業績上轉變；還要定期對檔案管理工作人員進行考核，在考核的過程中，充分融合進與員工個人的工資與獎金掛鉤，激發員工充分重視人事檔案管理工作的開展，實習能夠全身心投入到工作開展之中注重員工的個人技能，促進員工工作水平的提升。另一方面，是加大信息技術的投入。眾所周知，現在是信息化時代，計算機的應用已經在很多方面優于人工手段了，因此，人力資源管理可以加大計算機等現代化工具的應用力度，利用計算機上先進的統計工具和軟件來實現對企業人事檔案管理的記錄，收集和保存。企業可以引入信息技術，利用網頁鏈接到人事檔案管理系統的方式進行檔案管理，在客戶端設置權限，將管理員和用戶區分開來，管理員負責管理系統，輸入檔案人員的信息，用戶可以依據個人賬號密碼登陸系統進行個人人事信息查詢。這樣不僅能夠節省大量的人力資源，空間資源，提高查找資料的效率，也更易于資料的保存，還能夠較好地實現對于人事檔案資料的更新。引入信息技術去推動人事檔案管理工作模式現代化發展是現代人力資源管理的一個必然趨勢。

結語：隨著我國社會經濟的日益發展，人事檔案管理工作模式的轉變是現代人力資源管理的一個重要改革。為了適應時代發展要求，以前傳統的人事檔案工作模式已經不合時宜，其暴露出來的管理理念陳舊，管理制度不合理，管理投入不足等問題必須要得到解決。為了確保人事檔案在現代人力資源管理中發揮其應有的信息支撐作用，相關企業部門必須要在日常生活工作中轉變人事檔案管理工作理念，提高重視，加強工作人員的工作素養，制定一套合理有效的檔案管理運行機制，同時還要加大對人事檔案管理工作的投入力度，投入人財物和信息技術的支撐，建立一個人事檔案信息管理系統，優化人事檔案管理工作，從而推動現代人力資源管理工作的發展，促進企業的健康發展，提高其綜合實力。