新農村建設形勢下如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理探尋

張偉 集安市花甸中心衛(wèi)生院

引言：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現代化道路艱巨且復雜。一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要充分重視檔案管理工作，但切不可“一刀切”，將所有文件資料全部歸檔，以實現所謂的全面化信息管理；一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案現代化管理面臨復合型人才資源匱乏、信息技術設備缺失的困境。在沒有硬件以及人力資源的支持下，衛(wèi)生院現代化檔案管理相對脆弱，只能簡單地對電子檔案進行上傳、歸檔，需要人工進行操作的環(huán)節(jié)并沒有得到改善，現代化檔案管理空有信息化的“外表”，卻沒有實質性建設。檔案作為記錄、反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展歷程與取得成果的憑證，同時也見證了我國經濟、社會、政治發(fā)展的歷程。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院需要契合時代脈搏，積極探索實現檔案現代化管理的策略。

一、新農村建設形式下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現狀及存在的問題

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院對檔案管理工作不夠重視

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院內部的“幕后”工作，相對于財務、人事等其他部門，其工作并不受到重視。有很多的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院通過互聯(lián)網的信息系統(tǒng)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的各個部門進行信息化管理，使單位人員和外部人員均可以共享檔案資源[1]。但是大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的信息化管理中忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的紙質資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降；此外，檔案管理工作看似簡單，并不需要專業(yè)的技術，所以有些從業(yè)人員在工作中經常會消極怠工；另外，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院會雇傭兼職或非專業(yè)人士，這些人員的相關專業(yè)知識較為欠缺，不能夠有效挖掘出檔案中潛在的價值。這種情況的產生，是由于落后的管理理念與先進的科學技術發(fā)生沖突，從而產生了影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院發(fā)展的重大矛盾。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的價值無法體現

現如今鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的數量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中可用的、有價值的資料也呈現遞增趨勢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的服務范圍逐漸擴大。傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理雖然能夠節(jié)省一定的空間，較為方便保存與查閱，但是并不能與信息技術媲美[2]。在信息化時代的當下，如何將檔案中的信息進行創(chuàng)新與挖掘、如何利用檔案更好的進行管理與服務是各大鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應當思考的問題。

二、新農村形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現代化的途徑

（一）樹立新型理念

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理信息化的基礎是轉變傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理理念。首先，在互聯(lián)網與信息技術飛速發(fā)展的背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理需突出資源與大數據的優(yōu)勢，在堅持以服務群眾為根本目標的前提下，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，確保對外檔案公開透明，檔案記錄實時準確，實現現代化信息技術與檔案管理的交互融合[3]。

（二）完善信息化檔案管理系統(tǒng)

現代化信息技術能否在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理中發(fā)揮最大價值，主要取決于信息化檔案管理系統(tǒng)的設計是否完善。例如在最基本的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理網頁的設計上，應該全面考慮網站使用的便捷性、視覺的美觀性、功能的全面性。檔案管理網頁中要突出鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院特色，檔案分類合理，內容齊全。此外，可以增加郵箱鏈接，主要用于外部人員與鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的交流。同時，可以增加投訴信箱，從內外部反饋中挖掘提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理的有效信息。

（三）引進先進設備

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理現代化的實現不僅需要信息化管理系統(tǒng)的支撐，還需要引進先進的軟、硬件設備[4]。一方面，需要引進檔案管理工作所需的計算機、打印機、掃描儀等硬件設備，保證檔案管理工作有序開展；一方面，要想實現檔案管理與各部門的協(xié)同，就需要引入電子辦公軟件、手機辦公APP等，打破檔案移交時間與空間的束縛，讓單位人員隨時隨地移交、查詢檔案，進一步推進檔案管理現代化。

（四）完善管理制度

在有了基礎的硬件與軟件支撐的條件下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，針對信息化的管理系統(tǒng)制定管理制度和工作標準。首先，在檔案收集機制中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要建立一個標準的檔案信息庫，將檔案以數字化形式進行存儲。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院應當規(guī)范檔案格式，例如標明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便進行檢索，并鼓勵單位人員按照規(guī)范的格式上傳檔案。其次，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案信息化服務機制中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院要明確規(guī)定信息化檔案管理標準，建設檔案管理和查詢網站。檔案管理網站要求工作人員主動上傳數字化檔案。檔案查詢網站需提供在線查詢功能，允許用戶在網站上進行下載、復印、查詢和借閱。

結束語：鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案的作用是真實的記載鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的發(fā)展軌跡，記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的日常活動和重大改革。為此，檔案管理人員需要認識到檔案管理工作的重要性，樹立現代化管理理念，適應現代化辦公環(huán)境，提高檔案的預測與前瞻性作用，充分體現檔案管理工作的價值。